Le PNUD recrute un Commis au registre, Kinshasa, République Démocratique du Congo

I.   Contexte et contexte organisationnel

Sous la direction générale du Responsable des Services Généraux (Operations Analyst) et la Supervision directe de l’Assistant au Registry, le Commis au Registry fournit des services de qualité au sein de la Section Registry du PNUD RDC.

Il démontre une approche axée sur le client, en plus du tact et de sa capacité à travailler avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.

II. Objectif du poste

  • Maintien du système approprié d’enregistrement ?
  • Gestion efficace du courrier et réception des valises diplomatiques.
  • Archivage et destruction régulière des documents éligibles du Bureau-Pays.

III. Principales tâches et responsabilités

1.  Assure la maintenance du système de gestion du courrier en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Maintien du système de classement conformément à la politique du PNUD en matière de rétention des documents ;
  • Ouverture de nouveaux fichiers de classement et élimination des anciens fichiers conformément à la politique de rétention susmentionnée ;
  • Maintenance des archives, en s’assurant que les fichiers sont correctement stockés et accessibles en format papier ou électronique compte tenu des exigences du service et de la politique du PNUD en matière de E-Registry ;
  • Fourniture de copies de documents à partir des fichiers du Registry, comme demandé par le personnel. Aide à la collecte et à la distribution des documents de service auprès des unités des Opérations et du Programme ;
  • Maintien du système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau, utilisant le registre dur et celui électronique ;
  • Préparation des factures de recouvrement des coûts pour les services rendus par le Service Registry aux agences ;
  • Préparation des requêtes de paiement pour le compte du service Registry et leur saisie dans Atlas.

2.  Assure une gestion efficace du courrier en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants:

  • Réception, enregistrement (dur et/ou électronique), codage et transmission des fax entrants, lettres et autres correspondances au département / unité / concerné.
  • Enregistrement et dispatch des courriers sortants (y compris la valise diplomatique) et suivi jusqu’au destinataire final.
  •  Elaboration d’un rapport aux fins de s’assurer que tous les sacs mentionnés dans le cadre d’un envoi réceptionné par le Registry sont au complet, sans perte.

3.  Assure l’Archivage et la destruction régulière des documents éligibles du Bureau-Pays

  • Faire le point régulièrement avec les Unités et les Piliers pour une bonne prise en charge des Archives;
  • Proposer et procéder à la destruction des documents sur une base régulière conformément aux procédures en vigueur

IV. Impact des résultats

Les principaux résultats ont un impact sur l’exécution efficiente des prestations du Bureau avec un accent particulier sur l’opportunité, la rapidité, la précision et la sécurité des transactions.

V. Compétences et expérience requises

Education:

  • Education :   Diplôme d’Etat.
  • Expérience :   Expérience de travail pertinente de 3 ans dans le domaine de l’archivage, gestion des courriers et l’administration courante ou domaines apparentés.
  • Aptitude à travailler avec des progiciels informatiques et de bureautique (MS Word, Excel, etc.)
  • Exigences linguistiques :   Une maîtrise de la langue française est exigée. Une connaissance élémentaire de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.

Expérience, connaissances et compétences

  •  Parfaite maîtrise du français écrit et parlé ;
  •  Une connaissance élémentaire de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.

Démonstration attendue des compétences

Cœur
Atteindre des résultats : NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais

Penser de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations

Apprendre en continu NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires

S’adapter avec agilité NIVEAU 1 : s’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible

Agir avec détermination NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir avec calme face à l’adversité, confiant

S’engager et s’associer NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives

Favoriser la diversité et l’inclusion NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

 

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