Le PAM recherche un Assistant Support commercial (Archivage), Sénégal
OBJECTIF DE LA MISSION
Ce poste est basé dans notre Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest à Dakar (RBD), au Sénégal. RBD couvre un ensemble diversifié de pays d’Afrique de l’Ouest et fournit une orientation stratégique, un soutien politique/technique et une direction pour les opérations et activités du PAM dans les pays de la région, qui est un mélange de cultures et de personnes.
A l’instar des autres agences des Nations Unies à Dakar, au Sénégal, le PAM se prépare à déménager à la Maison des Nations Unies Sénégal, à Diamniadio, et saisit l’occasion pour réorganiser la gestion de ses documents et procéder à un archivage physique et électronique.
Le titulaire de cette position aura à coordonner et à fournir des services d’archivage et de gestion des documents de haute qualité gardés auprès des différentes unités du bureau. Il devra être guidé par la politique actuelle du PAM en matière de conservation des données, prendre des initiatives, travailler avec autonomie et faire preuve de bon sens pour gérer d’éventuels imprévus.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Sous la supervision directe du point focal de la Réforme des Nations Unies (Unité Management Services – Administration), le titulaire du poste sera chargé des tâches suivantes (liste non exhaustive) :
- Analyser les Sous la supervision directe de l’administrateur principal des services de gestion (MS- Administration), le titulaire du poste sera chargé des tâches suivantes (liste non exhaustive) : d’archivage et de stockage des documents physiques et l’infrastructure mise en place par le PAM ;
- Proposer une solution mixte de gestion physique et digitale des documents conformément aux système et manuel d’archivage du PAM
- Préparer le plan de mise en oeuvre du projet ;
- Assurer le bon déroulement du projet ;
- Exécuter toutes les tâches dans les délais impartis ;
- Gérer efficacement les documents, sur la base de la taxonomie du PAM, en ce qui concerne l’identification, la classification, l’étiquetage et le stockage physique et numérique ;
- Assurer la liaison avec le siège du PAM et le bureau régional pour une meilleure coordination afin de respecter les procédures propres au PAM ;
- Effectuer le suivi des tâches connexes ;
- Produire une communication hebdomadaire sur l’état d’avancement du projet ;
- Identifier les goulots d’étranglements, en informer le superviseur à temps tout en proposant des solutions aux problèmes identifiés ;
- Produire des rapports mensuels sur le projet ;
- Elaborer le document contenant les procédures opérationnelles standards pour la gestion des archives communément appelé Standard Operating Procédures (SOP) ;
- Renforcer les compétences et les capacités du personnel en matière de techniques de stockage et d’archivage des documents, afin d’assurer l’appropriation du système d’archivage après la mission ;
- Produire un rapport de fin de mission.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES
FORMATION
Enseignement secondaire.
Une formation académique et un diplôme en archivage sont requis.
EXPÉRIENCE ET ATOUT
- Avoir 4 ans d’expérience en archivage physique et électronique ;
- Avoir une expérience et une bonne compréhension du fonctionnement administratif des Nations Unies et être sensibilisé sur les questions de développement humanitaire international est un atout ;
- Être organisé, capable de travailler sous pression et de façon indépendante ;
- Bonne gestion du temps et respect des délais.
LANGUE
Maîtrise de la langue française orale et écrite (niveau C) et connaissance intermédiaire de l’anglais.
