Le PNUD recrute(e) Associé(e) aux Finances, Ouagadougou, Burkina Faso
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tout(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.
Guidé par l’Operations Manager, et directement supervisé par l’Analyste Financier, l’Associé (e) aux Finances assure l’exécution effective des services et processus financiers dans le bureau pays (CO) et l’utilisation transparente des ressources financières. L’Associé(e) aux Finances promeut une éthique de services axée sur la satisfaction du client en conformité avec les règles et règlements et procédures du PNUD.
L’Associé aux Finances collabore étroitement avec les autres membres du personnel de l’Unité des Finances, avec le personnel des opérations, programme et des projets dans le bureau pays (CO) et avec le personnel du siège du PNUD pour la résolution de problèmes relatifs aux finances et le partage de l’information.
Fonctions et responsabilités
1.) Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, adapte les processus et procédures, visant à atteindre les résultats suivants :
- Conformité totale des activités financières, des systèmes d’enregistrement, de préparation de rapports financiers ainsi que du suivi des audits avec les règles et règlements, politiques et stratégies des Nations Unies et du PNUD ;
- Mise en œuvre du contrôle interne et efficace ;
- Développement de processus opérationnels financiers dans le CO et élaboration du contenu de Procédures Opérationnelles Standards dans le domaine des finances, en consultation avec le superviseur et la direction du bureau ;
- Préparation d’accords sur le partage des coûts et les « trust fonds », suivi des contributions dans le cadre des efforts du bureau pour la mobilisation des ressources.
2.) Assure la gestion des budgets et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts visant à atteindre les résultats suivants :
- Préparation et modification des budgets administratifs du PNUD, suivi avec le Siège sur les limites de dépenses autorisées (ASL) pour les projets administratifs ;
- Présentation d’information pour la planification et le statut des ressources financières du CO ;
- Envoi du budget de projet au KK, si autorisé par la direction du bureau (cela peut être fait seulement sur la base de document de projets et budgets de projets signés) ;
- Préparation dans les temps des factures pour recouvrement de coûts pour services fournis par le PNUD, mise en place d’un système de suivi des revenus et suivi du recouvrement des coûts.
3.) Apporte un appui comptable et administratif à l’Unité des Finances et effectue les fonctions liées au paiement des salaires au niveau global, visant à atteindre les résultats suivants :
- Contrôle approprié des documents justificatifs pour les paiements et rapports financiers pour les projets sous exécution nationale NEX ;
- Exécution du cycle de paiement ;
- Appui à l’exécution et mise en œuvre nationales (budgets, audits, formations) ;
- Paiements effectifs pour le compte d’autres agences (comme assignés par le superviseur) ;
- Maintien des rapports financiers pour le PNUD, autres agences des NUs, les homologues du gouvernement/nationaux comme assignés sous sa responsabilité ;
- Exécution du Cycle de Paiement ;
- Préparation de tous les AP/JV et GL/JE comme requis pour tout type de correction/transaction ;
- Maintien du système de contrôle des dépenses internes pour assurer que les bordereaux sont correctement complétés de manière contradictoire, les transactions sont correctement enregistrées et postées dans Quantum, les salaires dûment préparés et payés, les demandes de remboursement pour voyage (MPOs) et autres droits dûment payés ;
- Clôture des comptes dans les temps ;
- Correction dans les temps des bordereaux non postés, y compris les bordereaux comportant des erreurs de vérification budgétaire, des exceptions de concordance, des bordereaux non approuvés. Réponse dans les temps aux requêtes du Siège pour résoudre des problèmes de données financières ;
- Maintien des comptes débiteurs (AR) pour les projets du programme du PNUD et suivi avec les partenaires sur les contributions, création de dépôts dans Quantum et l’exécution de leur application sur les postes AR en cours. En l’absence de l’Associé aux Finances- trésorier ;
- Exécution dans Quantum des paiements de salaires au niveau global, y inclus le paiement des salaires pour les National Personnel Service Agreement (NPSA)et les International Personnel Service Agreement (IPSA) ;
- Préparation des rapports mensuels pour les agences ;
- Conseils au personnel international, experts et consultants sur les bénéfices, avances sur salaires et autres questions liées aux finances.
4.) En sa qualité de suppléant à l’Associé aux Finances-Trésorier, assure la gestion adéquate de la trésorerie, visant à atteindre les résultats suivants :
- Revue dans les temps de la situation de la trésorerie pour les comptes locaux afin d’assurer la disponibilité de fonds suffisants pour couvrir les décaissements ;
- Identification et enregistrement dans les délais des reçus pour l’application des revenus ;
- Revue quotidienne des comptes bancaires à zéro-balance dans Quantum pour contrôler le niveau des avances ;
- Identification et enregistrement des contributions ;
- Initialisation des transactions et des oppositions aux paiements sur les systèmes bancaires ebanking ;
- Préparation et soumission au Trésorier du rapport mensuel sur le taux de change ;
- Préparation adéquate dans les temps des réconciliations bancaires ;
- Suppléant de l’Associé(e) aux Finances (Trésorier) pour la préparation dans les temps des prévisions mensuelles en trésorerie pour le Chargé des Opérations, le/la titulaire du poste contacte les Agences des Nations Unies pour obtenir l’estimation de leurs besoins en trésorerie ;
- Initiation dans Quantum des transferts bancaires et deals.
5.) Assure le partage et le renforcement des connaissances dans le bureau visant à atteindre les résultats suivants
- Organisation de formations dans le domaine des finances pour le personnel des opérations/projets ;
- Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le domaine des finances ;
- Contributions de qualité aux réseaux de connaissances et aux communautés des pratiques.
Compétences
Compétences de base :
Obtenir des résultats :
NIVEAU 1 : Planifie et contrôle son propre travail, fait attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.
Penser de manière innovante :
NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations
Apprendre en permanence
NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d’information
S’adapter avec agilité
NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agir avec détermination NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable d’agir calmement face à l’adversité, est confiant
S’engager et s’associer
NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives
Favoriser la diversité et l’inclusion
NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination
Compétences transversales et techniques :
Conseil et orientation en matière d’éthique : Capacité à analyser rapidement des faits complexes et à fournir des conseils et des orientations complets, sensibles et confidentiels en matière d’éthique.
Juridique Gestion des relations avec les clients : La capacité d’interagir avec différents niveaux de gestion et à travers différentes agences et bureaux pour obtenir des informations, développer des approches juridiques et résoudre des problèmes, cette compétence comprend la liaison avec les homologues et la détermination de la meilleure séquence dans laquelle poursuivre une question, lorsque l’information, en particulier pour le PNUD, peut être à travers différentes agences indépendantes de l’ONU.
Finances :
Comptabilité (générale) : Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, réglementations, politiques et tendances en matière de comptabilité, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.
Banque et gestion de trésorerie : Capacité à collecter, manipuler et gérer les liquidités, ce qui implique d’évaluer la liquidité du marché, les flux de trésorerie et les investissements.
Gestion budgétaire : Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, à établir et à gérer les budgets de l’équipe.
Gestion des contributions : Capacité à recevoir, enregistrer, rapporter et gérer les contributions reçues.
Planification financière et budgétisation : capacité à créer et à gérer des processus permettant d’atteindre les objectifs financiers à long et à court terme du PNUD, notamment par la planification, la budgétisation, les prévisions, l’analyse et l’établissement de rapports.
Compétences et expérience requises
- Enseignement secondaire, avec une certification spécialisée en comptabilité et en finance ;
- Un diplôme universitaire en finance, en commerce ou en administration publique est souhaitable, mais n’est pas obligatoire ;
- Les comptables partiellement qualifiés d’un institut de comptabilité internationalement reconnu auront un net avantage.
- Six (06) ans d’expériences (diplôme secondaire) ou trois (03) d’expériences (diplôme universitaire) dans le domaine de la finance et de la comptabilité, avec des responsabilités croissantes, sont exigés ;
- Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des tableurs et des bases de données, expérience de l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web et de systèmes financiers ERP, de préférence PeopleSoft ;
- Une connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise ;
- Maitrise du français et de la langue nationale du pays ;
- Connaissance de l’anglais sera considérée comme un atout.
