Le PNUD recherche un(e) spécialiste aux opérations NOC, Madagascar

Le PNUD recherche un(e) spécialiste aux opérations NOC, Madagascar

Background :

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

Sous l’autorité du Représentant Résident Adjoint (DRR) et la supervision directe du chargé des Opérations, le/la Spécialiste des Opérations joue le rôle de conseiller à la direction sur les aspects de la gestion des Opérations. Cela comprend l’appui à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et du Cadre de Contrôle Interne, l’appui à la gestion des ressources financière, l’administration logistique, les services communs, et enfin l’appui à la Politique de Digitalisation et à la Gestion de l’Information et de la Technologie. Son rôle principal est d’animer l’équipe sous sa supervision pour le bon fonctionnement du bureau en s’assurant de la cohérence dans l’exécution des prestations, à leur évaluation permanente et au réajustement des services, en prenant en compte les changements survenus dans l’environnement, le cas échant.

Le/la Spécialiste des Opérations travaille en étroite collaboration avec le programme, le personnel des projets dans le bureau pays, le personnel des autres agences des Nations Unies, le personnel du Siège et les points focaux officiels du gouvernement afin de réussir la prestation des services selon une approche orientée vers le client.

Duties and Responsibilities :

Résumé des fonctions clés :

• Appui à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et de Contrôle Interne ;
• Gestion des services administratif/logistique et supervision de l’équipe ;
• Appui à la Gestion des ressources financières ;
• Gestion des Services Communs et Appui effectif en matière de partenariat entre les agences dans le cadre des services Commun du Système des Nations Unies ;
• Appui à la Politique de Digitalisation et à la Gestion de l’Information et de la Technologie.

1.) Appui à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et du Cadre de Contrôle Interne :

• Mettre en place un système de contrôle interne efficace pour l’ensemble des processus opérationnelles l’établissement d’outils pour s’assurer la qualité des documents de planification du travail interne de l’unité et un workflow Administration sur les procédures standards et opérationnelles en consultation avec le management ;
• Assurer le rôle du point focal du cadre de contrôle interne (ICF) et coordonner la gestion des demandes ARGUS et des assertions mensuelles ARGUS et l’élaboration des documents en rapport avec le Cadre de Contrôle Interne (profils ATLAS, ségrégation des Tâches et Comité de Gestion Mandataires) ;
• Elaborer le plan de l’Unité dont il a la supervision et assure sa mise en œuvre ainsi que la performance du personnel ;
• Assurer l’élaboration et la transmission des rapports périodiques et mandataires (Certification& clôture des Comptes) ;
• Maintenir la communication avec les équipes techniques du siège et des bureaux régionaux sur toutes les questions opérationnelles en rapport avec la gestion de l’administration ;
• Assurer un contrôle interne efficace sur les opérations concernant les programmes/projets et le bureau conformément au règles et procédures financières du PNUD/Nations Unies.
• Faire le suivi et l’application des recommandations d’audit en matière de gestion et promouvoir les meilleures pratiques en matière de système de gestion orientée vers le Client/Partenaire.

2.) Gestion des services administratif/logistique et supervision de l’équipe :

• Développer et élaborer des procédures opérationnelles pour le service Administration ;
• Mettre en place une organisation efficace pour la mise en œuvre des activités en matière d’administration générale, les achats associés et de logistique conformément aux règlements et procédures du PNUD et la mise à jour des différents dashboards ;
• Mettre en place une stratégie pour une gestion efficace du matériel du bureau y compris le matériel roulant (parc véhicule et motos) et organiser efficacement les services de voyage, du courrier, des arrangements pour les expéditions, les exonérations de taxes et, dédouanement ;
• Mettre en place tous les outils de suivi nécessaire pour une Gestion efficace du service Voyage et la mise à jour des différents dashboard ;
• Assurer l’élaboration et la transmission des rapports périodiques et mandataires (Certification& clôture des Comptes) en collaboration avec toutes les unités du bureau et des projets ;
• Elaborer et mettre en place un système de conduite d’inventaire et de vérification physique aussi bien pour les fournitures de bureau que pour les biens et les équipements de l’organisation ;
• Faire le suivi des rapports d’inventaires, identifier les anomalies, faire des investigations et rester en contact permanent avec le Bureau de l’administration au siège à qui il/elle fournit toutes les informations financières et administratives qui lui sont demandées ;
• Informer son superviseur et la Direction sur tous les aspects concernant la gestion des biens et, équipements, le suivi et autres questions y relatives et fournir à la Direction des informations lui permettant de prendre les décisions.

3.) Appui à la Gestion des Ressources financières :

• Mettre en place d’un mécanisme de budgétisation et de gestion des ressources financières y compris sur la situation des ressources conformément aux règles et règlements du PNUD ;
• Agir en tant que Manager Level-2 ATLAS pour toutes les approbations liées à la délégation d’autorité ;
• Organiser le mécanisme de Recouvrement des coûts du bureau et la fonction de contrôle de gestion du cash y compris les recommandations sur l’imprest level, l’évaluation des risques les relations avec la banque et la sécurité du cash ;
• Elaborer et mettre en œuvre un système d’économie d’échelle de réduction de coûts ;
• Elaborer un cadre de suivi des contributions et présenter la situation des efforts de mobilisation des ressources par le bureau ;
• Suivre et analyser les exceptions des rapports financiers, faire l’investigation des transactions anormales et s’en référer au superviseur ;
• Membre des signataires de compte.

4.) Gestion des Services Communs et Appui effectif en matière de partenariat entre les agences dans le cadre des services Commun du Système des Nations Unies

• Elaborer à temps les budgets de fonctionnement du dispensaire, Sécurité et du VSAT et s’assurer de l’élaboration des autres budgets communs, notamment la gestion de la Maison Commune et autres conventions inter-Agences ;
• Elaborer les rapports trimestriels de tous les budgets communs gérés par le PNUD et assurer la communication avec les autres agences des Nations Unies dans ce cadre ;
• Appuyer le chargé des Opérations dans l’organisation et le Maintien des mécanismes de coordination entre les Agences des Nations Unies afin d’assurer la réalisation des services Communs et les questions opérationnelles d’intérêts commun ;
• Coordonner et gérer les questions logistiques liées au bureau du PNUD et Agences Associées ;
• Coordonner et Appuyer la réalisation des enquêtes de la division de fonction publique ;
• Participer aux différents sous-Groupes de Travail dans le Cadre des activités inter-agence OMT (BOS, Common Back-Office, etc……) ;
• Assurer l’élaboration et la transmission des rapports périodiques et mandataires (certifications-Clôture des Comptes) ;
• Maintenir la communication avec les équipes techniques du siège et des bureaux régionaux sur toutes les questions opérationnelles en rapport avec la gestion de l’administration.

5.) Appui à la Politique de Digitalisation et à la Gestion de l’Information et de la Technologie :

• Appuyer à la promotion de l’archivage électronique pour toutes les transactions opérationnelles pour assurer une gestion web-based ;
• Appuyer la politique digitalisation numérique du bureau en étroite collaboration avec l’unité des technologies, de l’information et de la communication (TIC) ;
• Promouvoir le déploiement de nouveaux systèmes et d’outils automatisés et améliorés pour rationaliser, optimiser les processus opérationnels et améliorer la performance globale du bureau ;
• Utiliser les outils informatiques du PNUD (Logiciel ATLAS et autre) pour améliorer les résultats du bureau et des services clients.

 

Competencies :

Expected Demonstration of Competencies
Core
Achieve Results:	LEVEL 3: Set and align challenging, achievable objectives for multiple projects, have lasting impact
Think Innovatively:	LEVEL 3: Proactively mitigate potential risks, develop new ideas to solve complex problems
Learn Continuously	LEVEL 3: Create and act on opportunities to expand horizons, diversify experiences
Adapt with Agility	LEVEL 3: Proactively initiate and champion change, manage multiple competing demands
Act with Determination	LEVEL 3: Think beyond immediate task/barriers and take action to achieve greater results
Engage and Partner	LEVEL 3: Political savvy, navigate complex landscape, champion inter-agency collaboration
Enable Diversity and Inclusion	LEVEL 3: Appreciate benefits of diverse workforce and champion inclusivity
People Management Cross-Functional & Technical competencies Thematic Area Name Definition Administration & Operations Assets management Knowledge of policy & procedures on PP&E; ability to prepare financial statements on PP&E; maintain Asset Management Module in ATLAS, Asset Dashboard; develop supporting tools for assets certification and further enhancements for AM module; design and run training programs, etc. on assets management and assets recording; run APAM interface; perform AP-AM-GL reconciliation; perform analytical review of AM reports and asset information to ensure completeness and accuracy of Administration & Operations Lease management Ability to perform business case analysis to enter into an agreement with owners, governments and sister UN agencies, collect leasehold data for each location and maintain the global premises database; administer RFA Administration & Operations Events management (including retreats, trainings and meetings) Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc. Administration & Operations T&E Cash Advance Reconciliation Knowledge of policy and procedures on T&E cash advance reconciliation; ability to link T&E Cash Advance transactions with transactions in the General Ledger including case analysis for clearances for staff separating from the organization. Administration & Operations Utilization of corporate credit card Ability to ensure proper use of corporate credit card for official use; knowledge of relevant policy and procedures. Administration & Operations Management of shipments Knowledge of regulatory frameworks and processes related to management of shipments, including contracting of shipments for staff members who travel on initial appointment, reassignment and repatriation Administration & Operations Inventory management Each office to ensure sufficient inventory items are available for use as well as reporting for items which are beyond the corporate threshold of $5K and above

Required Skills and Experience :

Education : Master en Gestion, Finances, comptabilité ou équivalent.

Experience :

• Minimum 5 ans d’ expérience professionnelle dans le domaine de la gestion, de l’administration, Finances ou de la comptabilité ;
• Capacité à élaborer des rapports d’impacts et de protection pour la Direction ;
• Connaissance avérée des procédures du PNUD en matière de Finances, comptabilité, budget et contrôle des coûts est un atout ;
• Maîtrise de l’outil Informatique et des NTIC, et pratique du tableau et des logiciels corporatistes (ERP, système Peoplesoft de préférence) ;
• Confidentialité dans le traitement des dossiers et transactions.

Language : Parfaite maîtrise de la langue Française et une bonne connaissance de l’Anglais.

Veuillez noter que le maintien de la nomination au-delà des 12 mois initiaux est subordonné à la réussite d’une période probatoire.

Disclaimer

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. 

Informations importantes pour les candidats.

Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local. 

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD.

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires. 

Diversité de la main-d’œuvre 

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines. 

Scam warning 

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web. 

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