Le Programme Alimentaire Mondial recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) (Maison d’hôtes), Kananga, RDC
TITRE DU POSTE : Assistant administratif/ Assistante administrative (Maison d’hôtes)
TYPE DE CONTRAT : Contrat de service
GRADE : SC5
LIEU D’AFFECTATION (Ville, Pays) : Kananga, République Démocratique du Congo
DUREE : 12 mois (avec possibilité d’extension)
NOMBRE DE POSTE : 1
Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap physique ou mental.
Les candidates féminines qualifiées sont encouragées à postuler.
Voici une occasion pour un poste passionnant et stimulant au sein d’une équipe multiculturelle et interdisciplinaire sur un sujet pertinent.
A PROPOS DU PAM :
Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro dans nos vies. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
CONTEXTE ADMINISTRATIF :
Le poste est à pourvoir dans le bureau de zone du PAM à Kananga.
Le/la titulaire relève du Chargé de l’administration et des finances du bureau de Kananga ou de son ou sa suppléant(e). Il/elle doit obtenir des résultats sous une supervision minimale et peut être amené à diriger une équipe ou à superviser le personnel et des sous-traitants extérieurs et à leur donner des indications sur les services à fournir pour la satisfaction des locataires.
On attend du titulaire à ce niveau qu’il fasse preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie et objectivité à des questions et gérer des imprévus alors qu’il/elle ne dispose que d’orientations générales.
OBJECTIFS ATTACHES AU POSTE :
Superviser/Coordonner des services spécialisés afin d’assurer la gestion efficiente de la maison d’hôtes tout en privilégiant la satisfaction des locataires.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :
L’assistant administratif/ assistante administrative (Maison d’hôtes) assumera les responsabilités générales suivantes :
- Recevoir et approuver les demandes de réservations via le Humanitarian Booking Hub ;
- S’assurer que tous les services sont en place pour offrir bien-être et confort aux invités ;
- Répondre aux besoins des locataires ;
- Promouvoir, coacher et gérer les relations avec les locataires pour s’assurer que toutes les normes et procédures d’exploitation sont en place et suivies ;
- Examiner le journal des activités, attribuer les tâches de manière appropriée et mettre en œuvre un calendrier de contrôle quotidiennement ;
- Gérer et superviser entièrement le personnel du complexe ainsi que les travaux entrepris par les fournisseurs/fournisseurs locaux ;
- S’assurer que les frais de loyer, le dépôt de garantie et les autres dettes sont perçus mensuellement ;
- Participer à l’évaluation des travaux nécessaires d’installation/de réparation, comparer les prix des matériaux et contribuer à la planification de travaux futurs d’entretien préventif, afin d’aider à fournir des services de qualité ;
- Faire le suivi avec les fournisseurs et s’assurer que les services requis sont correctement rendus conformément au contrat (nettoyage, désinsectisation, jardinage, restauration, etc.) ;
- Maintenir l’archivage des documents composés tels que : factures de services publics, contrats de location, contrats, paiement, dépôt de garantie, inventaire des maisons, registre des conditions de propriété, plaintes des résidents, etc. ;
- Participer à l’évaluation de la satisfaction des locataires et mettre en œuvre les recommandations.
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES ;:
| Formation: | · Diplôme de fin d’études secondaires (BACC ou « GCE A level »). |
| Experience souhaitée: | · Au moins 05 années d’expérience avérée, dans des postes administratifs et ou financiers, avec une expérience confirmée dans l’assistance administrative, la gestion d’hôtels ou de maisons d’hôtes et autres domaines connexes. |
| Connaissances et compétences:
| · Aptitude à superviser/coordonner une équipe de sous-traitance pour inspecter, diagnostiquer des problèmes et résoudre les dysfonctionnements rapidement.
· Aptitude à mener plusieurs tâches en parallèle, et à répondre simultanément et promptement aux exigences d’une clientèle diversifiée. · Aptitude à tenir des registres exacts et précis. · Sens élevé des responsabilités et ponctualité. · Disponibilité, honnêteté et intégrité. · Aptitude à communiquer clairement tant oralement que par écrit et répondre aux exigences de gestion d’une clientèle diversifiée. · Aptitude à travailler de façon autonome et efficacement avec des personnes de nationalités et de cultures différentes. · Aptitude à travailler en équipe et à assurer la supervision technique des travaux. · Une très bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet, etc.) |
| Connaissances linguistiques: | · La maîtrise de la langue française aussi bien parlée qu’écrite.
· Une certaine aisance en Anglais est souhaitée. |
DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES : 22 mars 2022
Ref.: VA 159385
Veuillez noter que les seuls documents que vous devez soumettre en ce moment sont votre CV et votre lettre de motivation. Des documents supplémentaires tels que des passeports, des lettres de recommandation, des certificats universitaires, etc. peuvent potentiellement être demandés à l’avenir.
Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à offrir un environnement de travail inclusif exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.
Aucune nomination en vertu d’un contrat quelconque ne sera offerte aux membres du Comité consultatif des Nations Unies sur les questions administratives et budgétaires (ACABQ), de la Commission internationale de la fonction publique (ICSC), du Comité des finances de la FAO, de l’auditeur externe du PAM, du Comité de vérification du PAM, de l’Unité conjointe d’inspection (JIU) et d’autres organismes similaires au sein du système des Nations Unies ayan