L’International Rescue Committee (IRC) recherche un Gestionnaire des subventions, Bamako, Mali
Requisition ID: req37543
Job Title: Manager Grants
Sector: Subventions
Employment Category: Durée Déterminée
Employment Type: Plein temps
Open to Expatriates: Oui
Location: Bamako, Mali
Job Description
L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide la population à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. Au travail aujourd’hui dans plus de 40 pays, nous rétablissons la sécurité, la dignité et l’espoir de millions de personnes déracinées et qui luttent pour endurer. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont brisés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se rétablir et à prendre le contrôle de leur avenir.
IRC a ouvert au Mali en 2012. Nos programmes vont de l’aide humanitaire aux activités de récupération en mettant l’accent sur la protection de l’enfance, l’éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l’eau et l’assainissement, la gouvernance. Nous travaillons à la fois dans le nord, le centre et le sud du Mali. Les conflits et la sécheresse ont provoqué le déplacement de centaines de milliers de personnes au Mali et dans les pays voisins. La situation sécuritaire dans le nord reste fragile. Néanmoins, les besoins des personnes déplacées à l’intérieur de leur propre pays et des communautés d’accueil touchées par le conflit sont vastes et la question de l’accès humanitaire est un processus permanent.
Aperçu du poste
Basé au Mali, le/la Manager Grants fournira un soutien à la gestion des subventions et à l’établissement de rapports pour l’ensemble du portefeuille du Mali. Le/la Manager Grants travaillera en étroite collaboration avec le personnel des programmes, du M&E, des finances, des opérations et de l’équipe de direction (SMT) pour assurer une gestion de qualité des fonctions de subventions avant et après l’attribution. Le/la Manager Grants veillera à la conformité avec les donateurs, à l’établissement de rapports en temps voulu, au classement des documents de projet et à la visibilité interne/externe. Le titulaire du poste aura sous sa supervision un assistant chargé des subventions et travaillera en étroite collaboration avec le responsable des partenariats et le gestionnaire de la communication
Ce poste est basé à Bamako, avec de fréquents déplacements sur le terrain.
Responsabilités principales :
Gestion des subventions
- Avec le soutien de la Coordinatrice Grants, coordonner l’élaboration de rapports narratifs de haute qualité et des annexes connexes avec les équipes concernées, y compris en agissant en tant que rédacteur principal si nécessaire.
- Assurer le suivi efficace des subventions en cours avec la mise à jour régulière des outils de suivi standard et internes (OTIS et le tracker de suivi des subventions) et leur diffusion à tous les collègues concernés.
- Fournir des conseils techniques sur les règlements de l’IRC et des donateurs pour assurer la conformité à travers l’IRC Mali, en soulevant et en résolvant les problèmes de manière proactive.
- Gérer toutes les échéances de rapports, et coordonner et consolider les rapports si nécessaire pour s’assurer que les documents sont de la plus haute qualité et conformes aux exigences des donateurs.
- Contribuer de manière proactive aux réunions du cycle de projet en collaboration avec les chefs de projet concernés afin de garantir une mise en œuvre de qualité et en temps voulu du projet.
- Contrôler et soutenir les outils de gestion des subventions/projets tels que FM01, BvA, PCM et OTIS pour assurer un suivi précis des opportunités, des rapports et des ajustements programmatiques tout au long du cycle de vie du projet.
- Fournir des conseils techniques sur les règlements de l’IRC et des donateurs pour assurer la conformité à travers l’IRC Mali, en soulevant de manière proactive et en résolvant les problèmes.
- Gérer toutes les échéances de rapports, et coordonner et consolider les rapports si nécessaire pour s’assurer que les documents sont de la plus haute qualité et conformes aux exigences des donateurs.
- Agir en tant que point focal pour les collègues du siège chargés de l’administration des subventions et de la conformité, y compris le maintien des soumissions dans le système de suivi de la gestion des opportunités en ligne de l’IRC (OTIS).
- En collaboration avec le coordinateur des subventions, assurer la formation du personnel de l’IRC Mali sur les rapports.
- Collaborer avec l’équipe chargée des subventions et des partenariats
- Effectuer d’autres tâches qui pourraient être assignées par le coordinateur des subventions et l’équipe de direction.
Conformité
- Maintenir une connaissance complète et à jour des directives des donateurs relatives au portefeuille du Mali, y compris mais sans s’y limiter : BHA, ECHO, SDC, SIDA, DG INTPA.
- En collaboration avec le coordinateur des subventions, fournir une formation au personnel de l’IRC sur la conformité et les exigences de conformité spécifiques aux donateurs.
- Assurer le signalement immédiat des problèmes de conformité présumés par le biais des mécanismes de signalement appropriés.
Gestion de l’information
- Agir en tant que gardien de la documentation des connaissances institutionnelles et des activités de programme en coordination avec les superviseurs et coordinateurs de secteur concernés.
- Maintenir des dossiers électroniques complets pour les programmes et s’assurer que les collègues de l’IRC ont accès aux dossiers et informations pertinents.
Communication et visibilité
- Appuyer le coordinateur des subventions dans la représentation de l’IRC au Mali en préparant des fiches d’information, des résumés de projets, ou tout autre type de document demandé.
- Appuyer le coordinateur des subventions et le chargé de communication pour renforcer la visibilité de l’IRC au Mali en soutenant la mise en œuvre d’activités de communication externe.
Relations avec les donateurs et communication
- En consultation avec le coordinateur des subventions, assurer la liaison avec les donateurs et les donateurs potentiels, ainsi qu’avec les autres partenaires opérationnels, notamment en participant à des réunions et en représentant l’IRC et ses intérêts en entretenant des relations positives et constructives.
- En coordination avec les collègues concernés, répondre aux demandes d’information des donateurs sur la conformité et répondre aux questions de conformité des donateurs, le cas échéant.
- S’assurer que les membres du personnel concernés sont au courant de toutes les communications des donateurs, des changements de réglementation et des réunions ou événements.
- Soutenir le développement des mises à jour/communications du programme pour une diffusion externe.
- Faciliter et participer aux visites et/ou aux réunions des donateurs.
Exigences du poste :
- Bachelor ou Diplôme équivalent en affaires internationales, développement, économie politique internationale ou autre sujet pertinent.
- 2 à 3 ans de travail dans la gestion des subventions et le développement/la conception de propositions et d’activités.
- Connaissance des règlements de conformité des donateurs (BHA, USAID, ECHO, DG INTPA, etc.)
- Expérience antérieure réussie dans l’élaboration de projets et de rapports aux donateurs.
- Bon communicateur avec de fortes capacités d’organisation, de gestion du temps et d’analyse.
- Maîtrise de l’anglais, parlé et écrit
- Solides compétences en matière de rédaction et d’édition, avec un grand souci du détail.
- Souci du détail avéré, capacité à suivre les procédures mais aussi à faire preuve d’initiative, à respecter les délais et à travailler de manière indépendante et en collaboration avec les membres de l’équipe.
- Flexibilité pour s’adapter aux exigences et aux circonstances changeantes
- Capacité à jongler avec des priorités concurrentes, à respecter les délais et à travailler sous pression dans un environnement peu sûr.
- Aptitude à s’adapter à un contexte différent en ce qui concerne la sécurité, la culture, le climat ou les questions de santé
- Volonté de voyager
- Engagement envers les droits des femmes et la vision, la mission et les valeurs de l’IRC, y compris la sensibilité aux contextes culturels.
- Connaissance préalable des donateurs et bonne compréhension de la mise en œuvre et de la gestion des diverses exigences de conformité des donateurs dans le contexte du partenariat.
- Capacité à travailler avec des priorités concurrentes, à respecter des délais exigeants et à travailler sous pression.
- Une expérience de l’IRC est un atout.
Environnement de travail :
Le/la Responsable des subventions sera basé (e) à Bamako (niveau de sécurité 3 : orange) ; avec un environnement de travail standard (bonne connexion internet, climatisation, etc.)
Le/la Responsable des subventions vivra dans une maison partagée sur la base de vie du terrain. Il s’agit d’un poste non-accompagné.
L’IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et principes décrits dans le document IRC Way – Standards for Professional Conduct. Ces valeurs sont l’intégrité, l’égalité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et met en œuvre des politiques de protection des bénéficiaires contre l’exploitation et la maltraitance, de protection de l’enfance, de lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, d’intégrité fiscale et de lutte contre les représailles.
L’IRC est un employeur qui respecte l’égalité des chances et considère tous les candidats sur la base du mérite, sans tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de la nationalité, de la religion, de l’orientation sexuelle, de l’âge, de l’état civil, de l’ancienneté ou du handicap.