Le PAM recrute un(e) Assistant(e) aux services de gestion (Actifs), Kinshasa, DRC
CONTEXTE :
Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire mondiale qui lutte contre la faim dans le monde entier.
La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro dans le monde. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s’assurer qu’aucun enfant ne se couche affamer et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, peuvent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.
OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE :
En République Démocratique du Congo, dans son plan stratégique pays 2021-2025, le Programme Alimentaire Mondial (PAM) envisage de de sauver des vies et changer les vies des populations à travers la mise en œuvre des interventions de réponse aux crises et de résilience.
Pour appuyer son Bureau de Kinshasa, le PAM recherche un(e) assistant/assistante Administratif (ive) capable d’aider à l’adoption et au maintien de pratiques administratives efficaces axées sur les besoins des bénéficiaires des services et l’utilisation optimale des ressources.
Le titulaire doit effectuer des tâches courantes d’aide à la gestion dans un domaine d’activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):
Sous la Supervision générale du Responsable de l’unité ou du Chargé (e) de l’administration, ou de son ou sa suppléant(e), l’assistant de gestion doit assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités nécessitant qu’il interprète dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à sa disposition. Il doit pouvoir assister à l’identification de lignes d’action.
L’assistant(e) de gestion sera responsable de :
1. Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d’autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.
2. Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.
3. Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
4. Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standard pour contribuer à ‘élaboration de documents précis.
5. Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail.
6. Prendre la responsabilité de l’intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables.
7. Recevoir et enregistrer des actifs dans le système de gestion des équipements (GEMS) après l’inspection physique et l’étiquetage ; effectuer des actions importantes au quotidien pour suivre, contrôler et sécuriser les actifs.
8.Maintenir à jour les enregistrements des actifs dans le système de gestion des équipements du PAM (GEMS).
9. Participer au comptage physique et soutenir le LPE pendant le processus de réconciliation.
10.Assister dans la mise en œuvre des recommandations du comité chargé de la surveillance des biens du PAM.
11.Etiqueter tous les actifs (meubles/équipements) dès leur réception auprès du fournisseur. Mettre à jour le registre d’inventaire des biens durables et suivre les mouvements des actifs.
12.Contribuer à la préparation de rapports d’inventaire pour la gestion et l’audit, selon les besoins et appuyer dans le suivi des mouvements internes/externes des actifs et procéder à leur enregistrement dans le registre des actifs.
13.Effectuer des analyses des données relatives aux actifs du bureau Pays à Kinshasa, assurer le suivi des mouvements, de délais, des engagements pris, et fournir de support pour la production des rapports mensuels et annuels sur la gestion des immobilisations.
14.Accomplir toutes autres tâches recommandées par le superviseur.
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES :
Formation : Achèvement des études secondaires.
Expérience souhaitée : Au moins quatre ans d’expérience professionnelle, aux niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, assortis d’une expérience indispensable dans la gestion des Actifs.
Connaissances et compétences :
- Rompu(e) à l’utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.
- Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.
- Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers.
- Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
- Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d’emploi à des membres du personnel moins expérimentés.
Connaissances linguistiques :
Maitrise du Français à l’oral comme à l’écrit. La connaissance de l’anglais sera un atout.
