L’ONG Initiative Développement recrute un(e) Logisticien(ne), Moundou, Tchad

AVIS DE RECRUTEMENT

Un/e Logisticien/ne

Basé(e) à Moundou

L’ONG Initiative Développement recrute un/e Logisticien/ne. Poste à temps plein basé à Moundou avec des déplacements possibles sur l’étendue du territoire en fonction des nécessités de service.

L’ONG  française Initiative Développement (ID) http://ww.id-ong.org  intervient dans 9 pays. Au travers des 27 programmes de développement mis en œuvre, ID participe au renforcement de l’autonomie des acteurs locaux pour qu’ils construisent et mettent en œuvre eux-mêmes des réponses aux défis sociaux, environnementaux et économiques de leurs territoires. 139 collaborateurs assurent la mise en œuvre des activités sur le terrain (dont 90% sont des salariés locaux). Ils sont soutenus par une équipe de 22 personnes en France, au siège de l’association à Poitiers. Budget 2022 : 6.3 M€.

ID au Tchad

ID intervient depuis 18 ans à  Moundou (sud-ouest),  et est aujourd’hui reconnue comme un acteur légitime du développement local. Actuellement ID est impliqué dans 7 programmes qui sont :

Un Programme AGORA d’appui à la décentralisation et au développement local, financé par l’Union Européenne dans 8 communes du Tchad ;

Un programme RESIS’TERRE, de lutte contre les changements climatiques dans le Logone Occidental, orienté vers la reforestation et l’accès à une énergie plus économe en bois via le développement d’une filière de biocombustibles et de cuiseurs économes ;

Un Programme de gestion des déchets IRO GOTO à Moundou en partenariat avec la mairie de

Moundou autour de la gestion et de la pérennité d’un service déchets ;

Un Programme d’Appui à la Qualité de l’Éducation de base et gestion de Proximité en partenariat avec une ONG Tchadienne (PADIESE) et le Ministère de l’Education Nationale et de la Promotion Civique auprès de 50 écoles primaires à Moundou et N’Djamena;

Le programme Man Madjibé d’amélioration de l’accès à l’eau-assainissement dans 4 sites du Mandoul;

ID est également membre d’un consortium d’ONG piloté par I’ONG américaine IRC autour d’un projet d’accompagnement au développement des jeunes enfants dans toutes ses dimensions (éducation, santé, social…). Ce projet (ADELAC) est mis en œuvre autour du Lac Tchad ;

Enfin le projet « Moundou Leci » sur la participation citoyenne des femmes et des jeunes de Moundou mené en partenariat avec l’Association Tchadienne pour la Non-Violence (ATNV) lancé fin 2022

Une grande partie des équipes de ces programmes partagent le même bureau, une base a été ouverte à Koumra en août 2022. Les équipes sont supervisées par une directrice pays Tchad et appuyées par un responsable administratif et financier.

Contexte & Enjeux du poste

Poste créé en juillet 2021, la fonction logistique a pris ses marques mais doit encore se structurer et améliorer son fonctionnement et le lien avec les Programmes.

L’enjeu de ce poste porte sur le fait qu’il/elle soit en capacité d’organiser et prioriser ses activités en autonomie de manière à assurer le respect des échéances opérationnelles des programmes, sur la base d’une planification mensuelle établie avec le RAF.

Dans le cadre de son poste, il s’agira donc qu’il/elle soit capable d’identifier les problèmes en lien avec le poste, de proposer des solutions et d’assurer leur mise en œuvre.

Principales missions du/de la logisticien/ne

Le/la logisticien/ne aura pour tâche de garantir la planification, la mise à disposition et le bon fonctionnement des moyens logistiques nécessaires à la mise en œuvre des programmes d’ID au Tchad et le bon fonctionnement de la coordination d’ID à Moundou.

Il/elle propose et déploie les outils, procédures susceptibles d’améliorer et de sécuriser le service

logistique. Il/elle organise le support logistique aux programmes dans le respect des procédures ID et des procédures bailleurs.

Poste basé à Moundou, avec des déplacements si nécessaire dans le Logone Occidental et de manière ponctuelle sur l’ensemble du territoire national.

Gère l’approvisionnement (30% de son temps):

• Réalise l’analyse de l’environnement des achats au niveau local ;
• Tient et met à jour la liste des prix et le fichier fournisseurs ;
• En lien avec les RPs, réceptionne, vérifie, traite les demandes de cotations/demandes de devis/Bons de commandes, rédige/suit les contrats de prestation y afférent ;
• Se réfère aux procédures d’achat ID et celles des bailleurs finançant les programmes pour effectuer les achats ;
• Négocie les prix afin d’obtenir le meilleur rapport qualité prix, les conditions de vente (délais, SAV, garanties…. etc.) ; les modalités de livraison avec les transporteurs, les transitaires et les fournisseurs dans le cadre des divers achats programme ;
• Supervise la réalisation des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation ;
• Contrôle la conformité des articles (quantitatif, qualitatif, contrefaçons…. etc.) ;
• En lien avec son responsable hiérarchique, est force de proposition quant à la mise en place des procédures d’achat (conditions de livraison, mode de règlement…. etc.) ;
• S’assure, d’un système de classement et d’archivage cohérent et complet des dossiers d’achat (version papier et numérique) selon les procédures.

Passation des marchés de biens, services et travaux (30% de son temps):

• Appuie les RPs  dans  l’actualisation  du  Plan de passation  des marchés  (PPM)  de  leurs programmes ;
• Conformément au manuel de procédures, il/elle participe à l’élaboration  avec les  équipes programme, des dossiers d’appel d’offres, des consultations  pour les marchés de travaux/réhabilitation, équipements ;
• Participe à la pré-sélection, la consultation des prestataires et l’évaluation des offres de manière transparente et objective ;
• Appuie les RPs dans le suivi des contrats de travaux, de fournitures et de prestation de service (incluant les paiements des différentes tranches) ;
• Archive numériquement et physiquement les documents liés aux passations de marché (DAO, propositions reçues, grille d’analyse, procès-verbal de sélection, contrat, avis de non-objection, demande de paiement… etc.) ;
• Effectue les contrôles qualitatifs et quantitatifs des livraisons ;
• Organise  le  transport   local   ainsi   qu’international  des   équipements    lorsque   nécessaire (conformité  des documents, procédures  d’import-export,  fret, douanes… etc.).

Gère le parc véhicules (20% de son temps) :

• Supervise la planification  et l’exécution  des opérations  de maintenance  et de réparation  des véhicules des programmes c’est-à-dire s’assure que les véhicules sont en bon état et subissent les opérations de maintenance  de routine, sont équipés des outils de gestion des urgences  et de sécurité (boite à pharmacie, extincteurs,  panneau de signalisation  d’accident…etc.) et d’approvisionnement en carburant ;
• Etablit et suit en lien avec les RPs et la Directrice Pays le plan et les mouvements des véhicules et des chauffeurs ;
• S’assure que les véhicules disposent  de tous les documents  nécessaires  pour la circulation (visites techniques,  assurances, carte grise…etc) ;

• Assure de façon permanente la formation générale  des chauffeurs  sur les règles  de sécurité propres à ID et en particulier le respect de la limitation des vitesses ;
• Vérifie la présence et la bonne utilisation des carnets de bord et de suivi des véhicules, s’assure que les chauffeurs tiennent un log-book/log-sheet permettant de rapporter instamment tous les incidents survenus ;
• Assure le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules ;
• S’assure de prévenir les détournements de carburant et des pièces détachées ;
• S’assure de l’archivage, du classement et du suivi des documents  administratifs pour chacun des véhicules.

Gère le parc équipement 1 télécommunication (10% de son temps):

• Met à jour l’état du parc des équipements (inventaires) en temps réel ;
• Optimise en lien avec les RPs la répartition du matériel selon les besoins des activités ;
• Organise l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel et équipements ;
• S’assure que les feuilles de suivi « log – sheet » pour les générateurs sont correctement remplis et tenus ;
• Supervise les activités de maintenance  des générateurs,  et d’autres équipements et matériel de bureau ainsi que des locaux.

Assure la gestion et le suivi du parc informatique (tâches  très ponctuelles  et effectuées  par un prestataire à suivre)

• S’assure de la mise à jour de l’antivirus sur les ordinateurs de travail ;
• Veille à la mise en place et au suivi des procédures de sauvegarde et de protection des données pour tous les programmes ;
• S’assure de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique.

Assure la gestion des stocks (tâches effectuées par supervision)

• Veille à l’aménagement, à l’organisation et à la sécurisation des espaces d’entreposage ;
• S’assure des bonnes conditions  de stockage  du matériel  et veiller au contrôle  des dates  de péremption  au besoin ;
• S’assure du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock.

Assure la gestion d’équipe (5% de son temps)

Coordonne  et dirige l’équipe logistique (04 gardiens) placée sous sa responsabilité, et en particulier:

• Définit les tâches de chaque personne, assure la supervision  au quotidien,  vérifie la qualité du travail (ponctualité, rigueur…. etc.) ;
• Etablit le planning de travail de l’équipe logistique ;
• Organise et dirige les réunions de l’équipe placée sous sa supervision ;
• Participe au recrutement de son équipe ;
• Assure le suivi et l’évaluation les besoins de son équipe en formation et les fait remonter à son responsable hiérarchique ;
• Assure la  logistique des  missions siège et  programme (tâches  ponctuelles   en  fonction  des missions, appui du SAF et de la direction pays sur ces questions) ;
• Gère l’organisation logistique des missions siège et terrain : certificats  et lettres nécessaires  à l’obtention du visa en amont en lien avec le siège ;  formalités  à réaliser  à l’arrivée,  paiement billet d’avion, réservation hôtels, organisation des déplacements aller et retour … etc. ;
• Est amené à se déplacer sur l’ensemble du territoire national pour des appuis aux programmes lorsque nécessaire.

Profil requis : compétences/formation exigées

Formation initiale ou continue :

Diplôme/Niveau d’étude : Bac+2/3 en logistique et transport, supply chain management ou tout diplôme équivalent.

Expériences professionnelles

Expérience minimum de 3 ans à un poste de responsabilités similaires

Expérience de travail dans les ONG ;

Savoir-faire/connaissances :

• Excellentes capacités d’organisation et de suivi des activités. : savoir prioriser les chantiers en fonction de leurs urgences et organiser  les activités pour ne pas perdre de temps ; Capacité d’initiative pour améliorer le fonctionnement interne de l’organisation ;
• Bonne connaissance du marché local et bonne capacité de négociation. Bonne maitrise des logiciels Word et Excel ;
• Bonne capacité de communication  et de reporting (dans un souci de rendre compte et de feedback auprès des RP, du RAF et de la directrice pays).

Savoir-être

• Sens de responsabilité et autonomie dans les tâches confiées : le logisticien,  organise  son travail en fonction des demandes  des RP et du SAF ;
• Probité et grand sens de l’honnêteté ; Flexible, pro-actif/ve  et dynamique ;
• Forte capacité de proposition  et de dialogue, tout en assurant une gestion logistique efficace. Capacité à travailler sous pression et avec une charge de travail conséquente.

Contrat & Rémunération

• Contrat à Durée Déterminée de 3 mois renouvelable ;
• Salaire compris entre 420.000 et 454.000 Francs CFA bruts par mois selon profil ;
• Langues parlées :Français, Ngambaye,  Arabe.

Candidature

Les candidatures féminines  sont vivement encouragées.

Si ce poste  vous intéresse, merci d’envoyer  votre candidature (CV, lettre de motivation, copie  de la carte  d’identité nationale, copies  des diplômes, certificats de travail,  au moins  2 références professionnelles (N • téléphone mail professionnel obligatoire), casier judiciaire, carte ONAPE) dès que possible  à l’adresse  courriel  suivante : recrutement.tchad@id-ong.org avec la mention  «  Avis recrutement  Logisticien/ne  ».

Candidatures à envoyer au plus tard le 14 Avril 2023.

NB: Les tests et entretiens seront organisés dans le courant du mois de Mai 2022 à Moundou, il faudra pour les candidats présélectionnés être disponible sur place.

La prise de poste est prévue très rapidement après la fin du processus de recrutement. Il faudra donc être immédiatement disponible.

Attention  : tout dossier  incomplet  ne sera  pas  retenu. Seuls  les candidats/es présélectionné/es à passer les tests écrits et entretiens seront contactés.