L’Office des Nations Unies à Nairobi recrute une Assistante administrative, Nairobi, Kenya

Org. Réglage et rapport

L’Office des Nations Unies à Nairobi (ONUN) est le siège des Nations Unies en Afrique et le directeur général de l’ONUN est le représentant du secrétaire général au Kenya. L’UNON soutient la mise en œuvre du programme du Programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE), du Programme des Nations Unies pour les établissements humains (ONU-Habitat) et du Système de coordination des résidents (RCS) à l’échelle mondiale, ainsi que d’autres bureaux des Nations Unies au Kenya, en fournissant des services administratifs, de sécurité, services de conférence et d’information (www.unon.org).

Ce poste sera situé dans la Section de la gestion des programmes et le titulaire relèvera de l’agent principal de gestion des programmes (SPMO) pour le projet d’immobilisations des installations de conférence de l’UNON, Division des services administratifs, UNON. Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’adjoint administratif sera responsable des tâches suivantes :

Responsabilités

Gestion des ressources humaines

•  Initie, traite et suit les actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple, le recrutement du personnel et des vacataires et consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation des performances, les révisions de la classification des postes, la séparation des membres du personnel, formation, etc., assurant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
  
•  Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel, aux vacataires et aux consultants concernant leurs droits, procédures administratives, processus et pratiques, conditions de service, devoirs et responsabilités et droits en vertu du Règlement du personnel.
  
•  Supervise la maintenance des fichiers d’annonces de postes vacants et assure le suivi de l’état des annonces de postes vacants et du recrutement et fournit des mises à jour régulières.
  
•  Surveille le tableau des effectifs et prépare les données/graphiques statistiques pertinents à des fins de rapport.

Budget et finances

•  Aide à la préparation et à l’examen des propositions/exigences en matière de ressources financières et humaines.
  
•  Soutenir, surveiller les dépenses et comparer avec le budget approuvé ; prépare les ajustements nécessaires.
  
•  Assiste les gestionnaires dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
  
•  Aide à la préparation des soumissions d’exécution du budget et à la finalisation des rapports d’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles
  
•  Prépare ou personnalise les rapports financiers et les données/graphiques statistiques pertinents à partir des rapports générés par le système Umoja.
  
•  Coordonne avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.

Administration générale

•  Rédige la correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, RH et budgétaires pertinentes.
  
•  Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
  
•  Effectue d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, la planification des voyages officiels, le suivi des budgets et le paiement des fournisseurs et des entrepreneurs individuels pour les services ; la planification de l’espace physique ; l’identification des besoins en technologie de bureau et la maintenance de l’équipement, des logiciels et des systèmes ; l’organisation et la coordination des réunions , retraites, événements ; réquisition de fournitures de bureau, de mobilier et d’équipement).
  
•  Prend en charge la rédaction des présentations et rassemble les contributions et les informations pour la préparation des rapports à présenter aux organes intergouvernementaux.

Administration des contrats

•  Aide à l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les sous-traitants externes pour les services externalisés.
  
•  Vérifie les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis par l’entrepreneur conformément au contrat et aux produits livrables approuvés.
  
•  Traite le paiement des factures des entrepreneurs et surveille les paiements.
  
•  Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de travail de l’unité, de la section ou du service de l’ONU, y compris : les laissez-passer de terrain de l’ONU, les laissez-passer de propriété, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.
  
•  Coordonne avec les autres membres de l’équipe de projet sur toutes les questions administratives générales.
  
•  Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données et des rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
  
•  Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information comme les pages Web ou les brochures.
  
•  Effectue toutes autres tâches assignées.

Compétences

•  PROFESSIONNALISME : Aptitude à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines dans les plates-formes ERP du Secrétariat (Umoja) et ressources humaines (Inspira). La capacité d’effectuer l’analyse, la modélisation et l’interprétation des données à l’appui de la prise de décision. Aptitude à appliquer la connaissance des diverses règles et réglementations des Nations Unies en matière d’administration, de finances et de ressources humaines dans des situations de travail. Compétence dans l’utilisation des technologies et des systèmes d’information pertinents. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes; engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.

•  TRAVAIL D’ÉQUIPE : travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.

•  PLANIFIER ET ORGANISER : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.

Éducation

Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis. Une formation complémentaire et une certification en administration, finances budgétaires, comptabilité, ressources humaines sont souhaitables.

La réussite au Global General Service Test (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat de l’ONU. Réussite du test d’évaluation du soutien administratif (ASAT) en anglais au siège des Nations Unies (UNHQ), à la Commission économique pour l’Afrique (CEA), à la Commission économique et sociale pour l’Asie de l’Est (ESCWA), à l’Office des Nations Unies à Genève.

L’expérience professionnelle

Sept (7) années d’expérience professionnelle dans les services administratifs, les finances budgétaires, la comptabilité, les ressources humaines ou un domaine connexe sont requises.

Une expérience de l’utilisation du système de planification des ressources d’entreprise (ERP) (connu sous le nom d’UMOJA au sein des Nations Unies) est requise.

Une expérience en gestion de projets ou en gestion de contrats est souhaitable.

Une expérience dans la gestion de la construction est souhaitable.

Un (1) an ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Langues

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste annoncé, la maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.

REMARQUE : « la maîtrise de l’anglais équivaut à une note de « fluide » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et la « connaissance de » équivaut à une note de « confiance » dans deux des quatre domaines.

Évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.

Avis spécial

Ceci est un poste de projet. La nomination à ce poste est pour une période initiale d’un an et peut faire l’objet d’une prolongation. Le poste est soumis au recrutement local conformément à l’article 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Tous les membres du personnel des services généraux et des catégories apparentées sont recrutés dans le pays ou à une distance de trajet de chaque bureau, quelles que soient leur nationalité et la durée de leur séjour dans le pays. L’agent faisant l’objet d’un recrutement local ne peut bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international.

Les agents sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à sa mission. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés évoluer périodiquement vers de nouvelles fonctions dans leur carrière conformément aux règles et procédures établies.

Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre un équilibre hommes-femmes à 50/50 au sein de son personnel. Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour ce poste. Candidats internes : Lorsque vous remplissez le formulaire, assurez-vous que TOUS les champs, TOUTES les
expériences professionnelles et les coordonnées sont remplis et à jour. Ces informations servent de base au responsable du recrutement pour évaluer votre éligibilité et votre adéquation au poste et pour vous contacter.

Aux Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité, compte dûment tenu de la diversité géographique. Toutes les décisions d’emploi sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. L’ONU s’est engagée à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. Les Nations Unies recrutent et emploient du personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, d’origine religieuse, culturelle et ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsqu’ils sont demandés et indiqués dans la candidature.

Tous les candidats sont fortement encouragés à postuler en ligne dès que possible après la publication de l’offre d’emploi et bien avant la date limite indiquée dans l’offre d’emploi. Les candidatures en ligne seront reconnues lorsqu’une adresse e-mail a été fournie. Si vous ne recevez pas d’accusé de réception par e-mail dans les 24 heures suivant la soumission, votre candidature n’a peut-être pas
été reçue. Si le problème persiste, veuillez demander une assistance technique via la section « Besoin d’aide ? » d’Inspira. lien.

Considérations relatives aux Nations Unies

Conformément au paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas considérés pour un emploi aux Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, de l’exploitation sexuelle, des abus sexuels ou du harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été impliqué dans la commission de l’un de ces actes. Le terme « exploitation sexuelle » désigne tout abus réel ou tentative d’abus d’une position de vulnérabilité, de pouvoir différentiel ou de confiance, à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, le profit monétaire, social ou politique de l’exploitation sexuelle d’autrui. Le terme « abus sexuel » désigne l’intrusion physique réelle ou imminente de nature sexuelle, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement s’attendre à ou être perçu comme étant une offense ou une humiliation, lorsqu’un tel comportement interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement, et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement s’attendre à ou être perçu comme étant une offense ou une humiliation, lorsqu’un tel comportement interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement, et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on pourrait raisonnablement s’attendre à ou être perçu comme étant une offense ou une humiliation, lorsqu’un tel comportement interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement, et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi. et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi. et lorsque la gravité de la conduite justifie la fin de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route peuvent ne pas être considérés pour un emploi.

Il sera dûment tenu compte de l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’éligibilité des hommes et des femmes à participer à quelque titre que ce soit et dans des conditions d’égalité à ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat des Nations Unies est un environnement non-fumeur.

La considération primordiale lors de la nomination, du transfert ou de la promotion du personnel doit être la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les fonctionnaires de l’ONU sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et sont affectés par lui à toute activité ou bureau de l’ONU conformément à l’article 1.2 c) du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de se déplacer périodiquement pour s’acquitter de nouvelles fonctions dans ou entre les lieux d’affectation dans les conditions établies par le Secrétaire général.

Les candidats sont priés de suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne, inspira. Pour des conseils plus détaillés, les candidats peuvent se référer au Manuel du candidat, accessible en cliquant sur l’hyperlien « Manuels » dans le coin supérieur droit de la page d’accueil du titulaire de compte inspira.

L’évaluation des candidats sera effectuée sur la base des informations fournies dans la candidature selon les critères d’évaluation de l’offre d’emploi et les législations internes applicables des Nations Unies, y compris la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et Règlement du personnel, textes administratifs et directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans inspira pour être pris en compte pour l’offre d’emploi actuelle. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne doit être apporté aux demandes qui ont été soumises. Les candidats sérieusement pris en considération pour la sélection seront soumis à des vérifications de références pour vérifier les informations fournies dans la candidature.

Les offres d’emploi publiées sur le portail des carrières seront supprimées à 23h59 (heure de New York) à la date limite.

Date limite : 26/11/2022.

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