La Direction de la communication et de la collecte financière est en charge de la visibilité et participe au développement des ressources au travers des supports papiers, comme digitaux du Secours Populaire français (SPF) ou existants à l’extérieur. Elle produit les supports mutualisés nécessaires aux appels aux dons. Elle assure et anime l’utilisation des moyens dématérialisés de communication et d’appel aux dons. Dans ces domaines, elle accompagne les fédérations. Elle anime le réseau national de correspondants communication bénévoles intervenant dans les supports nationaux. Elle assure la veille et la gestion documentaire et la mémoire patrimoniale de l’association.

Au sein de la direction de la communication et de la collecte financière, le service du centre de documentation a pour missions principales :

• La mise à disposition à l’ensemble des membres de l’association des ressources documentaires extérieures utiles à leur travail. Pour cela il collecte, traite et diffuse une information pertinente liée à l’activité de l’association, en lien avec l’actualité nationale et internationale via les vecteurs de diffusion suivants :
  •  La bibliothèque qui rassemble des ouvrages de références sur les sujets qui intéressent le SPF : association, bénévolat, financement, sociologie, communication, solidarité, population, ESS, etc. Des revues spécialisées, la presse nationale quotidienne (son catalogue numérique est disponible dans l’Intranet du SPF) ;
  •  Les veilles documentaires qui permettent la diffusion d’informations émanant d’organisations, structures et/ou publications extérieures au SPF selon une typologie de thématiques définies avec les publics. Celles-ci sont transmises par mail aux personnes inscrites afin qu’ils/elles disposent d’une information régulière, pertinente, contrôlée et variée sur les sujets qui les intéressent.
• Il supervise la qualité de la base des documents internes de référence de l’association et il gère la banque d’images du SPF en mettant à disposition photos, vidéos et fichiers audio commandés et/ou réalisés par l’association afin d’illustrer ses activités.

Dans les périmètres de ces deux missions, le centre de documentation répond à toute demande d’information, propose des produits documentaires adaptés et accompagne les publics dans leur recherche. Les expertises du centre de documentation sont la gestion documentaire et la gestion des bases des données.

Poste

• Missions et activités

Au sein d’une équipe plurielle composée de salarié(e)s et de bénévoles et sous l’autorité de la responsable de service, le/la documentaliste a pour missions :

• Documentation
  •  La prise en charge du suivi des achats, des renouvellements d’abonnements, la facturation ;
  •  Le suivi et mise à jour des documents du catalogue du centre de documentation : pertinences des ouvrages proposés, intégration des documents numériques pertinents sur les thématiques intéressant le SPF, désherbage ;
  •  Le développement des bibliographies thématiques, la création de produits documentaires thématiques sur les prestations et aides sociales ;
  •  La mise en place de l’articulation organisationnelle et technique du fonds documentaire et des résultats de veille par :

1. La mise en place un nouvel outil de capitalisation et de diffusion de la veille documentaire via le logiciel JLB-NET ;
2. La mise en place d’envois automatiques des nouveautés acquises ;
3. Le nettoyage de la base documentaire destinée à recevoir le contenu des veilles documentaires ;
4. L’appui à l’intégration de la base documentaire dans l’Intranet de l’association.

•  La participation à la réalisation des bilans annuels ;
•  La participation au suivi de l’Espace documentaire de référence, documents interne à l’association dans l’Intranet : contrôle de saisies collaboratives, soutien aux contributeurs et suivi des statistiques.

Gestion de la banque d’images

•  Le suivi des productions de photos/vidéos (reportages) produits au SPF en lien avec les services communication ;
•  L’intégration des images dans le logiciel : légender et classer les photos/vidéos ;
•  Le travail de reprise sur le fond iconographique des années précédentes en lien avec l’archiviste ;
•  L’identification et résolution des bugs en lien avec le support du prestataire (Keepeek) ;
•  La participation aux réflexions sur les évolutions du logiciel.

Compétences et savoirs faire opérationnels

• Très bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles ;
• Sens de l’organisation et gestion des priorités ;
• Capacité d’analyse, de synthèse facilitant l’aide à la décision ;
• Conception et mise en œuvre de procédures de gestion documentaire ;
• Identification de nouveaux besoins et proposition d’offres complémentaires ou subsidiaires ;
• Faire la part entre les informations confidentielles et celles qui sont diffusables ;
• Maitrise du pack office et des outils internet ;
• Savoir écouter et reformuler les demandes, comprendre ses interlocuteurs et prendre en compte leurs attentes.

Connaissances

• Droit de l’information ;
• Langages documentaires ;
• Outil de gestion documentaire ;
• Connaissance de l’environnement associatif et ses caractéristiques.