L’ONG ACTED recrute un Chargé d’Audit et de Transparence – Bangui, RCA

Description du poste

Rôle et principales responsabilités

1. Positionnement

1.1. Analyse contextuelle : S’assurer qu’ACTED a une connaissance actualisée de la situation socio-économique de la zone, des tendances, des besoins et des manques et de qui fait quoi où(3W).

1.2. Stratégie de mise en oeuvre: Assurer un rôle pilote dans la mise en place de la stratégieprogramme pays d’ACTED dans la zone en identifiant les opportunités stratégiques pour le déploiement de l’action d’ACTED dans la zone et en particulier :

a) Identifier les nouvelles opportunités et les nouveaux secteurs d’intervention

b) Consolider et stabiliser la programmation

c) Revoir l’empreinte géographique et thématique

d) S’assurer que les activités sont pertinentes et correspondent aux besoins des bénéficiaires de la zone

e) Identifier la valeur ajoutée d’ACTED

f) S’assurer de l’adhésion aux principes humanitaires

g) Contribuer à identifier les nouveaux bailleurs, partenaires du secteur privé, ONGs nationales et internationales, think-tank, cercles de recherche etc…pour un travail dans la zone, reposant sur une complémentarité et sur de la valeur ajoutée.

1.3. Réseau, positionnement et représentation générale

a) Participer aux réunions des bailleurs au niveau de la zone et faire remonter les informations pertinentes au directeur pays et aux autres staffs concernés.

b) Etablir, maintenir et développer des relations de travail actives et régulières avec les autres ONG, les agences de l’ONU, les groupes de travail, consortium, clusters etc…au niveau de la zone en assurant une visibilité maximale d’ACTED.

c) Etablir, maintenir et développer des relations de travail actives et régulières avec les autorités locales et là où nécessaire avec les acteurs non gouvernementaux, obtenir les autorisations et accords pour les activités d’ACTED au niveau de la zone.

d) S’assurer qu’ACTED est représenté dans les clusters clefs, groupes de travail, instances de coordination des ONG au niveau de la zone

1.4. Développement de propositions

a) Conduire des enquêtes au niveau de la zone pour s’assurer que les propositions sont pertinentes

b) Assister le directeur pays et le département de développement des projets dans la conceptualisation des propositions (énoncé du problème, cadre logique) dans le cadre de travail de la stratégie pays, régionale et globale.

c) Contribuer à l’élaboration du budget et s’assurer que les besoins financiers de la zone ont été pris en compte.

1.5. Plaidoyer : Contribuer à l’élaboration de notes stratégiques, de notes de plaidoyer, de communiqués de presse pertinents sur les questions humanitaires et de développement dans la zone d’opération.

1.6. Promotion des organisations soeurs d’ACTED : Se tenir informé et contribuer aux initiatives et tendances globales d’ACTED, en particulier Impact (REACH, Agora) Convergences et Oxus

2. Management et coordination interne

2.1. Gestion d’équipe

a) S’assurer que tout le staff de la zone comprend et est en capacité de remplir son rôle et ses responsabilités par rapport aux opérations dans la zone et en lien avec les départements du bureau capitale.

b) Promouvoir la cohésion, l’efficacité et le bien-être de l’équipe

c) Conseiller et soutenir l’équipe pour accroître ses compétences, développer son efficacité et sa performance et suivre la gestion des carrières

d) Gérer les conflits interpersonnels dans le staff au niveau de la zone

2.2. Coordination interne

a) Faciliter la communication entre les départements et le partage d’informations pour créer un environnement de travail positif.

b) Assurer la mise en œuvre des mécanismes de coordination d’ACTED au niveau de la zone (WAEM, MAR, réunions FLATS, etc…)

3. Suivi de la mise en œuvre des projets

3.1. Suivi de la mise en œuvre des projets

a) Superviser les responsables de projets de la zone et leur apporter du soutien à la mise en oeuvre des projets en identifiant les points de blocage et en leur apportant des solutions.

b) Contrôler le point d’avancement, la trésorerie, et assurer une réalisation dans les temps des projets via l’examen des PMFs, BFUs et des rapports.

c) S’assurer que des informations pertinentes sur le projet sont à jour et disponibles pour les rapports sur les objectifs

d) S’assurer de la coordination et de la complémentarité entre les projets dans la zone d’intervention

3.2. Contrôle qualité des projets

a) S’assurer de l’application sur le terrain du M&E système/plan pour chaque projet.

b) Faire de fréquentes visites de terrain sur les sites des projets pour évaluer les activités et s’assurer de l’utilisation efficiente des ressources.

c) Conseiller les responsables de projet pour adapter les projets aux résultats des contrôles et des évaluations.

d) S’assurer que les processus de retour vers les bénéficiaires sont en place.

e) Assurer une capitalisation des bonnes pratiques et des leçons apprises pour les projets de la zone d’opérations

3.3. Management des partenaires

a) Identifier les partenaires potentiels dans la zone en se fondant sur une évaluation de complémentarité et de valeur ajoutée.

b) Apporter un soutien aux partenaires dans la mise en oeuvre du projet et s’assurer que la mise en oeuvre des projets par les partenaires est de qualité, dans les délais et en ligne avec les exigences d’ACTED et des bailleurs.

4. Management FLATS

4.1. Gestion Finances

a) Contrôler le budget des projets au niveau de la zone pour éviter les dépassements et les sous-consommations

b) Assurer une prévision budgétaire précise et une gestion efficiente de la trésorerie.

c) S’assurer que les rapports financiers TITANIC de la zone sont précis et produits dans les délais

4.2. Gestion logistique et IT

a) Assurer les achats dans les temps en conformité avec les règles d’origine et de nationalité au niveau de la zone

b) Assurer une gestion de qualité de l’approvisionnement au niveau de la zone

c) Assurer une gestion appropriée des biens et renforcer la politique d’investissement

d) Assurer une gestion appropriée des stocks au niveau de la zone

e) Garantir un système IT approprié, avec une sauvegarde des données et des moyens de protection contre les logiciels malveillants

f) Garantir des moyens de communication suffisants et fiables au sein de la zone

g) S’assurer que les rapports TITANIC logistiques sont précis et réalisés dans les temps.

4.3. Gestion administrative et RH

a) Assurer un recrutement transparent et dans les délais du staff national et contribuer au recrutement du staff international sur demande de la capitale.

b) Adapter de façon proactive les structures des staffs en fonction des besoins et des résultats

c) Evaluer régulièrement la performance et suivre la gestion des carrières du staff au niveau de la zone

d) S’assurer que les rapports TITANIC RH sont précis et réalisés dans les délais

e) Assurer dans les délais les procédures de fin d’activité

4.4. Gestion transparence/conformité

a) Minimiser les risques de fraude et de corruption en s’assurant de l’adhésion aux procédures FLATS d’ACTED

b) S’assurer que l’équipe est informée de la politique « transparence » et des lanceurs d’alerte d’ACTED

4.5. Gestion sécurité

a) Analyser le contexte sécuritaire de la zone et en lien étroit avec le responsable pays sécurité, contribuer à la définition, l’analyse et l’évaluation des risques.

b) Collaborer avec les parties prenantes au niveau de la zone pour assurer l’accès et le soutien aux interventions

c) Traiter les risques sûreté et sécurité par la mise en oeuvre des procédures standards opérationnelles définies pour la zone

d) S’assurer que les bureaux et les habitations sont en conformité avec les standards de sureté, sécurité et santé.

e) S’assurer que tout le staff adhère aux procédures de sécurité

f) S’assurer que les incidents en matière de sécurité sont rapidement remontés au bureau capitale