Le PNUD recrute un Commis au Registry, Bujumbura, Burundi

Sous la supervision du de l’Associé(e) à l’ICT, le Commis au Registry fournit des services fiables de gestion du registre, des pochettes et du courrier afin d’assurer la tenue de dossiers précis et de haute qualité sur les documents et la correspondance entrants et sortants du bureau de pays. Le commis au Registry fait preuve d’une approche axée sur le client, de tact et d’une capacité à travailler avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes.

Le (la) titulaire travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations et des programmes des bureaux de pays, les consultants, les experts, le personnel des Nations Unies et les entités externes afin d’assurer une prestation de services cohérente.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins des entreprises et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’équipes, d’équipes et de projets multidisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

• Mettre en place et maintenir le système de classement du bureau conformément au système mondial de classement du PNUD. Ouvrir les nouveaux dossiers au besoin et éliminer les anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.  Stockez correctement les fichiers pour assurer l’accessibilité et la conservation des documents.
• Fournir des photocopies des documents des dossiers confidentiels du registre, à la demande du personnel ; et aider à la collecte de documents de référence et d’information à partir des dossiers du registre.
• Établir et tenir à jour un système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ainsi que maintenir la circulation et la lecture des dossiers du bureau.
• Préparer la correspondance et les rapports relatifs aux activités du registre.
• Participer à la création et à la maintenance d’un système électronique de registre/archivage en étroite collaboration avec le personnel des TIC. 2.)  Assurer une gestion efficace du courrier au sein du bureau de pays

Assurer une gestion efficace du courrier au sein du bureau de pays

• Recevoir, enregistrer et coder les avis, lettres et autres correspondances entrants et les transmettre au service, à l’unité ou à l’agent approprié.
• Enregistrer et expédier les communications sortantes, y compris les pochettes, et assurer le suivi de la distribution. Préparer le sommaire des formulaires de pièce jointe et les documents nécessaires ; et tenir à jour le fichier des sacs reçus pour s’assurer que tous les sacs sont comptabilisés.
• Maintien d’un classement chronologique des bordereaux d’expédition et tout document relatif à la valise diplomatique
• Mise à jour du tableau des points focaux des courriers sur base de l’organigramme du bureau

Assurer le recouvrement des coûts liés aux opérations de Pouch par le biais d’un calcul au prorata et d’une facturation appropriés des organismes utilisateurs.

• Réception et enregistrement des factures et de tout document relatif aux dépenses diverses à transmettre aux finances;
• Répartition appropriée des coûts par Agence utilisateur du service commun de la valise diplomatique ;
• Approbation du tableau de recouvrement des coûts auprès des Agences et suivi du paiement des contributions des Agences au service commun de la valise diplomatique.
• Réception et expédition des valises diplomatiques en provenance ou à destination de New York et Genève pour différents Agences des NU;
• Mise en place de mécanismes pour la recherche rapide des valises diplomatiques perdues et établissement des rapports de toute perte aux parties intéressées;
• Maintien d`une excellente liaison avec les Agences des Nations Unies concernées;

Compétences

• Obtenir des résultats:    NIVEAU1: Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.
• Pensez de manière innovante;    NIVEAU 1: Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique et apporte des améliorations.
• S’adapter avec agilité:    NIVEAU 1:S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible.
• Agir avec détermination:   NIVEAU1: fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir avec calme face à l’adversité, confiant
• S’engager et s’associer:   NIVEAU1:fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives.
• Favoriser la diversité et l’inclusion:   NIVEAU1:apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, affronte la discrimination

Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences)

• Administration et opérations – Gestion des documents et des dossiers – Gestion globale des documents (matériels ou électroniques); politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage
• Administration et opérations – Gestion du registre et de la correspondance – Capacité à collecter, enregistrer, conserver et livrer le courrier et la pochette du PNUD; capacité à gérer des archives
• Gestion d’entreprise – Satisfaction client/Gestion des clients – Capacité à répondre en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients ; Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service client  ; Recherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients ; Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
• Gestion d’entreprise – Communication – Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par écrit que verbalement; adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public cible   ;   Capacité à gérer les communications internes et externes, via les médias, les réseaux sociaux et d’autres canaux appropriés
• Développement des affaires – Génération de connaissances – Capacité à rechercher et à transformer des informations en connaissances utiles, pertinentes pour le contexte ou répondant à un besoin exprimé

VI. Keywords

• Enregistrement de documents
• Gestion des fichiers
• Gestion du courier

Required Skills and Experience

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