Le PNUD recrute un(e) associé(e) administratif(ve) et financière NPSA6, Abidjan, Côte d’Ivoire
Contexte :
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes selectectionnes /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.
Bureau/Unité/Description du projet :
La prolifération et la circulation illicite des armes légères et de petit calibre (ALPC) constitue une grave menace pour la paix et la sécurité en Afrique de l’Ouest, comme en témoignent les différents conflits qu’ont connu la majeure partie des pays de la sous-région et une recrudescence de la criminalité transfrontalière dans les États membres de la CEDEAO.
Pour adresser cette question, le Ministère des Affaires Etrangères Allemand finance un projet pilote sur la gestion et le contrôle des ALPC d’une part, et d’autre part sur l’engagement des communautés et des autorités frontalières de Côte d’Ivoire, du Ghana et du Burkina Faso à lutter contre le trafic illicite des armes.
Ce projet qui est mis en œuvre par les Commissions Nationales de lutte contre la prolifération et circulation illicites des ALPC des pays cibles, en étroite collaboration avec le PNUD, vise à contrôler le flux des armes aux frontières, prévenir les conflits communautaires et engager les populations aux désarmements communautaires.
Le projet « Engagement à la frontière pour le trafic illicite d’armes légères et de petit calibre / Réponse de l’Afrique de l’Ouest au trafic et au Crime organisé » permet de sensibiliser les communautés sur les risques liés à la prolifération des armes légères et de petit calibre ; de renforcer les capacités des Institutions de sécurité et des communautés et, au-delà, encourager la remise volontaire des armes illégalement détenues en échange de projets de développement à base communautaire.
Dans cette perspective, le PNUD bénéficie d’une allocation de ressources du Gouvernement Allemand en vue d’accompagner les Gouvernements de Côte d’Ivoire, Ghana et Burkina Faso à travers les Commissions Nationales de Lutte contre la Prolifération des ALPC du Ministère de la Sécurité et la Protection civile pour la mise en œuvre du projet de sécurisation de frontières Côte d’Ivoire , Burkina et Ghana qui constitue une contribution à la réponse au défi de la gouvernance de sécurité de lutte contre le trafic illicites des ALPC.
Les présents termes de références visent à décrire les modalités pratiques de recrutement de l’Assistant administratif et financier.
Fonctions / Résultats Attendus :
1. Assurer la gestion et la mise en œuvre de stratégies opérationnelles et adaptation aux processus et procédures afin d’atteindre les résultats suivants :
- Respect des procédures, règles et politiques du PNUD dans la mise en œuvre des activités financières, système d’enregistrement financier et comptable et suivi des recommandations d’audit, mise en œuvre du contrôle interne efficace, d’un bon fonctionnement d’un système de gestion financière axée sur la clientèle ;
- Mise en œuvre des accords de partage de coûts et fonds d’affectations, élaboration des conditions de contributions à l’effort de mobilisation de ressources du projet ;
- Elaboration de propositions et mise en œuvre des stratégies de réductions de coûts en consultation avec toute l’équipe.
2. Assurer la gestion budgétaire des projets et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts afin d’obtenir les résultats suivants :
- Préparation des révisions budgétaires du projet ;
- Mise en œuvre d’un mécanisme de contrôle du projet à travers le suivi budgétaire, la modification et la préparation budgétaire ;
- Préparation de l’exercice de planification des ressources financières ;
- Elaboration de rapports périodiques sur la situation des ressources ;
- En étroite collaboration avec les unités de Gestion et d’Appui au Programme et Finances du PNUD, effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;
- Appui au reporting annuel du projet.
3. Assurer l’appui administratif et financier au projet afin d’atteindre les résultats suivants :
- Saisie des réquisitions et des requêtes de paiements de l’unité dans ATLAS ;
- Réalisation des paiements dans ATLAS des prestations liées à la mise en œuvre du projet ;
- Appui à l’organisation des activités, séminaires, ateliers, retraites et voyages liées au projet ;
- En étroite collaboration avec le PMSU et l’Unité Finances du PNUD, effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;
- Assurer la tenue et le classement des archives du projet ;
- Participer à la rédaction des différents rapports des projets en transmettant régulièrement le point des activités réalisées et les suggestions utiles ;
- Aider au suivi des dossiers.
4. Partage du savoir et renforcement de la connaissance du projet afin d’atteindre les résultats suivants :
- Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le domaine des finances liées à la gestion de programme ;
- Contributions pertinentes aux réseaux de savoir et communautés de pratique.
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués et sous la supervision du coordinateur régional/chef d’équipe.
- Arrangement Institutionnel :
Sous la supervision générale du coordinateur régional/chef d’équipe et la supervision directe du Coordonnateur National du Programme , le/la titulaire du poste fournira principalement un soutien administratif et financier dans la mise en œuvre des activités du projet sur les armes légères du projet du ministère fédéral allemand d fines Affaires étrangères (GFFO) et du projet OCWART (Organized Crime West Africa Response to Trafficking) et d’autres projets d’intervention sur les armes légères en Côte d’Ivoire Il/elle fournira également un soutien administratif et de coordination dans la gestion du projet.
Qualifications requises :
Formation : Être titulaire au minimum d’un DUT ou BTS en Finances et Comptabilité ou diplôme équivalent.
Expérience :
- Au moins 6 années d’expérience en finances et dans la gestion des programmes au sein d’entreprise privée, d’organisation non gouvernementale nationale/internationale ou d’organisations internationales ;
- Une expérience professionnelle récente en cours serait considérée comme un avantage certain ;
- Expérience avérée dans l’usage avancée d’Excel et autres feuilles de calculs, des autres logiciels bureautiques (MS Word, Powerpoint, Outlook, etc.) ;
- Connaissance avancée progiciel de gestion intégrée tels que l’ERP People Softnet (ATLAS) serait considéré comme un avantage certain.
Aptitudes et compétences requises :
- Responsabilité ;
- Adaptabilité et flexibilité ;
- Engagement envers l’apprentissage continu ;
- Communication ;
- Intégrité ;
- Planification et organisation ;
- Professionnalisme ;
- Respect de la diversité ;
- Travail en équipe.
Aptitudes et compétences supplémentaires souhaitées
Compétences fonctionnelles
- Administration et financière ;
- Capacité à fournir un soutien administratif et à assurer des fonctions de financière efficaces pour le projet ;
- Gestion axée sur les résultats ;
- Capacité à gérer des programmes et des projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et les résultats démontrables ;
- Gestion de projet ;
- Capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques ;
- Gestion de portefeuille ;
- Capacité à sélectionner, hiérarchiser et contrôler les programmes et projets de l’organisation, conformément à ses objectifs stratégiques et à sa capacité ; capacité à équilibrer la mise en œuvre d’initiatives de changement et le maintien du statu quo, tout en optimisant le retour sur investissement.
Langues requises : Excellent niveau en Français et une bonne connaissance de l’Anglais.
Professional Certificates : Si nécessaire pour des services spécifiques. Par exemple : ACCA, CIPS, CISCO, etc.
6. Voyage :
- Le PNUD couvrira les frais de voyage de la personne jusqu’au lieu d’affectation, ainsi que son retour à son domicile à la fin de ses services. Les frais de voyage ne sont couverts que si la fonction est exercée physiquement sur le lieu d’affectation, à l’exclusion des dispositions relatives au travail à domicile ;
- Inclure tout voyage officiel prévu dans le cadre de l’exercice des fonctions.
7. Les documents suivants sont exigés aux requérants :
- CV personnel ou P11, indiquant tous les postes occupés dans le passé et leurs principales fonctions sous-jacentes, leurs durées (mois/année), les qualifications, ainsi que les coordonnées (courriel et numéro de téléphone) du candidat, et au moins trois (3) références professionnelles les plus récentes de superviseurs précédents. Les références peuvent également inclure des pairs ;
- Une lettre de motivation (longueur maximale : 1 page) indiquant pourquoi le candidat estime qu’il convient pour le poste ;
- Les managers peuvent demander (ad hoc) tout autre matériel permettant de pré-évaluer la pertinence de leur expérience, tel que des rapports, des présentations, des publications, des campagnes ou autres.
Mentions légales :
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Informations importantes pour les candidats
Ce poste est soumis à un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
Diversité de la main-d’œuvre : Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.
Avertissement de fraude : Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.