PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

• Assurer l’administration des voyages, la préparation et le contrôle de la conformité des documents ; saisir dans WeTravel, suivre les renouvèlements des documents de voyage et veiller au respect des procédures.
• Assister avec la gestion de la flotte automobile ; en faisant le suivi régulier des réparations divers, coordinations des missions, contrôles et rédactions des rapports, coordination des chauffeurs, saisies divers (consommations carburantes etc.) dans le système de gestion de flotte informatique, suivies avec prestataires divers et bureau pays pour entretiens et mises à niveau, réparations et achats/fourniture des pièces de rechange.
• Recueillir les requêtes des différentes unités les analyser et prendre les actions en fonction des priorités. Initier les requêtes diverses dans le système informatique (requêtes d’achats, réceptions des biens et services etc.) et faire le suivi de paiement des factures.
• Vérifier quotidiennement la bonne marche des services divers, comme le fonctionnement des installations (groupes électrogènes, électricité, eau, etc…) afin de contribuer au maintien d’un environnement de travail sûr et agréable ;
• Assurer la gestion et l’entretien des locaux afin de garantir un environnement propre et superviser le travail des agents de nettoyage ;
• Assurer une gestion efficace du stock des consommables de bureau et fournitures divers (produits de ménage, kits d’hygiène, stocks de sécurité, matériels etc.) tout en produisant les rapports périodiques et s’assurant du réapprovisionnement à temps ;
• Assister avec la préparation et la coordination des divers activités et évènements dans le portefeuille administration ; des visites des VIP et cadres, évènements et réceptions divers des personnels PAM et partenaires, coordinations calendriers des congés, PACE, formations obligatoires etc
• Rechercher les prestataires potentiels et sollicitation des cotations, analyse des proformas, renseignements sur les offres commerciales pour micro-achats.
• Servir de premier(e) interlocuteur(trice) pour les demandes d’informations pour les visiteurs et le personnel.
• Gérer les envois et réceptions des correspondances et colis divers.
• Assister dans la coordination et l’organisation des réunions.
• Rédiger des correspondances et rapports divers, des comptes rendus des réunions, procès-verbaux
• Contrôler, mettre à jour régulièrement les équipements dans le système et participer activement à l’inventaire physique annuel et aux préparatifs des ventes des équipements ;
• Faire toutes autres tâches connexes selon le besoin

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :

• A fait la preuve de son aptitude à effectuer au quotidien toutes les tâches courantes conformément aux normes de fonctionnement du PAM.
• A aidé à communiquer des consignes adaptées aux circonstances aux nouveaux membres du personnel.
• Participation dans la planification, l’organisation et la coordination des évènements ; évènements d’hospitalité divers ; réceptions, distributions des courriers et colis, etc.
• Participation a la gestion d’un bureau
• Participation a l’organisation des voyages
• Participation dans la gestion d’une flotte de véhicules
• Planification d’activités

NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS:

Formation:

Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable : Administration, Gestion, Finances, Logistique plus 5 ans d’expérience dans le domaine.

Connaissances linguistiques:

Agents des services généraux (sur le terrain) : maîtrise de la langue (parlée et écrite) de l’ONU utilisée dans le lieu d’affectation et de la langue du lieu d’affectation, si celle-ci est différente de la première.

Connaissances Informatiques:

Compétences d’utilisation moyenne informatique, capacités d’utilisation courante de l’environnement de travail Microsoft Windows, utilisation d’Internet envois, utilisation de la suite bureautique Microsoft Office, notamment Outlook, Word, connaissances élémentaires en Excel, Powerpoint (Seront teste).