Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés recrute un Responsable RH et administration, Goma, RDC
CADRE CONTEXTUEL
Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une Organisation Internationale Non Gouvernementale d’origine norvégienne, présente dans plus de 25 pays du monde. Il œuvre en République Démocratique du Congo depuis l’année 2001. Ses programmes sont focalisés dans les secteurs d’Education, Réponse Rapide aux Mouvements de Population (RRMP), Protection et Médiation Humanitaire, Abris, EHA (Shelter/Wash), et l’Information, Conseil, et Assistance Légale (ICLA) en faveur des populations contraintes au déplacement.
- Rôle et responsabilités
L’objet du poste d’Officier Ressources Humaines et Administration est de donner un appui au département des ressources humaines et administration dans la mise en œuvre quotidienne des activités des ressources humaines au Bureau National ainsi que les Bureaux/Sous bureaux des Areas
Responsabilités générales :
- S’assure de l’adhérence aux politiques, procédures, manuels et directives NRC.
- S’arrure du bon fonctionnement des activités des Ressources Humaines et Administration qui lui sont déléguées en accordance avec le plan d’action pour le bureau national et appui aux Areas
- S’assure de l’archivage correct des documents du personnel du bureau national et l’appui aux Areas
- Fait preuve des initiatives dans son travail, propose des bonnes idées pour favoriser l’amélioration de la fonction ressources humaines et administration au Bureau National
- Collabore avec les services étatiques dans le cadre des activités de NRC
- Contribue à la bonne gestion des ressources humaines des dossiers du personnel du Bureau National et appui aux Areas
- Appui au processus de recrutement,scannage, transmission des documents et colis dans les bureaux des Areas
Responsabilités spécifiques :
- Appui dans le processus de préparation de la paie/payroll
- Constitution du dossier de chaque nouvel employé à son entrée et se rassurer que tous les documents sont disponibles et complet selon la checklist de NRC ;
- Se rassurer que chaque nouvel employé a signé un Job Description conjointement avec son superviseur et qu’il y a une copie bien classée dans son dossier
- Mise à jour du tracking ou liste exhaustive du personnel du Bureau National
- Preparer le tracking de payroll du personnel du Bureau National et transmission au Coordonnateur RH pour vérification
- Prépare les déclarations et les payements des impôts et taxes liés aux salaires du personnel (DGI, CNSS, INPP, ONEM, Ministères etc.) dans le respect des délais légaux, Mensuellement, trimestriellement et annuellement.
- Faire le suivi mensuel des mouvements (congés annuels, congés de circonstances, jours fériés) et produire un rapport.
- Tenue et mise à jour permanente des dossiers du personnel du Bureau National
- Faire signer les bulletins de paie à la fin de chaque mois aux personnels du Bureau National
- S’assure que tous les dossiers des ressources humaines soient en règle et que chaque employé possède son propre dossier mise à jour.
- Faire la revue documentaire des dossiers du personnel national et faire ressortir les écarts afin de mener des actions correctives et mettre a jour la fiche de verification.
- Mise à jour et faire le suivi des timesheets du personnel du Bureau National
- S’assurer de l’archivage en dur et électronique sur filing tree des dossiers du cycle des employés(de l’entrée à la sortie) du Bureau National est bien fait
- Assurer une bonne documentation/classement en dur et électronique des copies des déclarations et peuves de paiements ;
- Rassemble au BN les Proofs of life de tous les staffs NRC en conformité avec les regles en place
- Fait rapport régulièrement à sa hiérarchie sur ses activités afin d’obtenir son appui en cas de nécessité ;
- Effectue toutes autres tâches assignées par son superieur hierarchique
Interfaces critiques
Les interfaces critiques pertinentes pour ce poste – i.e. processus et projets internes qui sont liés aux autres fonctions/services ou personnes – sont :
- Département Admin / Ressources Humaines
- Département Sécurité
- Département Finance
- Départment Programmes
- Départment Logistique
- Autorité locales(DGI, CNSS, ONEM, INPP, Inspection du travail, Sécurité Sociale etc…
Ampleur du poste :
Parties prenantes : Les services étatiques : Impôts, INSS, DGRAD, DGM, INPP, ONEM, inspection du travail… et ONG partenaires
Informations :
Légalité et/ou conformité institutionnelle : Contrats de location, demandes d’explication, contrats de travail, contrats de bail, convention médicale. Conformité avec les SOP et procédures NRC.
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Compétences
1. Compétences professionnelles
Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.
Compétences professionnelles générales:
- Minimum d’un diplôme de Graduat ou Licence en Gestion des Ressources Humaines, Administration, Management et Sciences Economiques, Gestion Financières ou tout autre domaine pertinent
- Expérience professionnelle en gestion des ressources humaines et Administration ou finance.
- Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
- Au minimum 3 années d’expérience à un poste similaire.
- Expérience en tant que formateur
- Bonne maitrise des logiciels Excel/Word
- Bonne maitrise de la législation du travail en vigueur
Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte :
2. Compétences comportementales :
Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste:
- Gérer les environnements peu sûrs
- Planifier et obtenir des résultats
- Autonomiser et renforcer la confiance
- Communiquer de façon respectueuse et impactante
- Forte capacité rélationnelle.
- Gestion de Performance
Il est attendu que l’employé accomplisse les responsabilités de son poste et agisse en fonction des compétences comportementales associées. La gestion des performances se fera comme stipulée dans le Manuel de Gestion des Performances.
- Les documents suivants seront utilisés :
- Description de poste
- Plan de travail et de développement de l’employé
- Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d’essai.
- Modèle du bilan des performances de fin de contrat
- Référentiel des compétences
Les éléments à attacher au dossier sont les suivants : Le CV détaillé et actualisé, la lettre de motivation, les copies des diplômes, les certificats ou attestations des formations professionnelles suivies dans le domaine (si disponible), les attestations des services rendus antérieurement et la copie de la carte d’identité.
« La copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM est vivement recommandée dans le dossier de candidature à joindre »
LES CANDIDATURES FEMININES REMPLISSANT LES CRITERES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES ET SERONT HAUTEMENT CONSIDEREES.