Le PAM recherche lance la demande d’un Assistant de support aux entreprises 14, SSA, équivalent à G4  (103936) -Djibouti 

La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les sexes.

 

Au sujet du PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire mondiale de lutte contre la faim. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre la faim zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour veiller à ce qu’aucun enfant ne se couche affamé et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

Context organisational

Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays, les bureaux régionaux et le siège. Les titulaires de poste peuvent soit effectuer des tâches de soutien administratif dans le guichet et rendre compte à l’associé du soutien aux entreprises, soit fournir un soutien administratif aux équipes avec le lien hiérarchique au chef d’unité, au chef ou à son remplaçant désigné. Dans les cas où ces postes prennent en charge une branche d’activité spécifique, la ligne hiérarchique peut être celle du chef d’unité, du chef ou de son représentant.

A ce niveau, les travaux sont effectués sous surveillance minimale. Les titulaires d’emplois sont censés produire un travail organisé et précis, s’engageant dans des activités spécifiques de soutien aux entreprises. Ils peuvent offrir des conseils sur les pratiques standard au personnel débutant dans leur domaine de travail.

Objectif du poste

Fournir des processus standard de support aux entreprises pour un domaine de travail professionnel spécifique, afin de faciliter la fourniture de services efficaces.

Tâche principale

1. Recueillir des informations avec orientation claire pour assister d’autres membres du personnel dans la rédaction de documents et la préparation de rapports.
2. Répondre aux requêtes et faire remonter/suivre vers qui de droit, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.
3. Assister dans l’exécution des taches et gestion des procédures administratives et financières de routine dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à une gestion des ressources efficace et dans les délais.
4. Fournir des services de revue et de relecture des documents standards, afin de contribuer à l’élaboration d’une documentation précise.
5. Prendre la responsabilité pour la mise à jour des systèmes et classement/archivage standardisés, afin d’assurer que l’information soit exacte et facilement disponible pour la fonction.
6. Identifier les erreurs simples dans les statistiques et les données, telles que les informations manquantes, et reporter au membre du personnel de grade supérieur afin d’aider les clients à fournir leur travail.
7. Prendre la responsabilité de l’intégrité des données afin de faciliter la disponibilité d’informations précises dans les systèmes de l’organisation.
8. Donner des conseils aux collègues de même grade ou subalterne sur les méthodes et de pratiques de routine en termes d’assistance a l’unité, pour assurer que les services soient fournis de manière cohérente et dans les normes requises.
9. Travailler avec des individus variés, et assister à la prestation de service quand nécessaire sur base des commentaires reçus.

4Ps Capacite organisationelle essentiel

Objectif

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques: permet de mieux comprendre les objectifs stratégiques du PAM.• Être une force de changement positif: aborde les tâches et les responsabilités individuelles avec une attitude et un comportement positifs

Personnes

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des personnes: Recherche des opportunités de développer et d’améliorer les compétences individuelles.• Créer une culture

Performance

• Encourager l’innovation et les solutions créatives: évalue ses propres tâches et responsabilités afin de trouver des moyens d’accroître son efficacité

Soyez décisif: informe les superviseurs des situations dangereuses ou des problèmes potentiels pouvant survenir sur le terrain ou au bureau.

Partenariat

Connecter et partager entre les unités du PAM: comprend la structure organisationnelle du PAM, y compris le but et la mission de chaque unité.• Établir des partenariats externes solides: aide l’équipe à collaborer avec ses collègues et les partenaires du PAM sur le terrain en vue d’atteindre des objectifs communs

Standard minimum qualifications

Éducation

Études secondaires terminées, diplôme universitaire en comptabilité ou en administration des affaires, un atout.

Expérience

Expérience : Au moins quatre années d’expérience professionnelle, acquise à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine des affaires et une expérience du travail administratif général.

Connaissances et compétences :

• Maîtrise de l’utilisation du matériel de bureau et des progiciels informatiques, tels que Microsoft Word.
• Connaissance des routines et des méthodes de travail afin de mener à bien les processus avec un minimum de supervision.

 

La langue

Maîtrise de la communication orale et écrite en français (niveau avancé), bonne maîtrise de la communication orale et écrite en anglais est un atout.

La connaissance des langues locale est un atout supplémentaire.

Termes et condition

Duree du contrat : 6 mois.

DATE LIMITE POUR L’APPLICATION

23:59 10 Mars 2019