Le PAM recrute un Chargé d’affaires (H/F), Niamey, Niger
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Ces postes sont à pourvoir dans des bureaux de pays, des bureaux régionaux ou au Siège. Les titulaires qui assurent des fonctions de gestion centralisée relèvent généralement d’un Directeur de division ou d’un Directeur de pays. Lorsque ces postes apportent un soutien dans un secteur d’activité précis, ils peuvent relever du ou de la Responsable de l’unité considérée du ou de la Chef de service.
On attend des titulaires à ce niveau qu’ils fassent preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie et confidentialité à des questions alors qu’ils ne disposent que d’orientations générales. Ils sont chargés d’effectuer des travaux spécialisés d’aide à la gestion des activités du ou de la Representante, soutien administratif aux programmes et aux opérations comme des tâches d’organisation et de coordination. Ils doivent faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Ils sont censés gérer des ressources et accompagner ou coordonner une équipe de personnel d’appui.
THE ROLE
Superviser et assurer la coordination d’un ensemble complet de services de soutien et d’aide à la gestion dans un domaine d’activité spécialisé pour s’assurer que les services soient fournis dans la confidentialité, ponctualité et efficacité.
RESPONSABILITES (not all-inclusive, nor exhaustive):
- Superviser la gestion des fichiers et des bases de données pour s’assurer que les informations sont structurées et conformes aux règlements et politiques applicables, et que le personnel peut y accéder facilement.
- Réviser le courrier et d’autres documents, en communiquant des observations et en apportant des modifications le cas échéant, pour contribuer à la production de ces éléments dans le respect des normes de délai et de qualité en vigueur.
- Aider les responsables à planifier, suivre et rapprocher les budgets pour s’assurer que les ressources financières prévues sont utilisées efficacement.
- Évaluer les procédures et les pratiques et recommander des améliorations, afin de contribuer à l’exécution efficace des services d’aide à la gestion.
- Proposer une gamme complète de services complexes d’aide à la gestion au personnel pour contribuer à l’efficacité des modalités de fonctionnement.
- Fournir des conseils et un soutien et/ou dispenser des cours de formation aux membres du personnel d’appui peu expérimentés pour les aider à assurer des services d’aide à la gestion.
- Assurer des tâches d’aide à la gestion des activités du ou de la Représentante et de son adjoint.
- Établir et/ou compiler des rapports détaillés, des courriers, des notes d’information ou d’autres documents opérationnels et effectuer des recherches dans le domaine de la logistique, du programme et d’accès humanitaire.
- Solliciter activement des retours d’information et les utiliser pour améliorer les procédures opératoires et autres processus.
- Répondre à des demandes complexes d’aide à la gestion pour renseigner les bénéficiaires des services avec rapidité et précision.
- Coordonner les tâches effectuées par les collègues moins expérimentés pour s’assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises.
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE
Education: Diplôme de fin d’études secondaires requis, complété par un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel concerné
Expérience professionnelle : Justifier d’au moins six ans d’expérience professionnelle progressive dans le domaine concerné, incluant une expérience confirmée en gestion administrative.
Connaissances et compétences:
- Connaissance spécialisée de l’application des procédures opératoires communes, des méthodes pratiques d’aide à la gestion ainsi que des procédures et des systèmes utilisés dans le domaine d’activité considéré, acquise à l’issue d’une formation technique et dans le cadre de l’expérience professionnelle.
- Bonnes compétences en matière de communication lui permettant
- de fournir des services spécialisés d’aide à la gestion à un large éventail de personnes.
- Aptitude à analyser et à interpréter des données financières et à effectuer le suivi des budgets.
- Aptitude à déceler rapidement les points à améliorer et à faire des recommandations visant à rendre plus efficaces la conception et la fourniture de services spécialisés.
- Aptitude à nouer des relations avec diverses personnes appartenant à différents services.
Connaissances linguistiques: Maîtrise de la langue (parlée et écrite) niveau C du français. La connaissance intermédiaire (niveau B) de l’anglais est exigée pour ce poste.
