PROFIL DE POSTE : Avis de recrutement pour poste de ADMINISTRATEUR PROGRAMME

Poste : Administrateur local

Lieu du travail : Bamako (avec missions à Mopti)

Début du contrat : 01 janvier 2022   

Information & contexte :

Le CISP est une ONG garantissant l’égalité des chances en matière d’emploi dont le siège est à Rome. Actuellement, le CISP dispose de plusieurs bureaux extérieurs, dont un bureau de pays à Bamako. Le CISP Mali mène des projets dans des domaines de développement en aidant les autorités nationales et régionales à fournir des services de qualité, équitables, transparents et responsables dans les secteurs des Droits humains et, de la protection de l’enfance, de la culture, de la migration.

Le CISP est l’agence chef de file de plusieurs consortiums de partenaires mettant en œuvre des projets pluriannuels au Mali financés par divers donateurs, notamment l’UE. Les projets sont mis en œuvre par une équipe multidisciplinaire de personnel de programme.

Sous la supervision du Responsable pays, l’administrateur de projet sera responsable d’un portefeuille de subventions pour contribuer au programme de pays avec une exécution opportune et responsable de ses fonctions de gestion administrative, comptable et financière des projets dont il a la charge, conformément aux procédures des donateurs et du CISP. Il/elle supervise les opérations comptables et la gestion de trésorerie, et assure le suivi budgétaire en collaboration avec les Chefs de Projets. Il/elle gère les processus de transfert de fonds (demande de fonds, paiements des donateurs) sous la supervision du Responsable pays. Il/elle prend en charge les processus de logistique et d’approvisionnement pour s’assurer que toutes les procédures et documents de support sont disponibles pour les rapports des donateurs en collaboration avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement. Il/elle accompagne, suit et forme les membres de son équipe administrative. Il/elle soutient la gestion des partenariats en fournissant un soutien technique aux partenaires du consortium sur les questions administratives et de conformité.

DESCRIPTION DU POSTE (PRINCIPALES RESPONSABILITES ET FONCTIONS) :

Basé à Bamako, et sous la responsabilité hiérarchique du Responsable pays, l’administrateur veille au respect des règles de comptabilité et administrative du projet. Il/elle doit également s’assurer d’appliquer les procédures au niveau, financier et administratif. La personne recrutée sera amenée à travailler étroitement avec le représentant pays et le responsable financier du siège.

1. Objectif et responsabilité générale
   • Gérer un système de comptabilité précis et conforme aux règlementations locale et internationale ;
   • Veiller au respect des réglementations locales en matière financière et autres (par exemple, retraite, fiscalité et législation du travail) ;
   • S’assurer du respect des procédures ;
   • Assister le chef de projet sur les aspects financier et budgétaire du programme ;
   • Participer à la préparation des rapports à destination des bailleurs de fonds en collaboration avec le comptable et le gestionnaire financier du siège ;
   • Compilation de toutes les données financières dans le système comptable en respectant l’actualité et l’exactitude en veillant à ce que tous les documents financiers soient définis avec les codes budgétaires corrects en fonction des fonds demandés ou des budgets ;
   • Tenir à jour les comptes du programme, préparer le rapprochement mensuel de la trésorerie et des banques des projets tout en surveillant les coûts de fonctionnement de leurs projets d’affectation ;
   • Préparer les rapports financiers et les annexes du projet conformément aux exigences des donateurs dans le strict respect des délais fixés ;
   • Participer à la préparation des audits financiers des projets, de l’audit annuel du CISP et des rapports annuels des ONG en assurant le bon déroulement des audits internes et externes ;
   • Superviser le respect des procédures administratives et de passation des marchés des donateurs ;
   • Fournir des commentaires et des instructions en temps opportun aux chefs de projet et à l’administrateur de terrain sur les révisions/corrections/ajouts nécessaires de documents justificatifs, le cas échéant ;
   • Assurer le suivi des documents d’appui des bureaux extérieurs et des bureaux partenaires au bureau régional. S’assurer que les numérisations/copies sont publiées ou livrées à des dates précises ;
   • Vérification mensuelle des documents d’appui au projet et à la coordination, y compris ; processus d’approvisionnement, fiche de bord du véhicule, documents de support de formation, fiches de paie des employés, feuilles de temps et rapports de mission pour correspondre à leurs lignes budgétaires respectives et conformément aux dépenses enregistrées dans le système Xpert (CISP Project Accounting Information System) ;
   • Produire des rapports mensuels, intermédiaires et/ou annuels selon les échéances des projets ;
   • Établir et gérer un système de classement des documents de projet qui sera cohérent avec les rapports et le système comptable ;
   • Assurer la liaison et la coordination avec les autres programmes du CISP (élaboration des budgets, contributions des programmes, coordination des cofinancements).
2. Gestion administrative :
   • Veiller à ce que l’ensemble du personnel national et les partenaires comprennent les processus de l’activité financière ;
   • S’assurer du respect des déclarations administratives liées à l’activité du projet et aux ressources humaines ;
   • Suivre les relations avec les services de l’Etat malien sur les questions fiscales et liées aux ressources humaines du projet ;
   • Assister le chef de projet sur l’organisation des activités ;
   • Assurer la tenue et la sécurisation de tous les dossiers du projet ;
   • Suivre les contrats du personnel et tenir à jour la base de données du personnel à inclure (feuille de temps, plans de congé, formulaires de congé et tableaux de contrat, lettres disciplinaires, etc.). Assurer la conservation des documents confidentiels ;
   • Veiller à ce que tous les paiements aux consultants soient effectués en temps voulu et suivre les procédures de passation des marchés du CISP et des bailleurs de fonds ;
   • Préparation des documents du programme (contrats / protocoles d’accord selon les exigences du projet) ;
   • Supervision et suivi de tous les aspects administratifs du Programme sur le terrain (contrats sur le terrain, demandes de devis, bons de commande) en liaison avec le service logistique et le gestionnaire de programme ;
   • Assister aux formations et aux réunions liées à la logistique du projet des donateurs et aux procédures administratives sur demande et informer plus tard le responsable hiérarchique.
3. Gestion financière :
   • S’assurer du respect des procédures financières et de leurs mises en œuvre ;
   • Suivre la concordance entre les dépenses engagées et les lignes budgétaires du projet et fournir des conseils et recommandations sur les écarts probables qu’ils soient favorables ou défavorables ;
   • Assurer le traitement adéquat de la paie du personnel local ainsi que des partenaires ;
   • Effectuer le contrôle des dépenses et engagements pris par les partenaires du projet ;
   • Se rendre régulièrement dans les bureaux extérieurs du CISP et des partenaires pour le soutien technique, la supervision, le renforcement des capacités, l’encadrement du personnel et le suivi de la conformité des bureaux extérieurs et des activités avec les réglementations et politiques internes et des donateurs ;
   • Soutenir les achats du programme en coopération avec l’administration.
4. Rapport financier :
   • Assurer le respect des politiques et directives du siège et des exigences des bailleurs de fonds ;
   • Préparer les rapports mensuels à destination du gestionnaire financier au siège ;
   • Fournir toutes informations demandées par le gestionnaire financier au siège.

PROFIL RECHERCHE :

 Formation : Bac + 5 en comptabilité ou en finance

Expériences :

• Expérience de 5 ans minimum ;
• Expérience notable dans la gestion financière au sein d’une ONG. – Expérience de travail avec les bailleurs de fonds internationaux ;
• Expérience dans l’application des déclarations liées aux ressources humaines.

Compétences :

• Connaissance des systèmes de conformité (par exemple, exigences des donateurs du projet) ;
• Capacité à établir de solides relations de travail avec des collègues de différentes fonctions et cultures ;
• Maîtrise écrite et orale du français ;
• Maîtrise Pack Office indispensable (Word, Excel, Power Point, Publisher, Internet Explorer.

Comment postuler :

Les personnes intéressées et qualifiées, possédant l’expérience requise, sont invitées à soumettre leur CV, accompagné d’une lettre de motivation (en incluant au moins 3 références) à mali@cisp-ngo.org,  au plus tard à 17h00, heure de Bamako, le 10 janvier 2021.

Sujet du mail : Candidature_NOMS_ADMINISTRATEUR PROGRAMME_CISP Mali