Sous la supervision directe du Représentant Résident Adjoint aux opérations (RRA /O), l’Associé(e) aux Opérations assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau (RRA /O), avec une totale confidentialité dans tous les aspects de la mission, le maintien de procédures de protocole, gestion des flux d’information, du calendrier et de suivi sur les délais et les engagements pris.

Il/Elle appuiera le DPA/O dans la mise en œuvre de toutes les enquêtes organisationnelles requises.

L’Assistant (e) aux Opérations collabore étroitement avec les équipes des Opérations du Programme ; des projets et institutions de l’ONU, afin d’échanger des informations et d’assurer la prestation d’un service de qualité.

Assure un fonctionnement efficace et efficient du bureau du RRA-Opération en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Assure la gestion du calendrier du RRA-Opération, contacts avec les visiteurs de haut niveau, prises de rendez-vous et réunions, établissement de comptes rendus s’il y a lieu ;
• Maintien à jour le site (SharePoint) des Opérations notamment la mise à jour des documents liés au cadre du contrôle interne ; des comptes rendus des réunions des opérations et des mémos/circulaires.
• Assure la surveillance du respect des procédures en termes de protocole ;
• Assure la préparation de documents d’information de haute qualité pour les rendez-vous, réunions et missions du superviseur ;
• Assure la préparation des traductions informelles des circulaires du Siège ou autres pour faciliter la compréhension au niveau local ;
• Assure la gestion des missions et calendrier du RRA/Opérations en cohérence avec les autres calendriers du senior Management Team ;
• Assure la rédaction des correspondances, des directives, des comptes-rendus de réunions, des observations à la signature et sous couvert du RRA-Opération, en assure le suivi en cas de besoin.

Appuyer le Service des Opérations pour un fonctionnement efficace et fluide en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Assure le secrétariat et le suivi des recommandations des réunions de la Division des opérations ;
• Veille au respect des procédures, règles et politiques administratives du PNUD ;
• Veille à la collecte des données et informations pour les diverses activités opérationnelles et assurer leur consolidation ;
• Assure le suivi des plans d’action et rapports d’activités de la Division des opérations ;
• Assure le classement confidentiel des dossiers et d’un do système de gestion documentaire en ligne (SharePoint, One Drive);
• Assure la coordination de la circulation de l’information au sein du bureau et suivi des dossiers auprès des autres unités ;
• Assure la conformité par rapport aux POPP et ICF ainsi que de la qualité des dossiers avant soumission au Directeur des opérations.
• Assure la facilitation de l’échange d’informations entre les Directeurs Opérations des autres agences, le bureau du PNUD et le Bureau de la Coordination ;
• Assure le filtrage des appels entrants et des correspondances ;
• Assure la mise à jour des répertoires et listes du SNU et du Bureau.

Appuyer le RRA-Opération dans la mise en œuvre des enquêtes organisationnelles requises et la coordination des activités de l’OMT, en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Assure la gestion des enquêtes demandées par ICSC au Siège : distribution, suivi, collecte, compilation et analyses des informations et des données pour la réalisation des enquêtes administratives comme le Housing Survey, les DSA, le Place to place Survey, le hardship survey, etc. ;
• Assure la coordination et le suivi des activités et des réunions du groupe OMT et ainsi que l’élaboration des rapports de réunion ;
• Assure l’appui à l’élaboration du budget des services communs –(tel que  Dispensaire, la Sécurité, et autres).

Appui à la gestion administrative des assets et du carburant du bureau en cas de besoin et en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

1. Support à la gestion des actifs en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

• Assiste à l’établissement des procédures de gestion de l’actif du Bureau ;
• Contribue à l’étiquetage de tout meuble ou équipement dès leur réception de chez le fournisseur. Mise à jour des données sur les stocks de biens durables et suivi des mouvements de mobilier ;
• Saisie le cas échéant, les données dans la base de données de gestion de l’actif (ATLAS)/QUANTUM ;
• Assiste à la gestion de la mise à disposition des biens matériels.
• Participe aux inventaires annuels des biens matériels afin d’assurer l’exactitude des inscriptions sur les livres et de localiser les biens. Faciliter l’obtention de l’approbation par les gestionnaires du décompte physique et de l’exactitude de la base de données de gestion de l’inventaire ;
• Assiste à la préparation, certification et soumission en temps voulu des rapports d’inventaire.

2. Gestion du carburant du bureau:
3. • Assiste dans les commandes de stock de carburant pour les cartes des chauffeurs et les tickets pour le bureau et les projets ;
   • Assiste dans la distribution de tickets, suivi, et recouvrement des dotations individuelles du personnel international et l’élaboration du rapport de gestion des tickets avec un solde de 0 pour les comptes d’attente par de écritures de régularisation (mise à jour du GLJE) dans QUANTUM.

Soutient le renforcement des connaissances et le partage des connaissances dans le Bureau Pays, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants:

• Appui à la formation du personnel de bureau / projet engagé dans la conduite des enquêtes mandataires ;
• Assure le briefing les membres du personnel sur les questions relatives à la gestion administrative en général ;
• Assure la contribution efficace au niveau des réseaux (network) et la communauté des gestionnaires des biens.

Education:

• Un diplôme de niveau d’Études secondaires Niveau Baccalauréat (Diplôme d’Etat). ;
• Un Diplôme universitaire en administration ou secrétariat, un certificat en administration sont des atouts.

Experience:

• Au moins 6 années d’expérience pertinente en secrétariat, en administration au niveau national ou international avec le niveau Baccalauréat
• Maitrise de l’outil informatique et bureautique (MS Word, Excel, etc.). Compétence dans l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web.
• Une expérience de travail au sein d’une Agence des Nations Unies est un atout.

Langues requises :

• Une maitrise de la langue française est exigée
• La connaissance de l’anglais est un atout.