L’ONU Femmes recrute un(e) Consultant(e) International(e) E-Archiviste, Niger

Background:

ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Conformément à la note stratégique d’ONU Femmes (UNSDCF) 2023-2027, le bureau d’ONU Femmes au Niger travaille à la mise en œuvre d’un programme tridimensionnel : (i) gouvernance, paix et sécurité, y compris l’action humanitaire, (ii) capital humain en lien avec les violences basées sur le genre, l’éducation de qualité et complète et (iii) agriculture résiliente au genre et au climat, y compris le développement d’entreprises de femmes et de jeunes.

Sous la supervision directe du Operations Manager, le Bureau de ONU femmes Niger se propose alors de recruter un consultant e-archiviste pour numériser les documents d’utilité administrative et les documents vitaux.

Description of Responsibilities/ Scope of Work

• L’objectif de cette consultation est de mettre en place un système de classement et d’archivage efficace et alimenter les espaces de stockage des unités sur A-doc avec un classement électronique permettant une recherche rapide des documents des programmes antérieurs jusqu’au programme actuel. Les objectifs spécifiques sont : Elaborer un plan de classement des archives et un calendrier de conservation ;
• Faire le tri et la mise à jour du classement physique ;
• Numériser les archives dont l’utilité administrative (DUA) est en cours et les archives permanentes afin de les mettre à disposition des producteurs/ utilisateurs à travers la base de données sur i-doc ;
• Proposer un plan de nommage des archives (Taxonomie : Hiérarchisation et protocole de nommage des dossiers et des fichiers);
• Alimenter le système de gestion électronique des documents numérisés.

A. TÂCHES PRINCIPALES

• Préparer un plan de classement (critères de codification, etc,) et procéder à une présentation claire afin de faciliter les recherches et permettre un suivi pour la mise à jour des dossiers des unités, sur la base dudit plan de classement ;
• Classement et conservation des documents
• Tenir à jour un système de classement des principaux documents du bureau;
• Entreprendre le conditionnement;
• Classer chaque dossier;
• Numérisation des documents primaires et historiques 
• Sortir et sélectionner les documents ;
• Inspecter et vérifier manuellement les documents avant la numérisation
• Numériser;
• Remettre en l’état les documents originaux ;
• Vérifier la qualité des documents numérisés pour s’assurer de la bonne lisibilité des scans;
• Exporter les lots sur i-doc.
• Indexation des documents
• Lire et analyser le document à traiter ;
• Classifier le document ;
• Remplir les champs d’index;
• Valider les index pour enregistrement du document dans la base de données.
• Réorganiser et répertorier les documents dans une base de données 

B.RESULTATS ATTENDUS

Au terme de cette consultation le consultant devra produire les résultats suivants : Un plan de classement des archives du bureau est élaboré et adopté, Le classement du bureau est réorganisé de manière chronologique et thématique. Les documents essentiels du bureau sont identifiés de la manière suivante :

Archives programme

• Les documents programmatiques (rapports, les accords, les agréments de financements, Plan de travail, documents projets, stratégies et supports de communications…) sont numérisés en PDF, en OCR et les images sur le texte ;
• Les documents programmatiques sont traités à travers le contrôle qualité des scans ;
• Les archives numérisées sont classées dans des dossiers et renommés avec les cotes selon le plan de classement ;
• Mise à jour du système d’archivage électronique.

Archives Opération

• Les dossiers du comité Local d’achat, les dossiers de transit, les Documents comptables de moins de dix ans, les dossiers de recrutements, les dossiers du staff, des consultants et les contrats de louage, dossier de procurement et Assets sont numérisées en PDF, en OCR et les images sur le texte;
• Les dossiers des opérations numérisées sont traitées (contrôle de la qualité des scans;
• Les archives numérisées sont classées dans des dossiers et renommées avec les cotes selon le plan de classement.
• Mise à jour du système d’archivage électronique

Archives de la représentation

• Les courriers engageants entrants et sortants sont numérisées en PDF, en OCR;
• Les archives numérisées sont classées dans des dossiers et renommés avec les cotes selon le plan de classement,
• Mise à jour du système d’archivage électronique

Deliverables

Consultant’s Workplace and Official Travel

La consultation se fera en présentiel au Bureau de ONU femmes au Niger pour 1,5 mois

Competencies :

Core Values:

• Integrity;
• Professionalism;
• Respect for Diversity.

Core Competencies:

• Awareness and Sensitivity Regarding Gender Issues;
• Accountability;
• Creative Problem Solving;
• Effective Communication;
• Inclusive Collaboration;
• Stakeholder Engagement;
• Leading by Example.

Please visit this link for more information on UN Women’s Values and Competencies Framework:

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