Le Conseil Danois pour les Réfugiés recrute un assistant logistique, Maradi, Niger

Le Conseil Danois pour les Réfugiés recrute un assistant logistique, Maradi, Niger

 

Intitulé du poste : Assistant logistique

Bande : NM. I2

Superviseur hiérarchique : Chef d’équipe services support – Maradi

Superviseur technique : Chef d’équipe Logistique Niamey

Supervise (exerce une supervision sur) : n/a

Unité/département : Services support

Lieu : Niger, Maradi

 

 

Objectif général du poste :

Suivant la politique d’achats fixée par le département de la logistique et les règles financières/comptables fixées, l’Assistant logistique sera responsable de :

• Gérer les achats locaux issus des demandes de la base ;
• Exécuter la réglementation référant à la chaîne d’Approvisionnement. Une chaîne d’approvisionnement efficace se traduit en : standards de qualité, éthique des achats, bon rapport qualité/prix, comptes clairs, tout cela étant des conditions indispensables pour le bon déroulement des projets ;
• En collaboration avec autres membre de la logistique, être un support efficace pour l’approvisionnement des différentes bases ;
• Rechercher des fournisseurs qui assurent les normes de qualité et la meilleure relation qualité/prix ;
• Tenir une liste des prix et un catalogue des fournisseurs   ;
• Assurer le suivi des Réquisitions (OR) de la base de Maradi ;
• Assurer la gestion des archives logistiques en collaboration avec le superviseur hiérarchique.

 

Responsabilités :

Conformément aux règles et stratégies fixées par le Département de la Logistique de DRC en collaboration avec le chef d’équipe services support, l´Assistant logistique doit :

• Assurer les approvisionnements locaux et nationaux par l´achat des biens et matériel pour les programmes en tout respect des procédures standards de DRC en matière d’approvisionnement, la qualité et le délai souhaité ;
• Rechercher des fournisseurs qui répondent aux normes de qualité, disponibilité, sur la base de la relation qualité/prix  ;
• Etablir une liste des prix et un catalogue des fournisseurs  ;
• Assurer le remplacement du magasinier en cas d´indisponibilité  ;
• Connaître et respecter les législations en matière d´achat en vigueur dans le pays ;
• Rapporter à l’officier de la logistique de manière journalière, hebdomadaire et mensuelle toutes les questions liées aux achats, demandes et réquisitions  ;
• Connaître et respecter/appliquer les dispositions légales (douanes/achats…) en vigueur dans le pays ;
• Donner un appui à l’officier de la logistique en termes d’approvisionnement ;
• Réaliser des études de marche, de façon à obtenir une base de données fournisseurs/prix ;
• Rendre compte au chef d’équipe services support/Chef de base de l’avancement des activités, en suivant la fréquence donnée.

 

Tâches et responsabilités :

Approvisionnement : 

Achats :  

1. Enregistrer les réquisitions (OR), suivre les signatures, réaliser les cotations, l`analyse comparative ;
2. S’assurer de la disponibilité des marchandises chez les fournisseurs et du meilleur rapport qualité-prix ;
3. Apporter aux fournisseurs identifiés, les bons de commandes ;
4. Transférer une copie à la finance le bon de commande, la DA, contrat de service ou de travaux ;
5. S’assurer que les biens achetés remplissent les normes standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats de DRC ;
6. S´assurer de la livraison correcte des marchandises dans les magasins de DRC   ;
7. Contrôle et soumet pour validation les documents remis par les fournisseurs (facture, documents de livraison)  ;
8. Il contrôle les marchandises livrées pas le fournisseur (quantité correcte, qualité article correcte avant réception) ;
9. Elaborer la demande de payement, pour finaliser le dossier d’achat ;
10. Effectuer tous les achats des biens et marchandises pour les projets en fonction des standards de qualité, de prix et des procédures d´achat DRC. Demander des échantillons dès que nécessaires ;
11. S´assurer que les factures portent les mentions : date, nom et cachet du fournisseur, nom de l´organisation, 1 ligne par article, quantité pour chaque article, prix unitaire de l’article, prix total pour la quantité de l’article, et prix total de la facture (en chiffres et en lettres), signature du fournisseur ;
12. S´assurer que tous les documents relatifs à l’approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement DRC (Réquisition, Bon de commande) et les soumettre à la signature de son Responsable hiérarchique avant d´effectuer les achats ;
13. La supervision des commandes des “appels d’offre”, ou des demandes des cotations  ;
14. Effectuer des études de marché constantes, pour avoir une base de données de fournisseurs et prix mis à jour au minimum 1 fois tous les trois mois/ achat de matériel-équipements/ études de marché/ S’assurer que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats de DRC/ assurer le meilleur rapport qualité- prix ;
15. Organiser et assurer le bon archivage des documents relatifs à l´approvisionnement, en suivant les règles fixées par la Coordination.

NB : N’accepte pas d’argent, ni de crédit, pot de vin, de cadeaux, de commissions des fournisseurs.

Toutes les factures doivent être validées (signées) par son supérieur hiérarchique. 

 

Suivi des achats  :

1. Enregistrer les fichiers  ;
2. Suivi des réquisitions avec la base de Mardi ;
3. Enregistrement des réquisitions (OR) des achats ;
4. Suivi des contrats cadre et de leur évolution ;
5. Sous la supervision du chef d’équipe services support, rédiger un court rapport mensuel sur la situation de l’approvisionnement et des problèmes majeures.

Gestion des Appels d`Offre  :

1. Participe à l`organisation des Appel d’Offres  ;
2. Participation à la sélection des fournisseurs ;
3. Participation à la rédaction des contrats en collaboration avec son responsable hiérarchique.

Gestion des Contrats Cadre  :

1. S´assurer des établissements des Bon de Commande et de contrat cadre, tout en suivant les besoins ;
2. Collaborer avec son responsable hiérarchique pour la définition des lancements de bon de commande en fonction des besoins.

Administration/comptabilité :   

1.  Soumettre un dossier complet à la finance  ;
2. Organiser les archives d’approvisionnement selon des normes fixées par la région (documents achat, commandes, listes de prix et fournisseurs, etc….).

 Relations Fournisseurs :

1. Maintenir et garantir un bon rapport et suivi des fournisseurs pour toutes demandes d´information, sur la bonne réception des documents d´achat, la mise à jour des listes des prix ;
2. Rechercher de potentiels nouveaux fournisseurs, récolter des données pour de futur achat (Nom du fournisseur, personne de contact, adresse, produit disponible, prix, conditions de vente, etc.)  ;
3. En collaboration avec son responsable hiérarchique, effectuer des études de marché régulièrement  ;
4. Etablir et tenir un catalogue des prix et fournisseurs et mettre à jour la base de données au minimum une fois par mois.

 Autres tâches logistiques :

1. Selon sa charge de travail et de ses aptitudes, il pourra réaliser toute autre tâche du département logistique, sur demande de son supérieur hiérarchique ;
2. En cas de problème dans le déroulement de ses missions, il doit en informer son supérieur hiérarchique pour voir si d’éventuelles solutions existent.

 Tâches non spécifiques :

1. Engagement avec DRC : capacité et volonté pour défendre les intérêts de l’organisation ;
2. Connaître, partager, s’engager et défendre les principes humanitaires et opérationnels de DRC et faire connaître l’organisation aux différents partenaires et interlocuteurs  ;
3. Etre disposé à aider le reste de l’équipe pour des activités non prévues par son profil de poste, quand cela n’interfère pas avec son travail et les responsabilités de sa position.

NB : Selon sa charge de travail, et de ses aptitudes, il pourra effectuer toute autre tâche du département de logistique, sur demande de son supérieur hiérarchique.

 

Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle)  :

• Expérience avérée en logistique/ approvisionnement d’au moins 3 ans  ;
• Bonne connaissance du marché local et de la législation en matière d´achat dans le pays ;
•  Bonne connaissance des logiciels Excel et Word ;
• Capable de communiquer correctement avec les équipes programmes ;
• Bon négociateur   ;
• Expérience dans la région de Maradi et de préférence avec les ONG internationales   ;
• Capable de travailler sous pression ;
• Faire preuve de bon sens ;
• Esprit d’initiative et d’analyse ;
• Travail en équipe   :
• Capacité à résoudre les problèmes :
• Flexibilité (polyvalent)  ;
• Travailler avec autonomie, efficacité et rigueur dans un délai requis avec un minimum de supervision ;
• Habilité prouvée à interagir efficacement avec les membres de l’équipe DRC, ainsi que les communautés bénéficiaires ;
• Habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement et efficacement les activités tels que requis par les projets de DRC ;
• Forte résistance au stress et capacité à travailler dans un rythme accéléré correspondant aux urgences ;
• La confidentialité, discrétion, l’honnêteté et intégrité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire ;
• La volonté et la capacité de faire respecter les règles et procédures de DRC, et de promouvoir le CHS est nécessaire.

 

 

Profil :

Formation : (y compris certificats, permis, etc.) : Etre titulaire d´un diplôme universitaire supérieur en Logistique ou en Business Administration.

Langues : (indiquer le niveau de maîtrise) :

• Français et langue locale de Maradi obligatoire.

• La connaissance de l’anglais est un plus.

Principaux acteurs : (internes et externes).

• Chef de base/chef de zone ;
• Chef d’équipe services support ;
• Responsable de programme ;
• Assistant logistique de Niamey et Diffa.

Dernière mise à jour : 02/11/2021 – HOZ DRC Diffa/Maradi.

¨Basique : je maîtrise l’essentiel, mais j’ai parfois besoin d’aide.

¨Avancé : je peux travailler de façon indépendante à un niveau professionnel complet.

¨Expert : je suis la personne de référence quand les autres ont besoin d’aide.

 

DETAILS PRATIQUES