Le PNUD recrute un Spécialiste des opérations, Kinshasa, RDC

Background

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.
Sous la supervision de DRR/Opérations, le spécialiste des opérations agit à titre de conseiller et de point focal auprès de la haute direction en matière des Opérations, spécialement dans la gestion de l’Administration Générale.

Le Spécialiste des opérations coordonne les activités quotidiennes de l’unité Administration générale. Il est responsable de la coordination de la gestion stratégique et de la supervision des Services généraux, du Travel et Registry, de la Logistique, des TIC, de la Sécurité, des Services communs et des services administratifs conformément aux règles et règlements du PNUD.

Le Spécialiste des opérations assure la cohérence des services fournis au Bureau pays, aux programmes et projets, aux agences des Nations Unies et aux services communs des Nations Unies.

Il travaille en étroite collaboration avec les unités des Ressources humaines, des Ressources Financières et du Procurement.

Objectifs du poste:

Gestion et planification de l’Unité Administration et Services Communs ;
Coordonner l’orientation stratégique des opérations ;
Assurer une gestion efficace et exacte des ressources financières et administratives du budget de Gestion du Bureau, Services Communs et logistique ;
Assurer la gestion et la supervision prospectives de l’information et de la communication de l’équipe TIC ;
Assurer une organisation et une gestion efficaces et efficientes des services communs ainsi que l’établissement de partenariats avec d’autres agences des Nations Unies ;
Assurer la facilitation de l’acquisition et du partage des connaissances.

 

Duties and Responsibilities

1)    Gestion et planification de l’Unité Administration et Services Communs axées sur l’atteinte des résultats suivants :

•     Coordonner l’élaboration et la mise en œuvre du plan stratégique ;
•     Formuler les plans de travail et superviser le suivi et l’évaluation de l’Unité Administration générale ;
•     Formuler et promouvoir des initiatives de recouvrement et de réduction des coûts ;
•     Assurer un recouvrement efficace des coûts des services fournis aux projets et autres agences des Nations Unies ;
•     Participer aux réunions de l’équipe de gestion ;
•     Soutenir le développement des domaines et des activités qui sont expressément sollicités par le RRA/O

2)    Coordonner l’orientation stratégique des opérations en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants

•     S’assurer de la conformité de l’unité d’Administration et Services Communs aux règles, règlements et politiques de l’ONU/PNUD, établissement des objectifs de gestion et mise en œuvre des stratégies opérationnelles de l’organisation.
•     Fournir des conseils sur les stratégies, les politiques et les plans touchant l’unité d’Administration et Service Communs du bureau pays ainsi que des conseils pratiques, des connaissances et des services d’apprentissage.
•     Établissement des arrangements de collaboration avec des partenaires potentiels et d’un système de gestion des relations avec la clientèle aux fins de mobilisation des ressources et d’ententes de partenariats opérationnels appropriés.
•     Cartographie des processus administratifs du bureau pays et établissement de procédures opérationnelles normalisées internes (SOPs) dans la gestion, des services logistiques, les assets, les services communs et TIC, etc.
•     Renforcement et partage des connaissances en ce qui concerne la gestion de l’unité Administration et Services Communs au sein du Bureau pays, organisation des formations du personnel des opérations, synthèse des enseignements tirés / meilleures pratiques, et contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique du PNUD.

3)    Assurer une gestion efficace et exacte des ressources financières et administratives du budget de Gestion du Bureau, Services Communs et logistique en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

•     Participer à la formulation et au suivi des instruments de planification corporative
•     Planification adéquate, suivi des dépenses et audit des ressources budgétaires administratives conformément aux règles et règlements du PNUD,
•     Exercer la fonction de gestionnaire de niveau 2 dans Atlas et approuver les décaissements en attente en tant que « troisième autorité » (chèques, virements bancaires, TEF).
•     Gestion du système de recouvrement des coûts pour les services fournis par le bureau pays aux projets et autres agences des Nations Unies. Planification, prévision et établissement de rapports précis sur les recettes extrabudgétaires.
•     Membre du panel des signataires de la banque.
•     Gestion adéquate des actifs, des installations et des services logistiques du PNUD.

4)    Assurer la gestion et la supervision prospectives de l’information et de la communication de l’équipe TIC en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :

•     Maintient un environnement d’infrastructure sûr et fiable pour les TIC et planifie adéquatement les catastrophes et les relèvements
•     Utilisation de la fonctionnalité Atlas pour améliorer les résultats opérationnels et les services à la clientèle.
•     Identification des possibilités et des moyens de convertir les processus opérationnels en systèmes basés sur le Web pour résoudre les problèmes d’efficacité et de pleine responsabilisation.
•     Promotion de différents systèmes et applications pour une gestion optimale du contenu, le partage des connaissances, la fourniture d’informations et l’apprentissage, y compris le registre électronique, le système de gestion de bureau basé sur le Web, etc.

5)    Assurer une organisation et une gestion efficaces et efficientes des services communs ainsi que l’établissement de partenariats avec d’autres agences des Nations Unies

•     Élaboration de l’approche stratégique de la mise en œuvre des services communs conformément à la réforme de l’ONU, aux derniers développements dans les services communs et aux meilleures pratiques Elaboration et gestion des budgets des services communs ainsi que la mise en place d’un mécanisme de reporting périodique
•     Participation aux activités des agences des Nations Unies à travers l’OMT en s’assurant que les intérêts et objectifs du PNUD sont pleinement pris en compte
•     Mettre en place des arrangements opérationnels entre le PNUD et les autres agences des Nations Unies
•     Gestion quotidienne du compound

6)    Assure la facilitation de l’acquisition et du partage des connaissances au sein du CO en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

•        Organisation de formations pour le personnel des opérations / projets sur les opérations.
•     Synthèse des leçons apprises et des pratiques exemplaires en matière d’opérations
•     Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique

Supervisory/Managerial Responsibilities: Supervise les équipes de l’administration, des services communs et des TIC et gère l’ensemble des opérations y afférentes.

 

Competencies

Atteindre les résultats :
NIVEAU 3 : Définir et aligner des objectifs ambitieux et réalisables pour plusieurs projets, avoir un impact durable

Penser de manière innovante :
NIVEAU 3 : Atténuer de manière proactive les risques potentiels, développer de nouvelles idées pour résoudre des problèmes complexes

Apprendre en continu
NIVEAU 3 : Créer et saisir des opportunités pour élargir les horizons, diversifier les expériences

Adaptez-vous avec agilité
NIVEAU 3 : Initier et défendre le changement de manière proactive, gérer plusieurs demandes concurrentes

Agir avec détermination NIVEAU 3 : Penser au-delà des tâches/obstacles immédiats et prendre des mesures pour obtenir de meilleurs résultats

S’engager et s’associer
NIVEAU 3 : Sens politique, naviguer dans un paysage complexe, défendre la collaboration inter-agences

 Diversité et l’inclusion
NIVEAU 3 : Apprécier les avantages d’une main-d’œuvre diversifiée et défendre l’inclusivité

Gestion des personnes
Les compétences du PNUD en matière de gestion des personnes sont disponibles sur le site dédié.

 

Compétences transversales et techniques

Direction et stratégie de l’entreprise Prise de décision efficace Capacité à prendre des décisions en temps opportun et de manière efficace conformément à son autorité, son domaine d’expertise et ses ressources

Gestion des partenariats Gestion des relations Capacité à s’engager avec un large éventail de partenaires publics et privés, à établir, maintenir et/ou renforcer les relations de travail, la confiance et la compréhension mutuelle

Capacité d’identifier et d’organiser des actions autour de l’atténuation et de la gestion proactive des risques

Direction commerciale et stratégie Négociation et influence Capacité à parvenir à un accord, à persuader les autres, à résoudre les points de divergence, à tirer parti du résultat du dialogue, à négocier des solutions mutuellement acceptables par le biais de compromis et à créer une situation « gagnant-gagnant »

Gestion & Opérations

Gestion d’immeubles, d’installations et d’espaces de bureaux

Connaissance et capacité à faciliter la rénovation et la mise à niveau des bureaux, y compris l’examen de dessins techniques/architecturaux complexes ; négocier des accords techniques pour garantir le plein fonctionnement des infrastructures et des services du bâtiment ; politique et procédure de conception (POPP) pour les locaux et les installations, y compris les normes d’espace ; gérer les locaux et les installations; valider les notes des états financiers sur les données des baux.

Politique et procédures de voyage

Connaissance de la politique et des procédures de voyage ; aptitude à interpréter la politique de voyage, le Règlement du personnel, les
circulaires et règlements financiers et règles sur les questions relatives aux voyages.

Finance

Gestion budgétaire

Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l’élaboration et la gestion des budgets d’équipe

Required Skills and Experience

Education:

Master ou équivalent en administration des affaires, administration publique, finance, économie ou domaine connexe. >

Experience:

Minimum cinq (5) ans d’expérience pertinente au niveau national et international dans la fourniture de services consultatifs en gestion et / ou la gestion du personnel et des systèmes opérationnels et l’établissement de relations entre les organisations internationales et les gouvernements nationaux.
Solide connaissance des ressources budgétaires et de la gestion des ressources humaines, des contrats, des actifs et des achats, des technologies de l’information et de la communication, de l’administration générale.
Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau, expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web.
Une bonne connaissance de l’administration nationale est un atout.

Langues

Parfaite maîtrise du Français écrit et parlé est exigée.
Une bonne connaissance de l’anglais est souhaitée.
Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.

Disclaimer

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

 

Informations importantes pour les candidats

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

 

Diversité de la main-d’œuvre

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.