Le PNUD recherche un(e) Associé(e) aux Opérations, Libreville, Gabon

 

 

  1. Bureau/Unité/Projet (Description)

L’équipe des opérations est responsable de la gestion stratégique des ressources administratives et humaines, de l’efficacité des services d’approvisionnement et de logistique et des technologies de l’information et de la communication (TIC). L’équipe assure l’exécution de services et de processus transparents et efficaces, conformément aux règles et réglementations du PNUD. En plus de soutenir le bureau de pays, l’équipe des opérations soutient également d’autres agences sœurs par le biais de demandes d’agences.

Sous la supervision du Manager des Opérations du bureau pays (BP), l’associé aux Opérations fournit un soutien aux opérations du bureau en exécutant une variété de processus administratifs standards garantissant une haute précision de travail. Le titulaire favorise une approche client (fournisseurs), en mettant en avant des résultats axés sur la qualité. Il travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, et plus présisément avec les unités RH, Finances, ICT, Procurement. Il collabore également avec le personnel d’autres agences rattachées du Système des Nations Unies au Gabon (SNU Gabon)pour échanger des informations et assurer des prestations de services cohérente au sein de l’Organisation.

      2. Description des tâches 

Sous la supervision directe de l’Operations Manager, l’associé aux Opérations effectuera les tâches suivantes :

Résumé des fonctions clés :

    • Mise en œuvre de stratégies opérationnelles
    • Mise en œuvre des services opérationnels
    • Soutien à l’efficacité des opérations
    • Appui aux activités opérationnelles des agences des Nations Unies au pays
    • Soutien à l’acquisition et au partage des connaissances
  1. Appui à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles axées sur l’atteinte des résultats suivants:
    • Conformité totale des processus et dossiers avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD.
    •    Contribution à la cartographie des processus opérationnels du Bureau-Pays et à l’élaboration du contenu des procédures opérationnelles normalisées internes (SOPs) en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.

       2. Appui à la mise en œuvre des services opérationnels axés sur l’atteinte des résultats suivants :

       a. Finance

    • Appuyer à l’élaboration et à la mise en œuvre du PTA du Bureau (IB)
    • Vérifier les rapports périodiques sur la situation des ressources du Bureau (IB)
    • Participer à l’élaboration et à la mise à jour du Local Price List (LPL) du PNUD
    • Effectuer le recouvrement des coûts de ses services rendus
    • Rassembler les documents des achats du Bureau et agences rattachées et suivre le processus de paiement.
    • S’assurer que les comptes du Bureau soient soldés auprès des fournisseurs

          b. Ressources humaines

    • Appuyer les ressources humaines dans la rédaction des dossiers de recrutement du bureau et le processus de recrutement
    • Fournir les informations générales en vue de la rédaction d’un plan d’apprentissage pour l’ensemble du bureau et de plans d’apprentissage individuels.

       c. Approvisionnement

    • Suivre les demandes de services sur le budget administratif (IB) auprès de chaque unité des Opérations
    • Elaborer les Travel Requests sur demande de l’OM, Requêtes, Requisitions, Receipts du IB et des agences rattachées
    • Appuyer le processus procurement sur le budget administratif et agences rattachées et faire un suivi

      d. Administration

    • Procéder à la cession des assets obsolètes du bureau ;
    • Elaborer les Memorandum Of Understanding (MOU) ;
    • Contrôler la bonne pratique des archivages physiques et électroniques des documents des Opérations pour assurer leur exhaustivité et faciliter la recherche de document ;
    • Participer à l’organisation des retraites, des formations, et des évènements pour le Bureau.

       e. Sécurité

    • Gerer la liste du personnel et dépendants, mettre à jour, partager à UNDSS régulièrement ;
    • Mettre à jour le telephone tree et effectuer le test périodiquement et à la demande, partager les résultats aux collègues ;
    • Appuyer l’Operations Manager sur les aspects sécuritaires du PNUD.

      3 . Soutien à l’efficacité des opérations en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

    • Assister l’Operations Manager dans les tâches quotidiennes ;
    • Contrôler la qualité et la conformité des dossiers avant signature de l’Operations Manager  ;
    • Maintenir un système de classement approprié pour les dossiers et les documents des Opérations ;
    • Aider l’OM à faire un suivi régulier des tâches à effectuer au sein de chaque unité des Opérations ;
    • Rédiger les correspondances stratégiques et les memorandums internes ;
    • Organiser la réunion mensuelle des Opérations.

     4. Appui à l’organisation et à la gestion appropriées des services communs, l’établissement de partenariats avec d’autres agences des Nations Unies en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

  • Participer aux activités de l’Operations Management Team (OMT) en tant que point focal PNUD dans le sous-groupe Administration
  • Appuyer aux collectes d’informations, de données et de signatures auprès des agences sœurs ou des partenaires dans le cadre des activités de l’OMT
  • Appuyer les différentes enquêtes de l’OMT :
  • Enquête salariale
  • Enquête DSA
  • Enquête sur les loyers
  • Housing survey
  • Place to Place survey
  • Hardship survey etc…

    5.  Soutien l’acquisition et le partage des connaissances au sein du Bureau-Pays en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Participation aux formations du personnel des opérations/projets sur les aspects opérationnels.
  • Contribution aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Le titulaire exécute d’autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel jugées nécessaires au bon fonctionnement des Opérations et de l’Organisation.

  3. Contexte Institutionnel

Sous la supervision du Manager des Opérations du bureau pays (BP), l’associé aux Opérations fournit un soutien aux opérations du bureau en exécutant une variété de processus administratifs standards garantissant une haute précision de travail. Le titulaire favorise une approche client (fournisseurs), en mettant en avant des résultats axés sur la qualité. Il travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, et plus présisément avec les unités RH, Finances, ICT, Procurement. Il collabore également avec le personnel d’autres agences rattachées du Système des Nations Unies au Gabon (SNU Gabon)pour échanger des informations et assurer des prestations de services cohérente au sein de l’Organisation.

   4. Compétences

Compétences de Base :

Atteindre des résultats   LEVEL 1: Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais

Penser de manière innovante   LEVEL 1: Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, est un résolveur de problèmes pragmatique, apporte des améliorations

Apprendre en continu   LEVEL 1: Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires

Adaptez-vous avec agilité   LEVEL 2: Adapte les processus/approches aux nouvelles situations, implique les autres dans le processus de changement

Agir avec détermination   LEVEL 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable d’exercer calmement face à l’adversité, confiant

S’engager et s’associer   LEVEL 1: Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives

Encourager la diversité et l’inclusion   LEVEL 1: Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Gestion des personnes (insérer ci-dessous la phrase standard si le poste a des subordonnés directs.)

Compétences transversales et techniques (insérer jusqu’à 7 compétences) :

Procurement  – De l’approvisionnement au paiement – Connaissance des cycles, des concepts, des principes et des politiques de l’achat au paiement, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques ;
Gestion & Opérations –   Gestion des documents et archives   Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage ;
Gestion d’entreprise  – Gestion des opérations    :

  •    Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l’Organisation afin de convertir ses actifs en meilleurs résultats de la manière la plus efficace.
  •    Connaissance des concepts et mécanismes pertinents ;

Gestion d’entreprise  –  Gestion des ressources :  Capacité d’allouer et d’utiliser des ressources de manière stratégique ou de manière tactique, conforme aux principes de responsabilité et intégrité ;

Service de sécurité  – Sensibilisation à la politique de sécurité et mise en œuvre :  Connaissance des concepts de politique de sécurité et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques

Gestion des partenariats – Gestion des relations  : Capacité à interagir avec un large éventail de publics et partenaires privés, construire, pérenniser et/ou renforcer les relations de travail, confiance et compréhension mutuelle ;

RH – Recrutement –  Conception et gestion du recrutement  : Connaissance, capacité à concevoir et à gérer des processus de recrutement de bout en bout.

    6. Qualifications minimales du NPSA

 Education :   •   Minimum un niveau d’étude secondaire est requis

                • Un diplôme universitaire d’une institution académique accréditée, dans une discipline pertinente (économie, finance, administration etc)  sera dument mais pas requis.

Expérience  :  •   6 ans d’expérience (avec un diplôme d’étude secondaires) ou 3 ans (avec une licence)

Atouts :

Valeurs de base

  •    Intégrité : Possède la capacité de travailler avec honnêteté, ouverture et impartialité et démontre le respect des valeurs et normes d’éthique des Nations Unies.
  •    Professionnalisme : Possède la capacité de travailler de façon calme, avec compétence et engagement, honore ses engagements, respecte les délais et atteint ses résultats.
  •    Respect de la diversité : Démontre la capacité de travailler avec efficacité, avec respect, avec une sensibilité et une adaptabilité conséquentes aux différences culturelles, de genre, de religion, d’âge, de race, et de nationalité.

Atouts de base

Communication

  •    Bonne capacité de communication orale et écrite, en s’adaptant à différents publics.
  •    Ecoute attentivement les autres et interprète leurs messages correctement et donne des réponses appropriées.

Travail en équipe

  •    Aptitude à travailler en collaboration avec les collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation.
  •    Sollicite les inputs en valorisant l’expertise et les idées des autres et est prêt à apprendre des autres.

Planification et organisation

  •    Aptitudes à identifier les priorités et les tâches en ajustant les priorités en cas de besoin.
  •    Consacre tout le temps et les ressources nécessaires pour finaliser son travail.
  •    Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification.

Redevabilité

  •    Conformité aux règles, règlements et normes de l’organisation.
  •    Exécution des activités sous sa responsabilité dans les délais, normes et qualités requis.

Clause de confidentialité

Considérant que l’assistant financier traite des informations qui peuvent être jugées sensibles et confidentielles, il se doit être discret, vigilant et attentif durant et en dehors des heures de service.

Les données doivent demeurer confidentielles et ne doivent être en aucun cas publiées, divulguées, transférées, copiées, partagées ou communiquées par quelque moyen que ce soit à des tiers externes au BP (humain, mécanique ou électronique).

Tout écart ou non-respect de cette clause se traduira par des mesures disciplinaires et/ou administratives pouvant aller jusqu’au renvoi immédiat et définitif du staff concerné.

Langues requises  : 

  •    La maîtrise de la langue des Nations Unies du lieu d’affectation est requise (Français).
  •    La maîtrise de l’anglais est un atout

Autres connaissances   

  •    Utilisation et prise en charge de suites de productivité de bureau, principalement Microsoft 365 avec Skype Entreprise, SharePoint, Zoom, Outlook, OneDrive, Teams, Yammer, Planner, connaissance des packages de bases de données.
  •    Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le cloud/web.
  •    Expérience similaire dans de grandes structures ou dans des organismes internationau
  •    Expérience avec les systèmes ERP basés sur le Web représente un atout.

NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler.

 

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