Le PNUD recrute un Associé aux Achats, Lomé, Togo

Le Bureau pays du PNUD au Togo est engagé dans  appui au Gouvernement, dans les domaines de la consolidation de l’État de droit, la paix durable, la résilience des populations, la gouvernance institutionnelle et économique, surtout la promotion de l’emploi des jeunes

Dans un contexte politico-économique où les priorités du gouvernement doivent toujours être intégrés aux plans de travail annuels des différents projets et programmes, la multiplicité des activités du procurement et le besoin de célérité dans la mise en œuvre des projets et programmes sur le terrain nécessitent un renforcement de l’équipe du procurement du bureau.

Pour répondre de manière efficace à ce besoin, pour la mise en œuvre du programme, le Bureau pays procède au recrutement d’un Associé aux Achats pour appuyer la spécialiste achats dans l’équipe des opérations du bureau.

Devoirs et responsabilités

L’Associé aux Achats  assumera les responsabilités suivantes :

  • Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des achats
  • Organise des processus d’achat pour le bureau, les projets DIM/NIM (support) et des autres agences à leur demande 
  • Garantir la mise en œuvre de la stratégie de « sourcing » et outils d’E-Procurement  
  • Assure le développement et le partage des connaissances  

Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des achats en se focalisant sur les résultats suivants :

  • Appui aux équipes de projets et programmes avec les informations necessaires pour l’élaboration de leurs procurement plans conforméments aux plans de travail annuels.
  • Configuration du plan d’achat du bureau et élaboration du contenu du “Standard Operating Procedures” (SOPs) du procurement en concertation directe avec le superviseur et l’équipe de direction du bureau
  • Respect des processus d’achat avec les règles et procédures, les politiques et stratégies du PNUD avec mise en œuvre effective du contrôle interne
  • Développement et mise à jour d’une base de données des fournisseurs et roster de consultants individuels, mise en œuvre du processus de sélection et des évaluations des fournisseurs et des consultants individuels.
  • Appui à la mise en œuvre des processus de passation de marchés communs pour les agences des Nations Unies en conformité avec la réforme de l’ONU

Organise des processus d’achat pour le bureau, les projets DIM/NIM (support) et des autres agences à leur demande en se focalisant sur les résultats suivants :

  • Mise en œuvre et suivi régulier du plan d’achat du bureau
  • Organisation de processus d’achat y compris la préparation des RFQs, ITBs ou RFPs, la réception des offres, factures ou pro forma, leur évaluation, négocie les conditions des contrats en respect avec les règles et procédures du PNUD
  • Préparation des bons de commande et des contrats dans Quantum et la demande et le suivi de la création des « suppliers » dans Quantum
  • Préparation pour l’examen du comité de contrats et des biens (CAP) et du RACP/ACP
  • Mise en œuvre du système de contrôle interne dans les acquisitions et actions correctives prises à temps pour les bons de commande comportant des erreurs
  • Suivi des indicateurs de performance du procurement sur le Dashboard

Garantir la mise en œuvre de la stratégie de « sourcing » et outils d’E-Procurement pour atteindre les résultats suivants :

  • Utilisation efficace des services en ligne et de tous les outils pour la conduite efficace des processus d’acquisition
  • Utilisation des LTA disponibles dans Quantum et sur intranet pour réduire les délais
  • Utilisation des unités d’appui procurement du siège pour des achats spécifiques

Assure le développement et le partage des connaissances en se focalisant sur les résultats suivants :

  • Organisation de formation pour le personnel des opérations, du programme et des projets sur les achats
  • Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d’achats et sélections des contrats individuels
  • Contribution aux réseaux de connaissance et communautés de pratique en procurement.

Le titulaire exécute tout autre tâche dans le cadre de son profil fonctionnel et jugée nécessaire au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation

Compétences

Core

  • Atteindre les résultats :   NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais
  • Penser de manière innovante :   NIVEAU 1 : ouvert aux idées créatives/aux risques connus, est pragmatique pour résoudre les problèmes, apporte des améliorations
  • Apprendre en continu :   NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires
  • S’adapter avec agilité :   NIVEAU 1 : s’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
  • Agir avec détermination :   NIVEAU 1 : Faire preuve de dynamisme et de motivation, capable d’agir calmement face à l’adversité, confiant
  • S’engager et s’associer :   NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives
  • Activer la diversité et l’inclusion :  NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Compétences transversales et techniques

Opérations/ Approvisionnement   Approvisionnement   •   Capacité à trouver, évaluer et engager des fournisseurs de biens et de services

Opérations/ Approvisionnement   Gestion des achats   •   La capacité d’acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d’une source externe externe

Opérations/ Approvisionnement   Procure-to-Pay   •   Connaissance des cycles, concepts, principes et politiques de l’achat au paiement, et capacité à les appliquer à situations stratégiques et/ou pratiques
Gestion d’entreprise   Communication   •   Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par la communication écrite que verbale ; pour adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public

Compétences et expérience requises

Education
  • Diplôme de licence ou plus, en Administration des Affaires, Administration Publique, Finance, Economie ou équivalent

Expérience

  • Au moins 4 ans d’expériences pertinentes

Compétences requises

  • Au moins 2 ans d’expérience dans la gestion des Achats

Compétences souhaitées en plus des compétences couvertes dans la section Compétences

  • Expérience dans l’utilisation des plateformes numériques d’achat

Langue(s) requise(s)

  • Maitrise de la langue française
    Bonne connaissance de l’anglais

Certificats Professionnels

  •   For example: ACCA, CIPS, CISCO, etc.
Disclaimer
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. 
 
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes selectectionne/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents. 
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