Contexte organisationnel et portée de la mission

Sous la supervision directe du Chef de Mission (COM) de l’OIM Malawi, et en étroite coordination avec le Senior Sub-Regional Resources Management Officer (SSRMO) du Bureau sous-régional (SRO) de Pretoria, le Bureau régional pour l’Afrique de l’Est, la Corne de l’Afrique et l’Afrique australe (RO EHSA), le Département de la gestion financière et administrative (DFM) au siège (HQ) ainsi que les Centres administratifs de Manille (MAC), le/la Responsable de la gestion des ressources sera chargé(e) de superviser et de gérer les fonctions budgétaires, financières, de ressources humaines et autres fonctions administratives du Bureau pays du Malawi et/ou des sous-bureaux, ainsi que de fournir un appui au personnel dans ces domaines.

Responsabilités

• Assurer le suivi et la supervision de la gestion financière de toutes les activités du Bureau pays (CO), y compris le contrôle des dépenses financières et de la redevabilité. En coordination avec le COM et le SSRMO, réaliser des analyses financières de toutes les activités du CO.
• Superviser la gestion de la trésorerie en prévoyant les flux de trésorerie conformément aux activités du CO et des sous-bureaux. Contrôler et suivre les fonds décaissés ; vérifier que les financements sont reçus et décaissés conformément aux accords des bailleurs.
• Préparer les rapports programmatiques et budgétaires conformément aux règlements et procédures établies de l’OIM. Examiner les comptes mensuels du Bureau pays.
• Préparer les analyses financières pertinentes des projets, superviser le processus de contrôle budgétaire et analyser les écarts entre le budget et les dépenses réelles. Prendre des mesures proactives afin d’éviter que les projets ne présentent des déficits.
• Assister le COM et les chefs de projets dans la préparation des budgets pour les nouveaux projets et programmes.
• Fournir un appui technique aux chefs de projets tout au long du cycle de projet afin de garantir le respect des instructions générales de l’OIM et des instructions permanentes applicables à l’ensemble du CO, notamment dans les domaines de l’administration générale, des finances et des ressources humaines.
• Maintenir et renforcer davantage les contrôles internes appropriés afin de protéger les actifs et les liquidités de l’Organisation et prévenir les fraudes.
• Vérifier les états de paie par rapport aux budgets et s’assurer que les salaires sont correctement imputés aux projets conformément aux critères de budgétisation par projet de l’OIM.
• Examiner les systèmes et procédures existants et, si nécessaire, recommander des améliorations possibles afin de renforcer les systèmes internes de suivi, d’évaluation et de contrôle, ainsi que d’améliorer l’efficacité et l’efficience.
• Gérer la fonction Ressources humaines et formuler des recommandations concernant le recrutement et l’administration du personnel du Bureau pays. Appliquer correctement les politiques, règles et règlements relatifs aux ressources humaines (RH) et recommander des solutions pour les cas difficiles ou sensibles en consultation avec le COM et le SSRMO.
• Superviser les services de la chaîne d’approvisionnement, y compris les contrats avec les fournisseurs de biens et de services ainsi que les autorités administratives connexes ; superviser la gestion du parc automobile, l’entretien des locaux ainsi que le fonctionnement de tous les services de soutien du Bureau pays.
• Assurer la liaison et la coordination avec le Bureau des affaires juridiques (LEG) et l’Unité mondiale des achats et de l’approvisionnement (GPSU), selon les besoins, pour l’examen et l’approbation des accords et bons de commande (POs) (location, construction, services et accords avec les partenaires de mise en œuvre (IPs)) avant leur signature, et veiller à ce que les procédures de l’OIM soient respectées dans la sélection des partenaires et prestataires de services.
• Superviser le personnel TIC afin de garantir le respect des normes, processus, règles et règlements pertinents de l’OIM.
• Superviser et former le personnel local sur les politiques et procédures administratives et financières de l’OIM.
• Participer aux réunions des Nations Unies telles que l’Équipe de gestion des opérations des Nations Unies (OMT) ou les groupes de travail ONE UN, lorsque requis.
• Assurer les fonctions de Chargé(e) du Bureau par intérim (Officer-in-Charge – OiC) du Bureau pays en l’absence du COM.
• Exécuter toute autre tâche pouvant lui être confiée.

Qualifications

Qualifications et expérience requises

Formation

• Master en finance, comptabilité, administration des affaires, gestion ou dans un domaine connexe délivré par un établissement académique accrédité, avec cinq années d’expérience professionnelle pertinente ;
• Diplôme universitaire dans les domaines susmentionnés avec sept années d’expérience professionnelle pertinente ; ou,
• Une certification professionnelle telle que Chartered Accountant (CA), Certified Public Accountant (CPA), Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) ou Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) constitue un atout.

Les universités accréditées sont celles répertoriées dans la Base de données mondiale de l’enseignement supérieur de l’UNESCO.

Expérience

• Expérience en gestion financière et en gestion des ressources humaines au niveau international ;
• Expérience de terrain, y compris la coordination et la coopération avec des institutions internationales et des organes de coordination ;
• Expérience dans la supervision de l’élaboration et de la mise en œuvre de procédures de contrôle administratif, ainsi que dans la coordination d’exercices d’audit externe ;
• Expérience dans l’utilisation des systèmes et logiciels informatiques institutionnels

Compétences

• Connaissance des procédures et règles de l’OIM/ONU en matière de finances, de chaîne d’approvisionnement et de ressources humaines ;
• Maîtrise avancée de Microsoft Office, en particulier Excel ;
• Connaissance des Normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) ;
• La connaissance d’Oracle est fortement souhaitée.

Langues

• Tous les membres du personnel de l’OIM, dans toutes les catégories, doivent maîtriser couramment l’une des langues officielles de l’OIM (anglais, français ou espagnol).
• Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais est requise (à l’oral et à l’écrit).
• Une connaissance pratique d’une autre langue officielle des Nations Unies (arabe, chinois, français, russe ou espagnol) constitue un atout.
• La maîtrise des langues requises sera spécifiquement évaluée durant le processus de sélection, qui pourra inclure des évaluations écrites et/ou orales.

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