Le PNUD recrute un Assistant administratif/opérations, Ouagadougou, Burkina Faso

Sous la direction et la supervision générale du Operations Manager, l’assistant(e) administratif(ve)/opérations apporte son soutien aux opérations du bureau en effectuant une variété de processus administratifs standard, tout en garantissant la qualité et l’exactitude du travail.  L »assistant(e) administratif(ve)/opérations peut coordonner et superviser les chauffeurs. L’assistant(e) administratif(ve)/opérations promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

L’assistant(e) administratif(ve)/opérations travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau central et avec le personnel d’autres agences des Nations unies afin d’échanger des informations et d’assurer une prestation de services cohérente.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions afin d’atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

Fonctions et responsabilités

1.)   Mettre en œuvre des stratégies opérationnelles en conformité avec les règles et réglementations en vigueur et en mettant l’accent sur la cohérence et la qualité.

• Assurer la conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD.
• Contribuer à la cartographie des processus administratifs du bureau central et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOPs) internes.
• Contribuer à la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative.

2.) Fournir un soutien à la gestion des actifs.

• Tenir des registres sur la gestion des actifs et préparer des rapports.
• Maintenir le système d’archivage en veillant à la conservation des documents confidentiels.

3.)  Soutenir un contrôle administratif et financier efficace au sein du bureau national.

• Aider à la préparation du budget et des informations pour l’audit.
• Effectuer des recherches, récupérer des données statistiques et extraire d’autres données de sources internes et externes ; préparer des graphiques, des tableaux et des rapports statistiques.
• Examiner les autorisations de voyage, la documentation et les paiements.
• Examiner et vérifier les documents relatifs à la création d’informations sur les fournisseurs dans QUANTUM.

4.)   Fournir les services administratifs et logistiques appropriés et nécessaires au bureau national.

• Servir de gardien pour la gestion des fournitures de bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution.
• Apporter un soutien à l’organisation des processus de passation de marchés, y compris la préparation des documents relatifs aux demandes de prix, aux appels d’offres ou aux demandes de propositions, ainsi que la réception des devis, des offres ou des propositions et leur évaluation préliminaire.
• Préparer les bons de commande.
• Organiser les expéditions et les formalités de dédouanement.
• Préparer les documents pour les expéditions du PNUD (reçues/envoyées) et mettre en œuvre les actions de suivi.
• Jouer le rôle d’acheteur dans QUANTUM.
• Organiser les réservations de voyage et d’hôtel, examiner les bons de commande pour les activités de voyage et préparer les autorisations de voyage.
• Apporter un soutien aux membres du personnel et aux personnes à leur charge en traitant les demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents conformément aux exigences des Nations unies et du gouvernement national.
• Sur demande, recueillir des informations pour les DSA, les agences de voyage et d’autres enquêtes administratives.
• Organiser le transport des véhicules, leur entretien régulier et leur assurance. Vérifier et enregistrer le journal de bord du véhicule et la consommation d’essence, mettre à jour et conserver le rapport sur l’historique du véhicule.
• Assurer le suivi des échéances, des engagements pris, des mesures adoptées et coordonner la collecte et la présentation des rapports au chef d’unité.
• Apporter un soutien à l’organisation/à la maintenance des services communs et à l’entretien des locaux communs. Tenir à jour les dossiers et les registres relatifs à l’entretien du bureau.
• Entretenir des contacts avec les visiteurs et le personnel, organiser des rendez-vous et des réunions et, le cas échéant, rédiger des procès-verbaux, servir d’interprète et/ou traduire la correspondance simple. Compiler et préparer des documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions.

Compétences

Compétences clés :

Obtenir des résultats

NIVEAU 2 : Développer des solutions et simplifier les processus, équilibrer la rapidité et la précision dans l’exécution du travail

Penser de manière innovante

NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/ouvert à de nouvelles approches, faire preuve d’une pensée systémique/intégrée

Apprendre en permanence

NIVEAU 2 : Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et soutenir leur apprentissage

S’adapter avec agilité

NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement

Agir avec détermination

NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à de multiples sources de pression simultanément

S’engager et s’associer

NIVEAU 2 : Faciliter/intégrer, rassembler les gens, créer/entretenir des coalitions/partenariats

Favoriser la diversité et l’inclusion

NIVEAU 2 : Facilite les conversations pour surmonter les différences, prend en compte dans la prise de décision

Compétences transversales et techniques

Gestion d’entreprise

Satisfaction de la clientèle/Gestion des clients :

• Capacité à réagir de manière opportune et appropriée avec un sens de l’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité en temps voulu pour répondre aux besoins réels des clients et les comprendre.
• Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle.
• Rechercher des moyens d’apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients.
• Capacité à anticiper les besoins et préoccupations futurs des clients.

Gestion des opérations :

• Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l’Organisation afin de convertir ses actifs en résultats optimaux de la manière la plus efficace.
• Connaissance des concepts et mécanismes pertinents
• Administration et opérations

Documents de voyage des Nations unies :

Connaissance des cadres réglementaires et des processus liés aux documents de voyage des Nations unies ; capacité à faciliter l’assurance des documents de voyage des Nations unies pour le PNUD et les agences des Nations unies ; traitement des visas, et assurer la supervision et l’approbation.

Voyages à titre onéreux :

Connaissance de la politique et des procédures relatives aux voyages ouvrant droit à des indemnités, y compris l’identification des indemnités forfaitaires pour le PNUD et d’autres agences des Nations unies.

Gestion des actifs :

• Connaissance de la politique et des procédures relatives aux immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenance du module de gestion des actifs dans QUANTUM, examen analytique des rapports de gestion et des informations sur les actifs afin de garantir l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs.

Gestion des véhicules

Connaissance de la politique et des procédures relatives à la gestion du parc automobile

Gestion des achats :

Capacité à acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d’une source extérieure.

Compétences et expérience requises

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