Le PAM recrute un Assistant en appui aux opérations Admin & TEC, Uvira, RDC
Contexte et Objectifs de la mission :
Sous la supervision directe du chef de sous-Bureau, l’Assistant à l’Administration et aux Opérations informatiques doit assumer les responsabilités suivantes réparties en deux parties : Administration et Informatiques.
En termes de support aux activités Administration, le candidat sera responsable de :
- Faire le suivi des opérations relatives aux contrats des baux et contrats des divers fournisseurs et prestataires des services (fourniture d’eau et énergie, maintenance et réparations, « fuel », hôtels, salles de réunion/conférences, transports des personnes, etc.)
- Gérer le parc automobile, l’affectation des véhicules ainsi que les voyages au niveau du bureau : suivi et rapportage sur l’entretien et réparation des véhicules, générateurs et autres propriétés du sous bureau ; suivi des pièces de rechange, contrôle des log book et de consommation de carburant, contact et suivi des réservations d’hôtels et salles des réunions.
- Faire les inventaires périodiques des propriétés du PAM en liaison avec le point focal GEMS au bureau de pays : mise à jour des inventaires des équipements administratifs proposer le cas échéant les équipements à désaffecter au Comité Local de Gestion des Equipements (LPSB) et faire le suivi de la mise à jour des recommandations du comité sur les équipements.
- Faire le suivi avec le Bureau de Pays pour la création et le changement / amendement des vendors dans le système et s’assurer que toute la documentation exigée accompagne chaque demande.
- Faire le suivi des PRs (demande d’achat) créés dans le système Wings et s’assurer qu’un bon de réception (SES/GRN) est créé dans le délai recommandé pour tous les services et biens reçus par la section Administration.
- Assurer la vérification et le traitement de toutes les factures relatives aux biens livrés et services rendus par les fournisseurs et partenaires externes aux sections Administration et TEC du sous bureau, en vue de leur paiement à travers la plateforme Invoice Tracking System (ITS).
- Soumettre à chaque fin du mois un Checklist /un rapport des activités administratives qui ont été réalisées au courant du mois et le partager avec le responsable de la section Administrative au bureau de pays avant le 10 du mois suivant.
En termes de support aux activités IT, le candidat sera responsable de :
1.Support aux opérations IT
- Assurer le support technique aux utilisateurs, y compris l’installation, la configuration et la maintenance des équipements informatiques (ordinateurs, imprimantes, etc.).
- Diagnostiquer et résoudre les problèmes liés aux matériels, logiciels, et systèmes d’exploitation en collaboration avec les équipes IT respectivement de Bukavu, Goma et Kinshasa.
- Gérer et mettre à jour de façon continue les inventaires via les outils de gestion des actifs de PAM.
- Assurer la sécurité des systèmes informatiques et la conformité avec les politiques de sécurité informatique du PAM.
- Contribuer à la mise à jour des systèmes et des applications, tout en fournissant des formations et des orientations aux utilisateurs sur les bonnes pratiques en matière de technologie.
- Contribuer dans les travaux de câblage, upgrade ou maintenance du réseau LAN et électricité.
2.Support aux opérations Télécom
- Assurer la configuration, l’installation et le suivi des systèmes de télécommunication, y compris les réseaux sans fil, les radios VHF/HF, les téléphones IP, et les systèmes de vidéoconférence.
- Collaborer avec les fournisseurs de services pour la maintenance des infrastructures de télécommunications et résoudre les problèmes de connectivité.
- Suivre la performance du réseau et mettre en œuvre des améliorations pour assurer la continuité des services.
- Garantir la sécurité des systèmes de télécommunication et assurer leur disponibilité pour soutenir les opérations.
3.Support aux activités de digitalisation
- Assurer le support aux activités d’enregistrement et de distribution via les outils informatiques du PAM
- Assurer le support et la formation des staff internes et les staffs des partenaires ;
- Assurer les inventaires des équipements dédiés au support des activités d’enregistrement ou des distributions
- Participer au déploiement des outils digitaux du PAM
Livrables attendus à la fin du contrat :
Les opérations IT et Telecom sont implémentées selon le plan de travail CO/AO/FO. Les opérations de support aux activités de digitalisation sont implémentées selon la planification du programme. Les inventaires TEC et Administration sont réalisées régulièrement et les mises à jour des systèmes sont faites. Le rapportage vers le bureau pays et bureau AO est fait assez régulièrement.
QUALIFICATIONS & EXPERIENCES REQUISES:
Education :
Diplôme d’études Secondaires requis, et des certifications professionnelles souhaitables.
Expérience :
- 5 années d’experience dans le TEC et administration ou soit domaines simililaires
- Avoir de l’expérience dans la collecte de données et la préparation d’analyses de base concernant le portefeuille des services de gestion, tels que la gestion des actifs, des installations, de la flotte, des voyages ou d’autres domaines similaires.
- A soutenu le personnel en lui fournissant support, conseil et orientations.
- A une expérience en maintenance réseau LAN et WAN, Sécurité Réseaux, Support et orientation des
- A l’expérience du travail avec des équipes dans différents domaines fonctionnels.
Connaissance & Compétences
Compétences et connaissances requises en Administration et en Operations
Informatiques (Réseau et Sécurité)
Langues :
Français est obligatoire et l’Anglais sera considéré comme un atout.
