L’IRC recrute un chef de projet BHA, Goma, RDC

Requête nº : req17455

Intitulé de poste : Chef de projet BHA

Secteur d’activité : Administration du programme

Type de contrat : Durée Déterminée

Taux d’occupation : Plein temps

Ouvert aux expatriés : Oui

Lieu de travail : Goma, Democratic Republic of Congo

Descriptif du poste :

Répondant aux besoins humanitaires, de relèvement précoce et de développement en RDC depuis 1996, l’IRC-RDC est guidé par ses principes fondamentaux de renforcement des capacités, de partenariat, de protection et de promotion des droits de l’homme. Les principaux domaines d’intervention de l’IRC sont la santé (y compris la nutrition, la santé sexuelle et reproductive), la protection, l’éducation, la gouvernance et la consolidation de la paix.

Description du poste :

Dans le cadre du projet  » Réponse d’urgence en santé et protection des personnes affectées par la crise dans le Nord-Est de la RDC « , financé par la BHA pour une période de deux ans, l’IRC fournit des services de santé et de protection d’urgence aux catégories les plus vulnérables des populations affectées par le conflit et déplacées du Grand Nord Kivu et de l’Ituri. Afin d’assurer une mise en œuvre efficace et un suivi rapproché des activités dans ces deux provinces, l’IRC cherche à recruter un chef de projet (CdP) très expérimenté, dynamique et intègre. Il/elle sera supervisé(e) par le Senior Programs Coordinator et bénéficiera de l’appui technique et des conseils des Coordinateurs techniques Santé et Protection. Si vous êtes motivé(e) et attentif(ve) aux projets humanitaires de qualité, si vous avez une solide expérience en gestion de projet et de très bonnes compétences en planification, ainsi que de solides compétences en communication et en coordination (en français et en anglais), l’IRC vous encourage à postuler.

Positionnement hiérarchique :

• Le CdP sera supervisé par le Senior Programs Coordinator ;
• Il/elle bénéficiera de l’appui technique et des conseils des Coordinateurs techniques Santé et Protection ;
• Il/elle supervisera directement les deux CdP adjoints chargés de la mise en œuvre du projet dans chaque province ;
• Il/elle supervisera indirectement l’ensemble de l’équipe du projet.

Taches :

La mission principale du CdP sera d’assurer la mise en œuvre d’un projet de qualité répondant aux besoins des bénéficiaires dans les zones d’intervention de l’Ituri et du Nord Kivu. Responsable de la bonne gestion du projet et de la supervision de l’équipe, il/elle assurera une bonne coordination entre les départements Programmes, Opérations et Finances. Il/elle sera également en charge de la planification et du suivi de tous les aspects du projet (activités, indicateurs M&E, achats, dépenses et recrutements). Responsable de la qualité et de l’harmonisation des interventions dans les deux provinces, il/elle devra créer un environnement de travail collaboratif, où l’apprentissage, l’introspection, l’innovation et la recherche de solutions pourront avoir lieu en toute sérénité, dans le but de garantir la redevabilité envers nos bénéficiaires et le bailleur. Il/elle effectuera des visites régulières sur le terrain pour soutenir l’équipe, surveiller son travail, observer la mise en œuvre des activités, aider à maintenir de bonnes relations avec toutes les parties prenantes, et ainsi faciliter l’accès et l’acceptation de l’IRC dans les zones d’intervention.

Planification du projet :

• Développer une stratégie globale pour la mise en œuvre et le suivi du projet, en se basant sur les outils existants pour la planification, les réunions de projet, et le suivi technique, logistique et financier du projet ;
• Prioriser et organiser les activités et les ressources, afin d’atteindre les objectifs du projet ;
• S’assurer que les mesures de prévention de l’EVD et du COVID-19 sont prises en compte dans la préparation et la mise en œuvre de toutes les activités de protection et de santé.

Suivi de la mise en œuvre du projet :

• Organiser et animer des réunions hebdomadaires avec l’équipe de projet afin de : faire le point sur les activités à venir et celles qui ont été réalisées ; identifier les besoins et les défis auxquels l’équipe est confrontée au quotidien ; stimuler la réflexion collective et la recherche de solutions ; examiner les priorités de la semaine suivante ; et apporter des ajustements au(x) plan(s) si nécessaire ;
• Mettre à jour les principaux outils de planification (c’est-à-dire le plan de travail, le plan d’achat et le plan de dépenses) sur une base (bi)hebdomadaire ;
• Préparer des mises à jour sur les progrès réalisés dans tous les aspects du projet, et les présenter aux autres départements lors des réunions du cycle de projet (PCM) organisées en collaboration avec le département Grants ;
• Préparer, consolider et partager avec les enceintes de coordination locale et nationale des rapports d’activité mensuels. Ces rapports feront état des défis et des besoins d’appui rencontrés par l’équipe ;
• Veiller à l’utilisation progressive, rationnelle et exhaustive du budget alloué au projet, en comparant fréquemment le budget approuvé avec le système BvA en ligne, et en mettant régulièrement à jour les plans d’achat et de dépenses en conséquence ;
• Se coordonner avec les départements Logistique et Finances pour apporter les corrections nécessaires aux informations affichées dans le BvA (ex : transactions à recoder, duplications à éliminer) ;
• Anticiper (dans la mesure du possible), analyser et atténuer les risques qui pèsent sur la mise en œuvre du projet ;
• Grâce à un système de suivi-évaluation efficace, veiller à ce que le projet soit mis en œuvre en temps voulu et à ce que tous les objectifs soient atteints ;
• Signaler à la direction toute difficulté ou tout problème imprévu qui nécessiterait une réflexion collective et une prise de décision rapides ;
• Avec l’aide des Coordinateurs techniques, s’assurer que les principes humanitaires, les politiques du ministère de la Santé publique, les normes internationales et les normes propres à l’IRC sont connus, respectés et appliqués par toute l’équipe du projet ;
• Veiller à ce que toutes les activités menées sur le terrain soient conformes aux engagements pris envers le bailleur, les communautés et les partenaires de l’IRC.

Contrôle-qualité/MEAL :

• Effectuer des visites régulières de supervision sur le terrain dans les deux provinces pour : observer les progrès réalisés par l’équipe dans l’atteinte des objectifs visés ; contrôler la qualité des activités ; et coacher les staff si nécessaire ;
• Veiller à ce que toutes les données quantitatives et qualitatives requises pour le suivi et le rapportage du projet soient correctement collectées, agrégées et partagées avec le département MEAL en temps voulu ;
• Organiser des réunions trimestrielles (au minimum) pour : analyser les données et l’impact et la qualité des interventions ; réfléchir à l’opportunité de se retirer d’une aire de santé une fois les critères de sortie remplis ; et prendre des décisions en conséquence ;
• En collaboration avec le Coordinateur MEAL et les Coordinateurs techniques, veiller à ce que les leçons tirées du projet fassent l’objet d’une discussion avec l’équipe-projet et soient ensuite convenablement documentées et prises en compte dans la planification et les modalités des prochaines interventions ;
• En collaboration avec le Coordinateur MEAL, veiller à ce que des mécanismes de redevabilité efficaces et transparents soient mis en place, de sorte que le feedback, les plaintes et les demandes de la communauté soient régulièrement et adéquatement collectés, analysés et traités.

Gestion financière, administrative et opérationnelle de l’exécution du projet :

Finance :

• Toutes les deux semaines, examiner et consolider les plans de dépenses des deux CdP adjoints, en tenant compte de leurs plans d’achat, leurs plans de travail et leurs plans de recrutement ;
• Chaque mois, aider les deux CdP adjoints à établir des prévisions des besoins de trésorerie et à les soumettre au département Finances sur le terrain, afin d’éviter tout retard dans la mise en œuvre des activités ;
• Chaque mois (a minima), réconcilier les dépenses qui étaient prévues et les dépenses effectives, en collaboration avec le département Finances.

Logistique :

• Se coordonner avec la Logistique pour planifier l’achat, le transport, la livraison, le stockage et la distribution des fournitures et équipements nécessaires à la mise en œuvre ;
• Pour faciliter cette coordination, mettre à jour et partager les plans d’achat avec la Logistique sur une base bihebdomadaire, en tenant compte des informations fournies par le système BvA ;
• Participer aux comités d’appel d’offres pour sélectionner les fournisseurs (au besoin) ;
• Contrôler la qualité des fournitures et des équipements commandés et réceptionnés ;
• Veiller à la bonne gestion et à l’utilisation rationnelle des fournitures et des équipements du projet.

Rapportage & Redevabilité :

• Informer régulièrement les équipes – y compris les organes de coordination – des progrès réalisés et des défis rencontrés ;
• Compiler/rédiger des rapports narratifs à usage interne et externe et les partager avec le département Grants et les Coordinateurs techniques. Respecter les délais fixés en interne ;
• S’assurer que tous les rapports d’activité, les listes de bénéficiaires, les contrats de service, les feuilles de présence aux ateliers et aux formations, etc. sont correctement préparés, complétés et classés, conformément aux procédures de l’IRC et aux directives du Senior Programs Coordinator ;
• Veiller à ce que l’équipe du projet connaisse bien l’IRC Way et les politiques IRC, et qu’elle s’y conforme.

Sécurité & Accès :

• Veiller à ce que les conditions de sécurité soient réunies avant d’envoyer des staff sur le terrain, en consultant au préalable les Field Coordinators et le département Sécurité & Accès ;
• Analyser régulièrement avec eux l’évolution de la situation sécuritaire dans les zones ciblées ;
• Préparer et sensibiliser l’équipe aux défis sécuritaires sur le terrain et à l’importance de respecter les protocoles de sécurité d’IRC lors de chaque intervention ;
• Encourager l’équipe à rapporter au département Sécurité tous les incidents et rumeurs dont elle aurait connaissance.

Administration/RH :

• Participer au processus de recrutement de l’équipe en élaborant/révisant l’organigramme du projet, les descriptions de poste, les termes de référence de chacun, les tests techniques et/ou en faisant partie des panels de recrutement ;
• S’assurer que chaque membre de l’équipe connaît, comprend et remplit son rôle et ses responsabilités ;
• Diriger l’équipe du projet, en collaboration avec les Field Coordinators et en consultation avec les Coordinateurs techniques et le Senior Programs Coordinator ;
• Créer un environnement de travail positif et constructif et promouvoir l’esprit d’équipe ;
• S’assurer que des objectifs de performance soient fixés annuellement par chaque superviseur pour chaque membre de l’équipe de projet ;
• S’assurer que la performance de chaque membre de l’équipe soit régulièrement évaluée et discutée avec lui, en tenant compte de son plan de carrière ;
• Gérer et atténuer les conflits interpersonnels ;
• Renforcer les capacités des membres de l’équipe de projet, en fonction de leurs besoins individuels.

Relations externes et internes :

• Soutenir, faciliter et réaliser des activités de liaison et de communication avec les bénéficiaires, les autorités locales (administratives et traditionnelles), les services techniques de l’Etat, les partenaires de l’IRC et les autres parties prenantes tout au long du projet ;
• S’impliquer dans les mécanismes de coordination des alertes, les évaluations rapides des besoins et les réponses aux urgences par : une communication étroite avec le CORAH et les autres acteurs humanitaires ; une participation active aux réunions de coordination ; la diffusion de nouvelles alertes ; la réponse aux alertes reçues (par exemple, le déclenchement d’une évaluation rapide des besoins), etc.  ;
• Veiller à ce qu’IRC soit correctement représenté dans les échanges avec les autorités locales et provinciales, les clusters et les groupes de travail sur les questions de santé et de protection ;
• Veiller à ce que tous les échanges avec les bénéficiaires se déroulent dans le respect et la redevabilité ;
• À la demande de la direction, faciliter la préparation des visites officielles sur le terrain et participer aux réunions avec le bailleur.

Experience, competences & qualites attendues :

• Master en santé publique, médecine, sciences sociales ou équivalent ;
• Solide expérience dans la gestion de projets santé, protection et/ou multisectoriels (minimum 4 ans d’expérience au sein d’une ONGI), notamment dans des contextes d’urgence (minimum 2 ans d’expérience). (Une expérience de travail dans des centres de santé situés en zones rurales ou dans des contextes sécuritaires instables constituera un atout) ;
• Une collaboration antérieure avec d’autres ONGI, les autorités sanitaires provinciales, les autorités des zones de santé et les organisations communautaires sera également appréciée ;
• Excellentes compétences en matière de coordination, de communication et de motivation ; esprit d’équipe ;
• Excellentes compétences en matière d’organisation, de planification et de définition des priorités ;
• Solide expérience de la gestion de budgets importants (≥ 8 millions de dollars) et du suivi des dépenses ;
• Solide expérience de la gestion d’équipe et du renforcement des capacités (par le biais du coaching, de la formation et de la supervision formative) ;
• Solide expérience du rapportage ;
• Très bonnes capacités d’analyse, de déduction et de rédaction en français et en anglais. (La maîtrise du swahili et des langues locales parlées au Nord-Kivu et en Ituri sera un atout).
• Bonne connaissance des processus de S&E et des procédures financières et logistiques de base ;
• Bonne connaissance du système de financement de la santé congolais et de la politique de gratuité ciblée ;
• Bonne connaissance du secteur humanitaire et des subventions institutionnelles américaines (BHA) ;
• Bonne connaissance du pack Office (Word, Excel, Power Point) ;
• Esprit d’initiative et capacité à travailler de manière autonome ;
• Grandes qualités humaines et relationnelles (ex : patience, ouverture d’esprit, pédagogie) ;
• Expérience préalable de travail dans une équipe multiculturelle ;
• Conscience de la grande réactivité, de la flexibilité et de la capacité à travailler sous pression attendues d’un chef de projet d’urgence ;
• Grande intégrité.

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle.  Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.  Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.

Candidats nationaux vivant à l’étranger : IRC s’efforce d’attirer, de motiver et de retenir du personnel national qualifié dans nos programmes. Nous encourageons fortement les candidats nationaux ou nationaux de la diaspora à postuler pour ce poste. Si vous êtes un ressortissant du pays dans lequel ce poste est basé et que vous résidez actuellement en dehors de votre pays d’origine et que vous possédez plus de deux ans d’expérience professionnelle internationale, l’IRC a mis en place un package de soutien pour la prise de service au pays et une rémunération attractive.

CV à soumettre en anglais ou français.

Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d’aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d’autres avantages et privilèges d’emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.

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