Le PNUD recrute un Assistant administratif, Yaoundé, Cameroun

Approche par niveaux

Conformément à l’engagement de sauvegarder les capacités et le personnel d’appui déjà présents dans l’Organisation, la majorité des postes vacants du PNUD au FENU/VNU sont annoncés au moyen d’un processus de candidature à plusieurs niveaux selon lequel :

• Niveau 0: Personnel IP PNUD/FENU/VNU titulaire d’engagements permanents (PA) et de durée déterminée (FTA), dont les postes seront supprimés, ou les contrats seront résiliés ou non renouvelés courant 2026.
• Niveau 1: Autres fonctionnaires du PNUD/FENU/VNU titulaires d’engagements permanents (PA) et de durée déterminée (FTA)
• Niveau 2: Personnel PNUD/FENU/VNU titulaire d’engagements temporaires (TA), personnel sous contrat PSA régulier et Volontaires des Nations Unies experts et spécialisés
• Niveau 3 ou aucun niveau indiqué: Tous les autres types de contrats du PNUD/FENU/VNU et d’autres agences, ainsi que d’autres candidats externes

Veuillez prendre note du ou des niveaux indiqués dans le titre du poste vacant, le cas échéant, et vous assurer de satisfaire à l’éligibilité à postuler.

Contexte

Sous la direction et la supervision générales du responsable des opérations, l’assistant administratif fournit un soutien de haute qualité aux opérations du bureau, garantissant l’exactitude, la rapidité et la fiabilité des processus administratifs.

Le poste joue un rôle clé dans la structuration et la coordination des flux de travail administratifs, y compris les services liés au protocole, la facilitation opérationnelle et la fourniture de services inter-agences, contribuant ainsi à améliorer l’efficacité et la responsabilité.

L’assistant administratif facilite une interaction efficace avec les autorités nationales et les parties prenantes, garantissant le respect des cadres réglementaires et soutenant une exécution harmonieuse des activités opérationnelles.

Le rôle promeut une approche axée sur le client, axée sur la qualité et basée sur les résultats et travaille en étroite collaboration avec les équipes d’opérations, de programmes et de projets, en particulier les agences des Nations Unies, pour garantir une prestation de services cohérente, réactive et efficace.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour répondre à l’évolution des besoins des entreprises et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, l’assistant administratif contribue à la collaboration interfonctionnelle, y compris la coordination interinstitutions et les services communs, en soutenant des opérations intégrées et efficaces dans l’ensemble du bureau de pays.

L’assistant administratif travaille en étroite collaboration au sein du personnel des opérations, programmes et projets’ du CO et en particulier du personnel des agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.

Devoirs et responsabilités

1.)  Mettre en œuvre des stratégies opérationnelles alignées sur les règles et réglementations en vigueur et en mettant l’accent sur la cohérence et la qualité.

• Assurer la pleine conformité des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD.
• Fournir des contributions à la cartographie des processus opérationnels administratifs et à la mise en œuvre de procédures opérationnelles standard (SOP) internes.
• Soutenir la mise en œuvre et l’amélioration des processus administratifs liés aux services protocolaires et à la facilitation administrative.
• Contribuer à renforcer la traçabilité, la responsabilité et l’efficacité des flux de travail administratifs, y compris la fourniture de services inter-agences.
• Soutenir la préparation et la mise en œuvre de plans de travail axés sur les résultats et alignés sur les priorités opérationnelles.

2.)  Fournir un soutien pour un contrôle administratif et financier efficace au sein du bureau de pays.

• Contribuer au suivi et au suivi des demandes de services administratifs, y compris le soutien aux mécanismes de recouvrement des coûts pour les services fournis aux agences partenaires.
• Aider à la préparation des informations budgétaires et liées à l’audit.
• Compiler et examiner les données, préparer la documentation administrative, y compris les demandes de paiements et les factures.
• Soutenir l’optimisation des processus et l’amélioration des flux de travail pour améliorer l’efficacité administrative, la transparence et les performances.

3.) Fournir les services administratifs et logistiques appropriés et requis au bureau de pays.

• Fournir un soutien aux processus d’approvisionnement, à la coordination logistique et aux modalités d’expédition, y compris la facilitation du dédouanement conformément aux réglementations applicables.
• Fournir un soutien administratif dans l’examen et le traitement des demandes de services, en garantissant l’exhaustivité, l’exactitude et la conformité.
• Soutenir les processus administratifs liés aux services protocolaires, y compris la facilitation des visas de courtoisie, des autorisations d’entrée et des documents officiels.
• Aider à la coordination des processus administratifs liés aux exemptions (véhicules, équipements, matériels techniques), en garantissant le respect des cadres réglementaires nationaux.
• Entretenir des relations de travail efficaces avec les autorités nationales compétentes et les prestataires de services afin de faciliter les processus administratifs et d’anticiper les goulets d’étranglement potentiels.
• Contribuer à la coordination, au suivi et au suivi des demandes de services administratifs interinstitutions, en garantissant un traitement en temps opportun, une documentation appropriée et des rapports.
• Soutenir les processus administratifs liés aux véhicules, y compris l’immatriculation, l’assurance et le respect des réglementations nationales.
• Surveiller les délais, les engagements et les mesures de suivi pour garantir la prestation en temps opportun des services administratifs.
• Fournir un soutien complet aux réunions et aux missions, y compris la préparation de documents d’information, la coordination de la logistique et la facilitation administrative.

4.) Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du bureau de pays.

• Participer aux plates-formes de coordination interinstitutions, y compris les réunions de l’équipe de gestion des opérations (OMT), et à d’autres initiatives, contribuant à l’alignement et au partage d’informations entre les agences des Nations Unies.
• Contribuer au partage des connaissances sur les processus administratifs, protocolaires et réglementaires au sein du bureau de pays et avec les agences partenaires.
• Soutenir les initiatives de formation et de renforcement des capacités
• Peut superviser le personnel subalterne

Le titulaire exerce d’autres fonctions dans le cadre de son profil fonctionnel, si cela est jugé nécessaire au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.

4.          Arrangement Institutionnel

L’adjoint administratif travaillera sous la supervision du responsable des opérations

Compétences

5. Compétences /Compétences

Noyau 

• Atteindre les résultats : NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais
• Pensez de manière innovante : NIVEAU 1 : ouvert aux idées créatives/risques connus, est un résolveur de problèmes pragmatique, apporte des améliorations
• Apprendre continuellement : NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage des connaissances, apprend des erreurs, demande des commentaires
• Adapter avec Agilité : NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/incertitude, est flexible
• Agir avec détermination : NIVEAU 1 : montre du dynamisme et de la motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant
• Engagez-vous et partenaire : NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives
• Permettre la diversité et l’inclusion : NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, conscient des préjugés inconscients, affronter la discrimination

Compétences interfonctionnelles et techniques 

Définition du nom de zone thématique

• Gestion d’entreprise : Satisfaction client/Gestion client
• Capacité à réagir en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, fournir des solutions cohérentes et fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité à réaliser et comprendre les besoins des vrais clients. Fournir des contributions au développement de stratégie de service à la clientèle. Recherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà de l’immédiat des clients demandes. Capacité à anticiper les besoins et préoccupations à venir du client
• Administration et opérations Gestion des opérations Capacité à planifier, organiser et soutenir les processus administratifs et opérationnels pour assurer une prestation de services efficace.
•  Connaissance de l’amélioration des processus métier, de l’optimisation des flux de travail et de la coordination administrative.
•  Capacité à contribuer à une gestion efficace des demandes de services interinstitutions et des activités opérationnelles
• Administration et opérations Coordination administrative et soutien inter-agences
•  Capacité à coordonner la prestation de services administratifs entre les équipes et avec les agences partenaires des Nations Unies de manière structurée et orientée client.
•  Connaissance des mécanismes de collaboration interinstitutions et des cadres de services communs.
•  Capacité à suivre, surveiller et rendre compte des demandes de service, garantissant la responsabilité, la transparence et l’efficacité.
• Administration et opérations Gestion des véhicules Connaissance des politiques et procédures en matière de gestion de flotte
•  Administration et opérations Gestion des documents et des dossiers Gestion globale des documents (durs ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage
• Éthique Connaissance des politiques de l’ONU – éthique Connaissance et compréhension du personnel de l’ONU
• Règlements et règles et autres politiques relatives à l’éthique et à l’intégrité

Compétences et expérience requises

Éducation:

L’enseignement secondaire est requis.

Ou

Un diplôme universitaire (licence) en sciences sociales, en administration des affaires, en économie, en logistique ou dans tout domaine connexe serait dûment pris en considération, mais ne constituerait pas une exigence.

Une certification en administration est souhaitable.

Expérience:

Années minimales d’expérience professionnelle pertinente Minimum de 5 ans (avec diplôme d’études secondaires) ou 2 ans (avec baccalauréat) d’expérience pertinente en administration et services de soutien administratif (soutien logistique, suivi des dossiers, gestion de flotte et d’actifs, reporting et archivage).

Qualifications requises

Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc).

Compétences souhaitées               

• Connaissance éprouvée des procédés au MINREX
• Connaissances éprouvées en matière de modalités de dédouanement (MINFI)
• Connaissance avérée du dépôt administratif des véhicules (MINTRANSPORTS)
• Expérience des techniques d’archivage
• Expérience de la gestion des véhicules
• Expérience de travail avec d’autres agences des Nations Unies
• Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web

Langue (s) requise (s) Maîtrise du français et connaissance pratique de l’anglais OU Maîtrise de l’anglais et connaissance pratique du français

POSTULEZ ICI