Le PNUD recherche un(e) analyste au programme /Administration et finances (NOA), Goma, RDC

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectectionnés /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

Dans le cadre de son pilier programmatique sur la stabilisation, la prévention des conflits et la résilience, le PNUD en RDC a mis en place une Unité Stabilisation et Résilience, en charge de la mise en œuvre du troisième effet attendu du Document de Programme Pays du PNUD 2020-2024. Les trois produits contribuant à cet effet sont liés aux domaines thématiques de (i) la prévention des conflits ; (ii) Intégration du genre et lutte contre les violences sexuelles et basées sur le genre, et (iii) Réduction des risques liés aux crises, conflits ou catastrophes.

L’unité de stabilisation et de résilience du PNUD contribue à la mise en œuvre la Stratégie internationale d’appui à la sécurité et à la stabilisation (ISSSS), qui représente le principal cadre de planification et de coordination des interventions de stabilisation dans l’est de la RDC. L’ISSSS vise à répondre aux dynamiques de conflit dans l’Est de la RDC, notamment les dynamiques autour des dilemmes sécuritaires, fonciers et identitaires, l’exploitation des ressources naturelles et les dynamiques régionales. Dans le cadre de cette stratégie et dans le contexte de la RDC, la « stabilisation » est définie comme « un processus intégré, holistique mais ciblé qui permettra à terme à l’État et à la société d’établir une responsabilité mutuelle, ainsi que la capacité de traiter et d’atténuer vecteurs de conflits existants ou émergents, créant les conditions d’une meilleure gouvernance et d’un développement à plus long terme ». Cette stratégie a évolué plusieurs fois depuis son démarrage en 2008, initialement pour appuyer la mise en œuvre du Programme National de Stabilisation et de Reconstruction (STAREC). En 2021, le programme STAREC a été remplacé par un nouveau Programme national de Démobilisation, Désarmement, Relèvement Communautaire et Stabilisation (DDRCS), actuellement en train de mettre en place ses mécanismes stratégiques et opérationnels en vue du déploiement des activités.

La contribution du PNUD en matière de stabilisation et résilience se fait en étroite collaboration avec l’unité d’appui à la stabilisation de la MONUSCO et en contribuant au cadre de mise en œuvre de l’ISSSS 2020-2024, en mettant l’accent sur différentes activités : (i) la gestion et le suivi-évaluation et apprentissage du Fonds de Cohérence pour la Stabilisation, instrument de financement multi-bailleurs ; (ii) la fourniture de services à valeur ajoutée aux partenaires autour de l’engagement politique, de l’appui à la coordination, de l’appui aux politiques et des conseils techniques, et du renforcement des capacités des parties prenantes nationales ; (iii) l’appui à la réalisation de projets locaux contribuant à la stabilisation et la paix, visant à transformer les conflits et à renforcer le contrat social tout en visant une mise en œuvre rapide et une mise à l’échelle au bénéfice des communautés touchées par le conflit. En plus de soutenir la stratégie ISSSS qui se concentre sur les trois provinces de l’Est (Nord-Kivu, Sud-Kivu et Ituri), l’offre Stabilisation et Résilience du PNUD est en phase de se déployer dans les provinces du Kasaï et la province du Tanganyika pour soutenir la transition de la MONUSCO et conformément au Nexus Humanitaire, Développement et Paix.

Pour opérationnaliser cette contribution, un programme conjoint des Nations Unies sur la paix et l’appui à la stabilisation est en cours d’élaboration, dans le cadre duquel le PNUD, la MONUSCO et d’autres agences, fonds et programmes des Nations Unies unissent leurs forces avec la société civile pour accompagner les efforts des communautés dans la paix et la stabilisation, et renforcer le leadership et les capacités des institutions gouvernementales tout au long de la transition de la MONUSCO. Pour soutenir l’opérationnalisation et la gestion de son pilier Stabilisation et résilience, le PNUD RDC recrute  (h/f) : un(e) analyste au programme en charge de finances et administration (NO-A), basé(e) à Goma.

Sous la supervision directe du/de la team leader Stabilisation et Résilience, l’analyste au programme en charge de finances et administration (NO-A) apporte un appui technique pour la gestion globale du portefeuille programmatique du PNUD en lien avec le 3^ème effet du programme pays du PNUD en RDC sur l’appui à la stabilisation et le renforcement de la résilience des populations, avec un accent particulier sur les aspects de finances et d’administration. Il/elle coordonne le suivi global du portefeuille sur les aspects financiers, budgétaires, comptables et administratifs, conseille et propose des méthodes de travail et processus en respect des règles et procédures, collabore étroitement avec les chefs de projets et experts techniques sur les questions administratives et financières pour l’atteinte des résultats, et assure la liaison et le suivi avec les services en charge des opérations pour la concrétisation des activités.

Fonctions clés :

1. Assurer la gestion orientée sur les résultats des projets/ Programme du pilier Stabilisation et résilience ;
2. Assurer la gestion des budgets des projets (NIM, DIM) au sein de l’Unité ;
3. Assurer un appui administratif et financier et le suivi effectif des processus opérationnels ;
4. Appuyer la coordination de la mise en application de l’approche harmonisée de remise d’espèces aux partenaires de mise en œuvre (HACT) et la bonne gestion de risque ;
5. Contribuer au partage de connaissances.

1)    Assurer la gestion orientée sur les résultats des projets/ Programme du portefeuille Stabilisation et résilience du PNUD en RDC :

• Appuyer l’application effective et efficace les outils de gestion basée sur les résultats, l’établissement des cibles de gestion et le suivi de l’atteinte des résultats ;
• Effectue régulièrement un contrôle de la planification, de la préparation budgétaire, de la mise en œuvre et du suivi des projets, et surveille le mouvement et l`utilisation des ressources financières en accord avec les règles et procédures du PNUD ;
• Appuie les membres de l’équipe dans la création des projets dans atlas, la mise en place des budgets, l’élaboration des plans d`achat, plan de réquisition et de recrutement ;
• Veille à l’adéquation entre l’exécution budgétaire et la réalisation des résultats assignés aux projets ;
• Appuyer la préparation de rapports trimestriels et annuels cohérents, précis et en temps opportun. Fait part des risques et problèmes pouvant entraver l’obtention de des résultats et propose des mesures appropriées pour leur atténuation ;
• Assure la conformité des activités financières, du système d’enregistrement, d’édition des rapports financiers et du suivi des audits, règlements, politiques et stratégie des actions Unies et du PNUD ; participe à la mise en place d’un système de contrôle interne efficace ; propose la conception d’un système de gestion des ressources financières fonctionnel ;
• Assure le suivi des recommandations des audits en s`assurant d’informer le management sur les écarts constatés ;
• S’assure que toutes les opérations liées à la clôture opérationnelle et financière des projets sont prises dans les délais ;
• Appuyer les projets/programmes de stabilisation afin d’atteindre un bon taux d’exécution ;
• Participe aux visites de suivi programmatique des projets en lien avec le suivi-évaluation suivant les fréquences adoptées, et prépare un rapport, selon le format du PNUD, sur la situation des projets, les problèmes rencontrés et les solutions proposées ;
• Appuyer le contrôle de qualité à toutes les étapes de gestion des projets ;
• Assure l’identification des processus opérationnels de l’Unité Stabilisation et Résilience du PNUD ; Mise en œuvre d’un système de partage des coûts ; élaboration d’un cadre de suivi des conventions de financement (des contributions) relatifs aux efforts de mobilisation des ressources du projet ;
• Appuyer l’élaboration et mise en place de stratégies de réduction des coûts, en collaboration avec la Direction des opérations ;
• Assurer toutes autres tâches demandées par le superviseur direct.

2)    Assurer la gestion des budgets des projets (NIM, DIM) au sein de l’Unité :

• Gestion des ressources financières par le biais de planification, le suivi, le contrôle, l’analyse et la surveillance des ressources financières conformément aux règles du PNUD et fourniture des conseils professionnels de haute qualité au management de l’Unité  ;
• Préparation et suivi des budgets des projets, y compris contrôle des sous- et sur- budgétisation dans ATLAS ;
• Élaboration et modification des budgets, système de surveillance, contrôle de la situation budgétaire par rapport à la limite de dépense autorisée (ASL) et les niveaux de décaissement des budgets ;
• Suivi de la préparation des factures de recouvrement des services communs et des services fournis par le PNUD ;
• Élaboration des mécanismes appropriés pour éliminer les lacunes dans la gestion du budget ;
• Appuyer la préparation des audits des projets et le suivi de la mise en œuvre des recommandations des rapports d’audit ;
• Suivi et contrôle de conformité des avances NEX et leur liquidation opportune ;
• Rend compte au management de l’équipe sur les résultats périodiques et les perspectives.

3)    Assurer un appui administratif et financier et le suivi effectif des processus opérationnels :

• Assurer un appui opérationnel aux points focaux/chefs de projets et équipes pour la conduite de certaines activités, sur demande du team leader ou de l’analyste chargé de programme ;
• Assurer la liaison avec les équipes opérationnelles (RH, finances, achats, sécurité, administration générale, logistique, voyages, legal, etc) au niveau des bureaux de Goma ou de Kinshasa pour le suivi proactif des processus opérationnels en cours ;
• Contrôle adéquat des documents de supports des paiements et assurer la saisie dans Atlas des paiements des partenaires et le suivi de la libération des fonds dans les limites de jours déterminées ;
• Assurer le suivi et réception des rapports financiers des partenaires trimestriels attendus et en vérifier la cohérence interne du rapport en collaboration avec l’analyste chargé(e) de programme et procéder à l’enregistrement dans Atlas selon les procédures régissant la modalité NEX/NGOs ;
• Faire la correction à temps des transactions non validées, y compris celles qui comportent des erreurs de vérification des budgets, des exceptions de concordance et des pièces comptables non approuvées ;
• Maintenir un système de contrôle de dépenses internes aux fins d’assurer que les pièces comptables qui sont traitées sont vérifiées de façon contradictoire et sont complètes ; que les pièces comptables sont correctement enregistrées et validées dans le système Atlas ;
• Coordonner la mise en place et assurer la tenue d’un système de classement des documents physiques et électroniques.

4)    Appuyer la coordination de la mise en application de l’approche harmonisée de remise d’espèces aux partenaires de mise en œuvre (HACT) et la bonne gestion de risque :

• S’assurer que tous les partenaires de mise en œuvre ont fait au préalable l’objet d’une micro-évaluation en conformité avec les directives du HACT ;
• S’assurer que la liste de partenaires de mise en œuvre est actualisée et le niveau de risque de chaque partenaire est correct ;
• Collaborer à l’élaboration des notes, guides et d’autre documentation relative au HACT ;
• Appuyer la gestion des missions des vérifications ponctuelles (spot checks) ;
• Appuyer le planning périodique de « spot checks » en concertation avec toutes les parties prenantes et le Team Leader ;
• Faire une analyse des rapports de spot checks et proposer des actions/mesures à prendre ;
• Collaborer avec l’Unité OBPI et l’UPAQ dans l’élaboration du Plan d’audit annuel ;
• Analyser les rapports d’audit et élaborer un plan d’action pour suivre les recommandations/qualifications des auditeurs ;
• Assurer l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan de formation/onboarding et accompagnement des collègues et partenaires de mise en œuvre, et partenaires gouvernementaux sur la gestion administrative et financière.

5)    Contribuer au partage de connaissances :

• Partager avec les collègues la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de Finances ;
• Identifier les goulots d’étranglement et proposer des mesures d’amélioration ;
• Faire des contributions de qualité dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés pouvant promouvoir le concept de programme conjoint, surtout humanitaire ;
• Contribuer et participer à l’organisation des formations sur les finances pour les partenaires ONGs et autres staff du PNUD.

Supervisory/Managerial Responsibilities : L’analyste au programme / Finances et Administration est placé sous la supervision directe du/de la chef d’équipe stabilisation et résilience. Il/elle collabore étroitement avec l’analyste / chargé de programme Stabilisation et résilience basé(e) à Goma et et avec l’associé(e) au programme basé(e) à Kinshasa. Il collabore étroitement avec les différents collègues chefs de projets et points focaux de l’unité et interagit avec le reste des collègues du bureau pays sur les questions opérationnelles, budgétaires, financières et administratives.

• Master en économie, gestion des projets, administration, Management, Finance ou ou tout autre domaine apparenté ;
• La qualification professionnelle en comptabilité d’un institut de comptabilité accrédité à l’échelle internationale aura un avantage distinctif ;
• Les candidats présélectionnés peuvent être tenus de se soumettre au test avancé de comptabilité et de finance du PNUD (AAFT).

• Un minimum de 1 an  d’expérience professionnelle avérée est souhaitable dans le domaine de la gestion financière, budgétaire et opérationnelle orientée résultats de projets humanitaires, stabilisation ou développement au sein d’organisations internationales (nécessaire) ;
• Avoir une expérience avérée des système et mécanismes de gestion de projet et de gestion budgétaire et financière au sein des Nation-Unies, en particulier le PNUD (application ATLAS/Quantum) (nécessaire) ;
• Bonne connaissance en informatique, en particulier dans les applications MS Office.

Knowledge and Skills :

• Connaissance des règles et procédures liées au Système Harmonisé de Transfert d’Espèces (HACT) ; (atout majeur) ;
• Capacité à travailler dans un environnement soumis à différents risques de conflits ;
• Capacité prouvée de travail dans une équipe multiculturelle, à travers une approche multidisciplinaire et sous situation de stress ;
• Connaissances des règles et procédures des Nations-Unies et du PNUD en particulier est un atout ;
• Connaissance des zones d’interventions est un atout (provinces du Nord Kivu, Sud Kivu, Ituri, Kasai, Kasai Central et Tanganyika).

Language Requirement :

• Une excellente maîtrise du français écrit et parlé est requise ;
• Une bonne connaissance de l’anglais est un atout ;
• La connaissance des langues nationales est un atout.

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