Le PNUD recrute un(e) Associé(e) administratif(ve) et financier(ère), Niamey, Niger

Contexte

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

1. Office/Unit/Project Description

Le Programme de Renforcement du Système Pénitentiaire du Niger (PRESPEN), couvrant la période 2022-2026 sera mis en œuvre par le PNUD et vise à soutenir le Niger dans la mise en œuvre de la réforme pénitentiaire et à assurer la mise en conformité de ses établissements pénitentiaires (EP) avec les standards internationaux pour le traitement des détenus (Règles Mandela). Il met en œuvre une approche intégrée prenant en compte plusieurs leviers d’amélioration des conditions d’incarcération et de réinsertion dans la société, a deux objectifs principaux :
1) l’amélioration des conditions de détention, grâce à la réhabilitation et l’aménagement des EP, l’amélioration de l’offre de services sanitaires, le renforcement des mécanismes de contrôle interne et de suivi externe des conditions de détention des EP et l’équipement et la formation des personnels.

2) l’appui à la réinsertion socio-professionnelle des personnes détenues, par la disponibilité de terrains agricoles et d’ateliers, la conduite de cours et de formations certifiantes adaptées, la mise en place de comités de gestion des activités pénitentiaires, le développement de services sociaux, la mise à disposition de suivi post-carcéral, et la sensibilisation de la société.

Il s’inscrit pleinement dans la Politique Pénitentiaire et de Réinsertion (PPR) 2020 du ministère de la Justice et son Plan d’action 2020-2024, en particulier l’axe 2 (humanisation des conditions de détention) et l’axe 3 (réinsertion sociale et productivité des détenus).

1. Scope of Work

Sous la direction du CTP du PRESPEN et la supervision directe de l’analyste financier, l’Associé Administratif et financier apportera une assistance technique et opérationnelle à la gestion opérationnelle du projet, en appliquant les procédures et normes du PNUD afin de garantir les principes du PNUD en matière de gestion financière et administrative. Il doit orienter ses actions sur l’atteinte des résultats fixés par le projet.  Les fonctions et responsabilités seront les suivantes :

1.Fournir une assistance à la gestion de projet en soutenant les processus administratifs et opérationnels en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Contribuer de manière proactive à la mise en œuvre quotidienne du projet et assurer la conformité avec les résultats attendus et les plans de travail du projet ;
• Soutenir l’équipe du projet dans la préparation des plans de travail annuels ;
• Assurer la conformité avec les cadres de procédures, y compris en apprenant et en appliquant les politiques et procédures des programmes et opérations du PNUD (POPP), et en conformité avec l’approche du PRESPEN ;
• Préparer des documents d’information pertinents à utiliser dans les réunions, discussions et les séances d’information ;
• Rédiger les procès-verbaux des réunions ;
• Aider à la prise de rendez-vous, à l’organisation de réunions et d’événements, à la rédaction de procès-verbaux de réunions et à la rédaction de la correspondance demandée par le responsable du PRESPEN ;
• Assurer le suivi des actions urgentes et des dossiers et s’assurer que les rapports statutaires ainsi que l’inventaire sont soumis à temps ;
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers du PRESPEN

2.Assurer le contrôle adéquat des biens acquis dans le cadre du projet et veiller à l’organisation des services logistiques en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

• Préparation des rapports d’inventaire ;
• Mise en œuvre du contrôle de l’inventaire et de la vérification physique dans le cadre du projet.
• Apporter un appui efficace pour l’organisation des déplacements et des missions de l’équipe, selon les besoins, en veillant à la bonne utilisation des ressources du PNUD ;
• Organisation des voyages, y compris l’achat des billets, le calcul de l’indemnité journalière de subsistance, la préparation des bons de commande, l’organisation des expéditions, l’entretien des véhicules, l’organisation des conférences ;
• Appuyer les membres de l’équipe pour assurer le paiement des DSA.

3.Assurer la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière, adapter les processus et les procédures en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Veiller au respect des règles et règlements des processus financiers, des dossiers et rapports financiers et du suivi des audits conformément au cadre de contrôle interne  ;
• Contrôle approprié des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers pour les FACE ; préparation de tous les types de bons ; Cycle de paiement et exécution des paiements.
• Préparation des accords de partage des coûts et de fonds d’affectation spéciale, suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources en CO ;
• Compiler et vérifier les données budgétaires et comptables en effectuant des recherches dans les dossiers, en calculant les coûts et en estimant les dépenses prévues ;
• Préparer des rapports sur la situation financière, des rapports d’avancement et d’autres rapports conformément aux exigences du PNUD en matière d’établissement de rapports ;
• Préparer les rapports financiers et les documents selon les formats spécifiés, les projets, les plans de programme et les documents de référence généraux, ainsi que les tâches administratives/financières générales ou spécialisées liées au projet qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné.

4.Contribuer à la facilitation de l’acquisition et du partage des connaissances au sein du projet en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Organisation de formations pour le personnel des opérations/projets sur l’administration, la logistique et les finances ;
• Synthèse des leçons apprises et des pratiques exemplaires en matière de gestion administrative et financière ;
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Impact des resultats:

Les principaux résultats ont un impact sur l’exécution globale des services  administratifs et financiers du PREPEN  et le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. L’analyse et la présentation précises de l’information administratives et financière assurent des processus appropriés dans le CO.

1. Institutional Arrangement

IL/Elle est placé(e) sous la supervision du CTP et la supervision directe du chargé des finances.

1. Compétences

   Le cœur de l’entreprise

   Obtenir des résultats :
   NIVEAU 1 : Planifie et contrôle son propre travail, fait attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.

   Penser de manière innovante :
   NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations

   Apprendre en permanence :
   NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d’information

   S’adapter avec agilité :
   NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible

   Agir avec détermination :
   NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable d’agir calmement face à l’adversité, est confiant

   S’engager et s’associer :
   NIVEAU 1 : fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives

   Favoriser la diversité et l’inclusion :
   NIVEAU 1 : Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, fait face à la discrimination

   Compétences transversales et techniques

   Finances
   Gestion du budget
   Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, à établir et à gérer les budgets des équipes.

   Administration et opérations
   Gestion des événements (y compris les retraites, les formations et les réunions)
   Capacité à gérer des événements, y compris l’identification des lieux, l’hébergement, la logistique, la restauration, le transport, les décaissements, etc.

   Gestion d’entreprise
   Gestion de projets
   Capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs spécifiques.

   Gestion axée sur les résultats
   Capacité à gérer des programmes et des projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et en démontrant les résultats.

   Administration et opérations
   Gestion des documents et des dossiers
   Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; registre et politique de conservation, y compris le stockage et l’archivage.

Minimum Qualifications of the Successful NPSA

Min. Education requirements

• Avoir un diplôme d’Etude secondaire ou un diplôme universitaire en gestion administrative, gestion financière, gestion des projets, comptabilité contrôle ou audit ou tout autre domaine connexe.

Min. years of relevant work experience

• Avoir au minimum 7 ans d’expérience avec des études sécondaires ou 4 ans d’expérience avec un diplôme universitaire dans les domaines de l’appui administratrif et financier aux projets de développement

Required  skills       

• Avoir une expérience antérieure avec le PNUD , le SNU ou des ONG international ;
• Avoir de l’expérience dans l’assistance à la gestion de projets en soutenant les processus administratifs et opérationnels sera un avantage ;
• Expérience dans l’assistance à la gestion des biens et à l’appui logistique sera considéré comme un atout ;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler en équipe, bonnes relations interpersonnelles, attitude flexible, capacité à travailler sous pression
• Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière indépendante et au sein d’une équipe ;
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des feuilles de calcul et de bases de données, expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web et de finances ERP, de préférence PeopleSoft.

Required Language(s)            

• Maîtrise du Français écrit et parlé est exigée
• Connaissance de l’anglais est souhaitée.

Mentions légales

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d’œuvre

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

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