Le PNUD recherche un(e) associé(e) aux ressources humaines, Antananarivo, Madagascar
Contexte :
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.
ORGANIZATIONAL CONTEXT :
Sous la supervision directe du Spécialiste Ressources Humaines, le/la titulaire du poste a pour attributions le support à l’administration et la gestion du personnel ; au suivi du système d’évaluation des performances (RCA) ; à la gestion prévisionnelle des ressources humaines (élaboration du plan de formation annuel, du plan de renouvellement des effectifs, du plan de mobilité interne) ; à la mise en place d’outils opérationnels de communication interne, et l’animation du système d’information ; au suivi des adéquations profil/poste, à la prévention et la gestion des dysfonctionnements structurels.
POSITION PURPOSE :
- Assister le spécialiste Ressources Humaines ;
- Dans la Gestion et application des stratégies et des politiques en ressources humaines ;
- Dans la Gestion de développement professionnel du personnel ;
- Dans la Conduite des exercices d’évaluation des compétences et suivi des recommandations ;
- Dans la Facilitation du renforcement des capacités et du partage de la connaissance ;
- Dans la Prise en charge et support aux recrutements ;
- La gestion intégrale de la liaison avec les autres agences des nations Unies.
KEY DUTIES AND ACCOUNTABILITIES :
Recrutements :
- Gérer le processus de recrutement du staff PNUD, du staff des autres agences des Nations Unies pour lesquelles le PNUD assure le service administratif ;
- Assurer la gestion administrative du personnel du PNUD et de celui des autres agences des Nations Unies pour lesquelles le PNUD assure le service administratif ;
- Gérer l’orientation des nouvel employés (suivre l’insertion, la demande Création compte Atlas/Demande Création adresse e-mail/demande Badge/ planification briefing sécurité, etc.) pour une intégration réussie ;
- Assurer la Composition et le Coaching des membres du panel pour tout le processus de recrutement des FTA, TA et Service Contract/PPSA des agences sœurs ;
- Finaliser les Recrutement sur du personnel sur UNALL ;
- Insérer et tenir à jour sur UNALL, les données du personnel du PNUD et celles des autres Agences des Nations Unies dont la gestion administrative du personnel relevée du PNUD, les extensions des contrats, les step increase, les Child Allowance, les promotions, les COA, les données relatives aux alaires et primes, etc) ;
- Gérer les demandes de classification et reclassification des postes FTA, TA, et SC/PPSA des autres agences du système des nations unies dont la gestion administrative du personnel relève du PNUD.
Gestion des Contrats :
- Exploiter le rapport sur le status des contrats du personnel et Informer la supervision d’éventuels renouvellement/Non renouvellement ;
- Rédiger les mémorandums et constituer les documents supports pour les demandes de renouvellement/non-renouvellement de contrats du personnel ;
- Communiquer avec le siège (GSSU position management) sur la mise à jour des COA (lignes budgétaires) du personnel ;
- Suivre des documents de séparation (final clearance) des collègues FTA, TA et SC/PPSA des agences sœurs ;
- Procéder à la RPA pour les prolongation/séparation sur ATLAS du contrat des staff internationaux des projets.
Payroll :
- Interférer avec l’Unité Financee pour la préparation des salaires en communiquant les données et en transmettant les pièces justificatives relatives aux Relevés d’Identité bancaire (RIB), les approbations des steps increase, les bonus des chauffeurs du PNUD et ceux des autres agences des nations Unies ;
- Servir d’interface entre le Bureau Régional Copenhague pour les réponses aux commentaires sur les payroll lors de la préparation des salaires ;
- Mettre à jour mensuellement toutes les données relatives au payroll, y compris le recrutement sur UNALL pour le personnel du PNUD et des autres agences gérés par le bureau (WFP, UNFPA, UNOCHA, OHCHR, UNHABITAT, UNAIDS, UNDSS, etc.) ;
- Tenir à jour les COA des postes pour le bureau et les autres Agences ;
- Établir la liste des activités rendues aux autres agences, les communiquer à l’unité finance en vue du recouvrement des couts.
Gestion Administratives et Rapportage :
- Vérifier l’exactitude des données et soumettre au superviseur pour certification ; suivre les données et les dossiers du personnel dont certains sont sensibles et confidentiels. Gérer et adapter le système des rapports sur les ressources humaines en utilisant le logiciel ATLAS, UNALL, Quantum ;
- Servir de support au personnel pour l’obtention des attestations et certificats travail et tout autre documents administratifs relevant des Ressources Humaines ;
- Communiquer avec le Siège sur les demandes des Laissez-passer du personnel national et international ;
- Préparer le rapport hebdomadaire des activités RH à sa charge et les transmettre à la hiérarchie pour exploitation ;
- Assurer la gestion des retraites du Système des Nations Unies à Madagascar. Interface avec la Caisse Pension et les retraites et servir d’interface pour les échanges des courriers ;
- Servir d’interface avec le RPA/Danemark et le siège New York sur les questions relatives à la gestion du staff international ;
- Communiquer avec le RPA à Danemark sur l’arrivée effective du nouveau personnel au lieu d’affectation et la prise de service ;
- Réception et transmission des autorisations, aux Unités Finance et SAO/Voyage pour traitement des demandes de paiement Relocation, ticket/TE, etc. du personnel international ;
- Établir le memo pour la demande de paiement du ticket de voyage des réceptions du cotation reçue du Service voyage.
Supervisory/Managerial responsabilities: Superviser directement NPSA 5 et soutenir l’équipe RH
REQUIREMENTS :
Education :
- L’obtention Diplôme de fin d’études secondaire (Baccalauréat). Une spécialisation en Ressources Humaines, serait un atout ;
- Licence en gestion des ressources humaines, sciences sociales ou juridiques (diplôme universitaire en ressources humaines, Administration des affaires ou Administration publique sera dûment pris en considération.
Experience, Knowledge, and Skills :
- Minimum 7 ans avec Diplôme de fin d’études secondaire (Baccalauréat) ou 4 ans avec Licence ou Baccalauréat d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion des ressources humaines, de l’administration du personnel ou de la gestion de la formation ;
- Pratique des logiciels de bureautique et des NTIC ;
- Confidentialité dans le traitement des dossiers et transactions ;
- Connaissance des procédures du PNUD en matière de Ressources Humaines serait un atout ;
- Parfaite maîtrise du français. Bonne connaissance de l’anglais serait un atout.
EXPECTED DEMONSTRATION OF COMPETENCIES :
Achieve Results:
LEVEL 2: Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work
Think Innovatively:
LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking
Learn Continuously
LEVEL 2: Go outside comfort zone, learn from others and support their learning
Adapt with Agility
LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process
Act with Determination
LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously
Engage and Partner
LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships
Enable Diversity and Inclusion
LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making
People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)
UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.
CROSS-FUNCTIONAL & TECHNICAL COMPETENCIES :
HR – Recruitment
Assessment and selection
Knowledge and ability to apply various candidate assessment and selection methodologies, tools and platforms ; ability to effectively align them with specific recruitment needs
HR – Talent management
Performance Management
- Knowledge of and ability to guide the application of performance management theory, systems and tools, incl. articulation of expectations, setting objectives and performance standards ; conducting performance related discussions and performance coaching; ability
- to develop performance management and appraisal processes that minimize biases
HR – Compensation/remuneration
Payroll management
Knowledge of and ability to apply mechanisms and tools to collect payroll data, process payroll, and manage payroll reports
Business Management
Communications : Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication ; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience
KEYWORDS :
- Résultats ;
- Procédures ;
- Solutions ;
- Rapidité ;
- Communication.
DISCLAIMER
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Informations importantes pour les candidats
Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.
Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.
Diversité de la main-d’œuvre
Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.
Scam warning
Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.