Introduction

Informations générales sur le contexte dans lequel le fonctionnaire travaillera

L’Organisation internationale du Travail est l’institution des Nations Unies qui a pour vocation de promouvoir et mettre en œuvre les droits fondamentaux au travail, d’accroître les opportunités d’emplois et de revenus pour les femmes et pour les hommes, d’étendre le bénéfice et l’efficacité de la protection sociale pour tous, et de renforcer le tripartisme et le dialogue social.

Le Bureau-pays de l’OIT Abidjan cherche à recruter un(e) Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) à Abidjan, afin d’apporter un appui à la gestion de la composante BIT du projet conjoint BIT, OIM, UNICEF « Agir pour une Côte d’Ivoire sans Travail des Enfants », financé par l’Union Européenne et la Suisse. Ce projet vise à protéger davantage les enfants et les adolescents en Côte d’Ivoire contre les risques liés au travail des enfants. Il sera mis en œuvre jusqu’à août 2026.

Supervision

L’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) travaillera sous la responsabilité générale du Directeur du BP-Abidjan et sous la supervision directe du Coordonnateur national du projet basé à Soubré.

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les autres assistants administratifs et financiers du bureau -pays de l’OIT Abidjan. Le poste est basé à Abidjan en Côte d’Ivoire.

Le poste sera basé à Abidjan, en Côte d’Ivoire. Le titulaire effectuera des déplacements fréquents à Soubré et sur les lieux de réalisation des activités du projet.

Principales tâches et reponsabilités

1. Participer à l’organisation et la préparation des réunions et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l’organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat ;
2. Organiser les missions dans le cadre des activités des projets et assister les consultants et autres visiteurs officiels pour l’obtention des visas et autres documents officiels suivant les procédures en vigueur ;
3. Rédiger des correspondances, télécopies, mémorandums, rapports administratifs divers, courriels, suivant les instructions et procédures d’usage ;
4. Assurer l’acquisition et la gestion efficace des équipements, matériels et fournitures de bureau selon les procédures en la matière ;
5. Mettre en place un système rigoureux de classement et d’archivage des dossiers de travail conformément à la pratique en la matière ainsi que toutes les informations relatives au projet ;
6. Assurer la diffusion des matériaux et documents de campagne et d’information ;
7. Préparer la documentation nécessaire pour les contrats des experts et les contrats de de services ;
8. Préparer les projets de budget de fonctionnement ;
9. Préparer la documentation nécessaire pour la préparation des PO (Bons de commande) et TT (Autorisations de voyage) pour le projet ;
10. Etablir mensuellement la fiche de suivi des dépenses de chaque bon de commande et Contrôler la conformité des documents comptables
11. Suivre régulièrement les taux d’exécution du projet ;
12. Assurer le suivi pour le paiement régulier et dans les délais des avances et acomptes aux fournisseurs de services/consultants ;
13. Veiller à la clôture dans les délais de contrats de sous-traitance et de subvention ;
14. Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur hiérarchique.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en assistanat de direction ou équivalent.

Expérience

Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’assistance de direction dont au moins une année d’expérience au sein du Système des Nations Unies de préférence dans le domaine de la protection sociale avec des connaissances prouvées dans la tenue des documents comptables et des procédures en la matière.

Langues

Excellente maitrise du français. La connaissance pratique de l’anglais serait un atout.

Aptritudes professionnelles

• Capacité avérée d’utiliser les logiciels de traitement de texte, des feuilles de calculs, power point et d’autres logiciels requis pour l’accomplissement des taches ;
• Aptitude à rédiger des rapports et des correspondances ;
• Bonne faculté d’analyse ;
• Aisance dans la communication orale et écrite ;
• Aisance dans les contacts avec la clientèle et aptitude à répondre à leurs questions ;
• Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
• Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps ;
• Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
• Avoir le sens de responsabilité et posséder un sens inné du détail ;
• Aptitude à travailler de façon courtoise, avec tact et diplomatie ;
• Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité ;
• Aptitude à évaluer la correspondance et les demandes de renseignement afin de décider de la démarche à suivre ;
• Aptitude à identifier les problèmes et à trouver des solutions ;
• Aptitude d’adaptation aux changements ;
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.