L’IRC recrute un responsable LSP, Burundi
Requête nº : req17326
Intitulé de poste : Manager LSP
Secteur d’activité : Opérations
Type de contrat : Durée Déterminée
Taux d’occupation : Plein temps
Ouvert aux expatriés : Non
Lieu de travail : Burundi
Descriptif du poste :
Sous la supervision directe du manager point focal support logistique, le manager support logistique aura comme responsabilités sur son site d’affectation de :
- Veiller au bon déroulement des activités relevant du programme de support logistique au niveau du site : garages, entrepôts, carburant, transport et le Centre de Transit pour les réfugiés ;
- Gérer les patrimoines du programme, les entrepôts, les finances, la flotte, ainsi que d’autres matériels… ;
- Participer dans l’élaboration du budget du programme ;
- Assurer le suivi de l’utilisation du budget ;
- Participer dans la rédaction des sous-accords et proposition de projet ;
- Collecter toutes les données pour les rapports du programme dans tous les secteurs au niveau du site ;
- Veiller à l’utilisation et la gestion efficace de l’outil PMS ;
- Gérer le personnel de la base sous sa supervision ;
- Veiller au respect des procédures standards opérationnelles SOPs de partenariat ;
- Veiller au respect des politiques de sécurité et de transport en vigueur à IRC ;
- Assurer une bonne planification hebdomadaire des activités du programme ;
- Maintenir une communication avec la coordination Nationale du programme et le bailleur ;
- Dresser les rapports hebdomadaires et mensuels à transmettre à son superviseur et le bailleur ;
- Respecter les procédures d’IRC par rapport au poste ;
- Assurer une bonne représentation de l’organisation ;
- Exécuter toute autre tâche lui assignée par son superviseur ;
- Organiser des réunions mensuelles avec staffs et donne le compte rendu ;
- Envoi des rapports des opérations à Bujumbura au 3 ème jour du mois.
Gestion du site :
Plus précisément, le/la Manager support logistique qui sera en même temps le point focal du site IRC Ruyigi a comme attributions :
Représentation :
- Se réunir régulièrement avec les autorités locales pour les informer des travaux de l’IRC et assurer de maintenir de bonnes relations sur le lieu du travail ;
- Représenter IRC dans les réunions de coordination et de sécurité ;
- Établir et maintenir des bonnes relations avec les agences des Nations Unies et d’autres ONGs œuvrant dans la province où IRC est basée ;
- Assurer la visibilité d’IRC au niveau provincial.
Gestion des Ressources Humaines :
- Veiller à ce que le Règlement d’Ordre Intérieur est lu et respecté par tout le personnel ;
- Veiller à ce que la politique de signalement obligatoire et l’IRC Way soit parfaitement comprise et respectée par tout le personnel ;
- Promouvoir de bonnes relations professionnelles entre les membres du personnel et résoudre des conflits potentiels entre les membres du personnel ;
- S’assurer que tout le personnel sous sa supervision à un plan d’évaluation des performances mis à jour et que chacune est évalué au moins une fois par an ;
- Participer au processus de recrutement sur demande.
Administration et planification :
- Gérer le site d’IRC, et veiller à ce qu’il soit propre et bien organisé, et promouvoir un environnement de travail approprié pour le personnel d’IRC ;
- Organiser l’accueil et/ou les visites du personnel d’IRC en provenance de Bujumbura, d’autres provinces et d’autres pays ainsi que les visites de donateurs et autres sur demande ;
- Procéder à des réunions hebdomadaires de planification et assurer la coordination de toutes les activités ainsi que le mouvement de véhicules ;
- S’assurer que les politiques et les procédures d’IRC sont suivis ;
- Participer dans les réunions SSM.
Sécurité / Communication :
- Assurer la sûreté et la sécurité du bureau et des biens du bureau de terrain. Tout le personnel doit suivre les directives de sécurité ;
- Assurer la liaison avec les agences des Nations Unies afin de rester informé sur la situation sécuritaire ;
- Veiller à la mise en œuvre des procédures normalisées d’information de sécurité et en cas de problèmes de sécurité rapporter à la base (Bujumbura) le plus tôt possible ;
- Agir en tant que point focal de sécurité sur le site ;
- Assurer la sécurité et coordonner l’orientation à l’endroit du nouveau personnel et des visiteurs ;
- Participer dans la réunion sur la sécurité et mettre au courant le bureau de Bujumbura toute la situation sécuritaire ;
- Coordonner le flux d’informations au sein du bureau du site et autres bureaux d’IRC.
Logistique :
- Assurer le suivi des questions de logistique à la demande du personnel de logistique basé à Bujumbura ;
- S’assurer que le système d’achat est conforme aux exigences d’IRC et des donateurs ;
- Assurer que les procédures d’entrepôt d’IRC sont suivies de façon appropriée ;
- Suivre les entrepôts et un rapport au moins une fois par mois doit être produit ;
- Assurer la gestion et la sécurité de tout le matériel de bureaux et des entrepôts ;
- Gérer le parc de véhicules.
Finances :
- Maintien des contrôles financiers au niveau du site ;
- Assurer le maintien de contrôles internes ;
- Approuver les documents financiers dans les limites de ses attributions ;
- Procéder périodiquement à une surprise de cash account au moins une fois le mois ;
- Superviser des prévisions financières précises au niveau du bureau de terrain en vue de contribuer à un suivi précis des subventions ;
Gestion des liquidités : S’assurer que le site de terrain a des liquidités disponibles et que l’argent est géré en toute sécurité.
Politique et procédures financières : S’assurer que toutes les politiques et procédures financières sont strictement observées et respectées.
Profil :
- Avoir un diplôme universitaire dans les sciences sociales ou autre niveau académique connexe/similaire ;
- Etre de nationalité burundaise ;
- Avoir une forte expérience en Gestion des Approvisionnements et Logistique ;
- Avoir une grande expérience (5 ans au moins) dans les opérations humanitaires d’urgence ;
- Avoir une grande expérience de travailler avec les Agences des UN et autres partenaires humanitaires ;
- Avoir des connaissances dans la gestion des opérations de rapatriement, des Garages, des Entrepôts, de Stock Carburant, etc… ;
- Avoir de très bonnes capacités de communication dans un contexte multiculturel ;
- Avoir des fortes capacités de planification et être apte à trouver des réponses et des solutions dans un bref délai ;
- Avoir des connaissances dans l’utilisation les logiciels de gestion de Bases de Données Relationnelles ;
- Avoir de bonnes connaissances dans la rédaction/préparation des propositions de projets et de budget ;
- Avoir une expérience dans la gestion et utilisation du budget ;
- Avoir un esprit d’analyse et des bonnes capacités rédactionnelles ;
- Etre à mesure de travailler sous pression/stress avec des missions à l’intérieur du pays ;
- Avoir des fortes capacités de gestions équipes multidisciplinaires ;
- Maitrise des outils MS Office de traitement des données et de présentation ;
- La connaissance de la langue Anglaise et le Swahili seraient un atout.
Candidature :
Tout dossier doit comprendre: Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).
La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 21 Juin 2021 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.
L’IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et les principes énoncés dans la voie d’’IRC – Normes de conduite professionnelle. Ceux-ci sont l’intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, l’IRC fonctionne et applique les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la Protection de l’enfant, la lutte contre le harcèlement en milieu de travail, l’intégrité financière, et la lutte contre les représailles.