L’ONG MUSO recrute un(e) responsable des paiements et gestion des réclamations, Bamako, Mali

Avis de recrutement

Titre du poste	Responsable des Paiements et Gestion des Réclamations h/f
Sous la supervision de :	Conseiller Technique Renforcement du Système de Sante
Département	Assistance Technique
Lieu d’affectation en ce jour	Bamako/Mali
Nature du contrat	CDD renouvelable

 A PROPOS DE MUSO :

Muso croit que personne ne devrait mourir en attendant des soins de santé. Nous construisons des systèmes de santé pour sauver des vies en atteignant les patients plus rapidement, quelques heures après qu’ils soient tombés malades. Pour ce faire, nous travaillons en partenariat avec des communautés confrontées à l’extrême pauvreté. Muso a passé plus d’une décennie à créer et à améliorer notre modèle de soins proactifs, en le préparant à servir l’effort mondial pour des soins de santé universels. Nous avons documenté des améliorations rapides de la santé des populations que nous servons : une étude de 2018 a révélé que les communautés dont nous prenons soin au Mali, qui connaissaient auparavant certains des taux de mortalité infantile les plus élevés au monde, ont à présent des taux de mortalité infantile inférieurs à ceux de tout autre pays d’Afrique subsaharienne pendant cinq ans et ont finalement atteint un taux comparable à celui des États-Unis. L’accès aux soins des patients a décuplé. Muso sert maintenant les gouvernements du Mali et de la Côte d’Ivoire dans leurs efforts pour traduire les résultats de cette recherche en politiques et pratiques nationales.

Nous fournissons des soins de santé proactifs à 370 000 patients dans les zones périurbaines et rurales du Mali et, en 2022, nous étendons notre service direct à plusieurs districts de Côte d’Ivoire pour atteindre finalement 247 000 patients supplémentaires.  L’équipe de Muso fournit une assistance technique qui aide plusieurs gouvernements à mettre en place leurs systèmes nationaux de santé communautaire et de soins primaires, afin de poursuivre l’accès universel précoce aux soins, à la santé maternelle et à la survie de l’enfant.  Nous intégrons des recherches universitaires rigoureuses et un plaidoyer stratégique pour identifier et partager des stratégies qui peuvent accélérer les efforts mondiaux pour la survie de l’enfant, la santé maternelle et les soins de santé universels. Compte tenu des transformations de l’accès aux soins de santé et de la survie que Muso a documentées, au cours des cinq prochaines années, notre service direct, notre recherche et notre plaidoyer travailleront à faire progresser un nouveau modèle de soins pour les systèmes de santé communautaires. Pour en savoir plus sur notre travail, rendez-vous sur ici  

À propos du poste :

Depuis 2021, Muso offre l’assistance technique à l’Unité de mise en œuvre du renforcement du système de santé (UMRSS) sur les subventions du Fonds mondial et de GAVI.

L’un des objectifs de l’équipe d’Assistance Technique (AT) de Muso à l’UMRSS est de soutenir toutes les activités liées à la stratégie Soins Essentiels dans la Communauté, notamment les activités liées aux agents de sante communautaires (ASC) et au superviseur dédiés (SD).

A partir de Janvier 2024, l’UMRSS va assurer le paiement mensuel de la motivation/salaire/fonctionnement de plus de 4000 ASC et de plus de 250 SD, pour faire face à tout ce flux de trésorerie, Muso va renforcer l’équipe d’AT avec un responsable des paiements et gestion des réclamations. Il / elle va travailler au sein de l’équipe d’Assistance Technique pour assurer un flux de trésorerie efficace et transparent pour les Agents de Santé Communautaire et les Superviseurs Dédiés. Il / elle aura la charge d’aider dans le processus de paiement en garantissant l’exactitude et la ponctualité des paiements, ainsi que de fournir un soutien administratif essentiel aux opérations de gestion des ressources humaines des acteurs communautaires.

Le/la responsable des paiements et gestion des réclamations sera chargé de :

• Concevoir et/ ou mettre à jour une base de données dédiée aux paiements ASC et SD ;
• Gérer le processus de paiement des Agents de Santé Communautaire et des Superviseurs Dédiés ;
• Coordonner avec la comptabilité de l’UMRSS pour garantir l’exactitude des paiements ; de gérer et suivre les réclamations de paiement des Agents de Santé Communautaire (ASC) et suivre les réclamations de paiement des Superviseurs Dédiés (SD) ;
• Gérer et suivre les cas d’échecs de paiement des Agents de Santé Communautaire (ASC) et des Superviseurs Dédiés (SD).

Le/la Responsable des paiements et gestion des réclamations avec ces nouvelles attributions sera aussi un appui pour toute l’équipe, pour assurer que les ASC et SD soient payer à temps, et que la transmission des rapports de paiement soient partagés avec tous les niveaux concernés par le Ministère de la Santé et du développement social.

Responsabilités  :

Gérer le processus de paiement des Agents de Santé Communautaire et des Superviseurs Dédiés :

• Le / la Responsable des paiements et gestion des réclamations sera responsable d’aider l’équipe en vue du paiement des ASC et SD en prenant en compte
  • La collecte des Données de Paiement en collaboration avec les acteurs impliquées (DGSHP, DRS, district) pour collecter les données de paiement des Agents de Santé Communautaire et des Superviseurs Dédiés.
  • La vérification de l’exactitude des données collectées et identifier les erreurs ou les lacunes éventuelles.
• Le / la Responsable des paiements et gestion des réclamations va interagir avec les autres membres de l’équipe, et sous le lead de son superviseur, appuyer les Conseillers Techniques et les responsables régionaux d’assistance techniques avec une approche participative.

Concevoir et gérer une base de données pour le suivi des paiements  

• Dans l’appui au processus de paiement, le/la Responsable des paiements et gestion des réclamations va analyser les besoins :

• Travailler en collaboration avec les parties prenantes pour comprendre les besoins spécifiques en matière de suivi des paiements, y compris les types de données à collecter, les fonctionnalités nécessaires et les exigences en matière de rapport ;

• Effectuer une analyse approfondie des besoins pour garantir que la base de données répond aux exigences opérationnelles et de reporting du bailleur ;

• Concevoir une meilleure structure de la Base de Données ;

• Développer un schéma de base de données qui définit la structure des tables, des champs et des relations nécessaires pour stocker les données de paiement de manière organisée et cohérente ;

• Concevoir des formulaires et des interfaces utilisateur conviviaux pour faciliter la saisie et la consultation des données de paiement ;

Coordonner avec la DGSHP/DRS/District et la comptabilité de UMRSS pour garantir l’exactitude des paiements :

• Le / la Responsable des paiements et gestion des réclamations va participer et appuyer le processus de paiement en travaillant en étroite collaboration avec les parties prenantes pour obtenir des informations précises sur le travail effectif, les congés, les primes et autres éléments de rémunération des Agents de Santé Communautaire et des Superviseurs Dédiés.
• Le / la Responsable des paiements et gestion des réclamations va appuyer la communication et la rétroaction en maintenant une communication régulière avec les parties prenantes pour partager les informations sur les paiements en cours, les problèmes potentiels et les solutions mises en œuvre.
• Le / la Responsable des paiements et gestion des réclamations va assurer un Suivi et Évaluation des paiements en mettant en place des mécanismes de suivi pour suivre les paiements effectués et évaluer leur exactitude et leur conformité par rapport aux normes établies.
• Le / la Responsable des paiements et gestion des réclamations sera charté également de :
  • Appuyer la validation des données pour obtenir des données financières actualisées et autres informations pertinentes pour le calcul des paiements.
  • Examiner attentivement les données récolter/fournies par le système et ou les parties prenantes pour détecter les incohérences ou les erreurs éventuelles.
  • Communiquer avec les parties prenantes concernées pour résoudre les problèmes identifiés et s’assurer que les données utilisées pour les paiements sont précises et fiables.
  • Harmoniser les Procédures en s’assurant que les procédures de paiement sont alignées avec les politiques et les réglementations internes de UMRSS, ainsi qu’avec les normes comptables et les exigences légales.
  • Collaborer avec les parties prenantes pour mettre en place des processus de vérification et de validation des paiements afin de garantir leur exactitude et leur conformité.
  • Recueillir des commentaires des parties prenantes sur le processus de paiement et identifier les possibilités d’amélioration pour renforcer l’exactitude et l’efficacité des paiements.

Gestion et Suivi des Cas d’Échecs de Paiement des Agents de Santé Communautaire (ASC) et des Superviseurs Dédiés (SD)

• Identification des Cas d’Échecs de Paiement en mettant sur place des mécanismes de surveillance pour détecter les cas d’échecs de paiement des Agents de Santé Communautaire et des Superviseurs Dédiés, tels que les paiements manquants, les paiements en retard ou les paiements incomplets aussi bien que des réclamations.
• Réagir rapidement aux signaux d’alerte indiquant des problèmes potentiels avec les paiements et prendre des mesures pour résoudre les problèmes dès qu’ils sont identifiés.
• Communiquer de manière proactive avec les bénéficiaires Agents de Santé Communautaire et les Superviseurs Dédiés concernés pour les informer des problèmes de paiement identifiés et des mesures prises pour les résoudre.
• Fournir un soutien et des conseils aux bénéficiaires pour les aider à naviguer à travers le processus de résolution des problèmes de paiement et à recevoir les paiements qui leur sont dus.
• Mettre en place des mécanismes de suivi pour surveiller l’efficacité des solutions mises en œuvre pour résoudre les échecs de paiement.
• Identifier les tendances et les modèles récurrents dans les échecs de paiement et mettre en œuvre des mesures préventives pour éviter les récidives à l’avenir.

Autres responsabilités :

• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe AT basé à l’Unité de Renforcement du Système de Santé (UMRSS) pour préparer, soumettre et suivre les requêtes de paiement des ASC et SD.
• Fournir un soutien administratif aux opérations de gestion des ASC et SD ;
• Participer à des projets spécifiques liés à l’amélioration des processus de gestion des paiements ;

• Soumettre un rapport mensuel de ses activités à son superviseur et contribuer à l’élaboration des rapports trimestriels et annuels du Département d’Assistance Technique ;
• Exécuter les autres tâches relevant de ses compétences qui lui seront confiées.

 

Profil recherché :

Le / la Responsable des paiements et gestion des réclamations doit être une personne engagée pour la justice sociale et la santé pour tous. Il/elle doit avoir le sens de la responsabilité et être axé sur les résultats, enfin il/elle doit connaitre la stratégie de santé communautaire du système de santé du Mali.

Expérience clé / Compétences techniques et fonctionnelles :

• Expérience avérée dans la gestion des ressources humaines, en particulier dans la gestion de la paie et des bases de données ;
• Connaissance approfondie des logiciels de paie et des systèmes de gestion de bases de données ;
• Capacité à analyser les données financières et à formuler des recommandations pour améliorer les processus de paiement ;
• Grande proactivité à identifier les défis ;
• Adaptatif et flexible, capacité à évoluer face aux situations dynamiques ;
• Excellentes compétences analytiques et stratégiques ;
• Excellent communicateur/trice et méthodique ;
• Proactif dans la communication à l’interne pour faciliter les échanges ;
• Capacité de communiquer avec humilité, diplomatie et discrétion avec les collaborateurs ;
• Solides compétences en écriture ;
• Fort esprit d’équipe ;
• Sens de l’écoute/Sens de la communication et du contact ;
• Sens d’organisation/Esprit de synthèse rapide ;
• Créatif et modeste ;
• Grande capacité de pouvoir expliquer les idées complexes d’une façon simple ;
• Forte capacité de rapportage et ponctuel.

Qualifications académiques et techniques requises :

• Diplôme universitaire en gestion des ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe en Management et gestion de projet, droit, profil académique relevant ;
• Certification ou formation pertinente en gestion de la paie et en gestion de bases de données
• Minimum une expérience professionnelle dans la mise en œuvre de système de santé communautaire avec gestion directe des ASC, des superviseurs dédiés, et des CSCom/ASACO ;

Compétences interpersonnelles et Leadership :

• Excellentes compétences en communication pour travailler efficacement avec les autres membres de l’équipe et les parties prenantes externes ;
• Capacité à former le personnel ;
• Aptitude démontrée à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
• Pétri d’Intégrité et d’honnêteté
• Être capable de travailler sous pression et maintenir l’efficacité.

Commentaires additionnels, contexte et interlocuteurs privilégiés :

• Une expérience préalable dans le secteur de la santé ou dans des organisations à but non lucratif serait un atout ;
• Les interlocuteurs privilégiés seront les cadres étatiques du MSDS au niveau central et régional, ainsi que les PTFI ;

• Maitrise de Bamanankan et/ou d’autres langues nationales au Mali est un atout.
• Maitrise de français (lire, écrire) ;

Rémunération et avantages sociaux :

Nous proposons une politique de rémunération et une assurance maladie attrayante. Ce poste recevra des congés conformément à la réglementation locale. Ce rôle recevra également un soutien pour les possibilités de perfectionnement professionnel.

Muso est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous croyons en la création d’une communauté diversifiée et encourageons fortement les personnes de couleur, les candidates, ainsi que les candidats ayant une expérience vécue dans des communautés sous-représentées à postuler.

Ce poste est une occasion incroyable pour tout candidat de mettre ses compétences techniques au service d’un rôle de management et de leadership stratégique qui crée un impact important pour les patients à grande échelle.

Rémunération et avantages sociaux :

Nous proposons une politique de rémunération et une assurance maladie attrayante. Ce poste recevra des congés conformément à la réglementation locale. Ce rôle recevra également un soutien pour les possibilités de perfectionnement professionnel.

Muso est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous croyons en la création d’une communauté diversifiée et encourageons fortement les personnes de couleur, les candidates, ainsi que les candidats ayant une expérience vécue dans des communautés sous-représentées à postuler.

Ce nouveau poste est une occasion incroyable pour tout candidat de mettre ses compétences techniques au service d’un rôle de management et de leadership stratégique qui crée un impact important pour les patients à grande échelle.

 

COMMENT POSTULER :

Pour postuler, envoyez votre CV et une lettre de motivation à l’adresse recrutement@musohealth.org en spécifiant en objet : « Responsable des Paiements et Gestion des Réclamations »

Date limite de candidature : au plus tard le vendredi le 26 avril 2024 avant minuit.

Seules les candidatures qui répondent aux profils recherchés seront contactées pour la suite du processus de recrutement. Muso se réserve le droit de contacter les candidats au fur et à mesure des dépôts de candidature.

NB :  Les candidatures féminines sont vivement encouragées.