Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) recrute pour le poste de Responsable de la chaîne d’approvisionnement, Soudan, Soudan du Sud
Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC), l’une des principales organisations humanitaires non gouvernementales au monde, recherche un(e) professionnel(le) hautement qualifié(e) et motivé(e) pour rejoindre son équipe en tant que Responsable de la Chaîne d’Approvisionnement (Supply Chain Manager). Ce poste offre l’opportunité de contribuer à des opérations humanitaires à fort impact et vitales dans des environnements complexes et difficiles.
Nous recherchons une personne orientée vers les résultats, dotée d’un fort engagement envers les principes humanitaires, l’excellence opérationnelle et le développement des partenariats, prête à jouer un rôle clé dans le renforcement des systèmes de chaîne d’approvisionnement soutenant une mise en œuvre efficace des programmes.
À propos du poste
Responsable de la mise en œuvre efficace des systèmes et fonctions d’approvisionnement/logistique au sein du bureau pays, avec un accent particulier sur le respect du Manuel des opérations. Ce poste a une portée nationale et garantit la conformité aux procédures et directives du DRC dans le pays. Le rôle contribue à l’élaboration des stratégies nationales, traduites ensuite en plans d’action et tâches quotidiennes. Le titulaire fournit un soutien et/ou des orientations techniques aux opérations nationales tout en supervisant les activités de la chaîne d’approvisionnement au niveau du pays.
Principales responsabilités
Approvisionnement
- Recevoir, analyser et consolider les plans d’approvisionnement relatifs à la plupart des besoins programmatiques et de soutien, en collaboration avec les programmes DRC-DDG.
- Soutenir le personnel des programmes dans la planification et la prévision des approvisionnements.
- Assurer le suivi et le contrôle de la mise en œuvre des plans d’approvisionnement pour toutes les subventions sur une base trimestrielle.
- Analyser et consolider les besoins d’approvisionnement du bureau de Juba et des bureaux terrain afin de réduire la duplication des achats similaires.
- Mettre en place des accords-cadres pour les fournitures courantes.
- Fournir un appui à distance dans la gestion des appels d’offres (rapport TOC, analyse technique et attribution des contrats).
- Organiser des formations pour le personnel non logistique et des sessions de recyclage à petite échelle pour le personnel des achats.
- Examiner les demandes d’achat, devis, offres, bons de commande, appels d’offres (ITB) et s’assurer que les documents justificatifs appropriés sont conformes aux procédures et directives du DRC avant soumission pour approbation de signature.
- Examiner les documents d’appels d’offres (restreints, nationaux et internationaux) avant leur publication ou l’invitation des fournisseurs.
- Maintenir une liste de fournisseurs spécialisés dans certains biens et développer des accords avec des fournisseurs privilégiés.
- Veiller à ce que tous les fournisseurs au Soudan du Sud soient identifiés et qu’une base de données des fournisseurs locaux avec les coûts soit développée et régulièrement mise à jour.
- Garantir des systèmes de classement précis, incluant documentation et enregistrements des actions à des fins d’audit.
- Organiser le système d’archivage des achats et produire des tableaux hebdomadaires de suivi des achats afin de prioriser les besoins.
- Assurer la mise en œuvre des recommandations CAST/audit liées à la logistique/aux achats.
- Compiler les rapports mensuels reçus des bureaux terrain afin de fournir des rapports nationaux d’approvisionnement au HoSS concerné.
- Organiser des réunions si nécessaire et rendre compte régulièrement au HoSS des progrès et défis liés aux achats.
- Garantir l’utilisation efficace et efficiente de toutes les ressources du DRC afin de maintenir les coûts bas tout en assurant la qualité.
Gestion des actifs
- Assurer la conformité et la mise en œuvre du Manuel des opérations dans tous les bureaux terrain.
- Fournir des rapports mensuels complets au SMT concernant les inventaires/actifs du pays.
- Mettre en œuvre tous les outils disponibles pour améliorer la gestion des inventaires.
- Fournir des orientations sur les méthodes de mise au rebut des actifs inutilisés ou expirés avec l’approbation préalable du bailleur/de la direction pays du DRC.
- Collaborer avec le personnel sécurité sur les questions liées au transport sécurisé, telles que les procédures d’enregistrement/désenregistrement, les communications satellite, radios, etc.
Gestion des entrepôts
- Fournir un rapport mensuel complet au SMT sur les stocks d’entrepôt (liste et valeur des stocks disponibles).
- Fournir des orientations concernant l’élimination des marchandises inutilisées ou expirées avec l’approbation préalable du bailleur/de la direction pays du DRC.
- Soutenir le personnel dans les relations avec les agences de transit, agents de manutention/dédouanement et les douanes locales afin d’assurer une gestion correcte des cargaisons à toutes les étapes de la chaîne d’approvisionnement et le respect des délais de suivi et de rapport.
- Gérer de manière proactive le suivi de tous les approvisionnements, équipements, matériels et denrées alimentaires en transit jusqu’à leur réception et stockage dans les installations de Juba.
- Contribuer à l’identification et à la négociation des contrats de stockage/entreposage sécurisés, bien entretenus et conformes aux exigences de santé et de sécurité au travail.
Gestion de la flotte / TIC / logistique
- Participer à la gestion de toutes les questions logistiques relatives au transport et à la gestion du carburant afin de garantir que les véhicules soient assurés, correctement gérés comme actifs, conduits en toute sécurité, entretenus de manière appropriée, que les dommages soient signalés et que les équipements internes des véhicules (outils, communications, etc.) soient complets et opérationnels ; veiller également à ce que l’utilisation du carburant soit correctement gérée, enregistrée et documentée.
- Soutenir le personnel concerné dans la gestion des communications satellitaires et radios afin que les équipements soient assurés, correctement gérés comme actifs, exploités de la manière la plus rentable possible et entretenus convenablement.
- Veiller à ce que les systèmes logistiques soient suffisamment robustes et flexibles pour faire face à une crise, notamment par l’évaluation des aéroports, moyens de transport disponibles, capacités d’entreposage, voies d’accès, disponibilité du carburant, communications terrain, défis en matière de personnel, besoins de formation, etc., tout en signalant les problèmes à la direction lorsque nécessaire.
- Travailler avec le responsable hiérarchique pour documenter, planifier et mettre à jour régulièrement les rapports de préparation des systèmes logistiques en place dans la mission.
Système ERP DRC Dynamics
- Assurer la bonne application des processus de chaîne d’approvisionnement ERP dans la région.
- Utiliser les rapports et analyses de données du système ERP de chaîne d’approvisionnement afin d’améliorer les performances de la chaîne logistique.
Gestion et encadrement du personnel
- Responsable de la gestion du personnel sous supervision directe, généralement au moins 3 employés. Cela inclut le recrutement et les licenciements, la fixation des objectifs, la période d’essai, les évaluations de performance, le développement du personnel, la gestion des performances, y compris les contre-performances, etc.
- Diriger l’équipe Logistique et Chaîne d’Approvisionnement (planification des effectifs, performance, bien-être et développement).
- Responsable de la prise de décisions importantes concernant les activités de l’unité : sa mission, ses fonctions et son rôle, ainsi que des engagements et décisions nécessitant l’utilisation de ressources importantes de l’unité.
- Prendre des décisions éclairées basées sur les politiques, SOP et normes du DRC ainsi que sur les conseils des experts techniques du DRC.
- Planifier et organiser des formations logistiques régulières avec les participants concernés (logistique, programmes, ressources humaines et finances) afin d’assurer des systèmes harmonisés et convenus.
- Diriger et soutenir le processus de transition de la transformation du département Chaîne d’Approvisionnement en une unité semi-autonome relevant directement du siège/hub pour les performances techniques, tout en limitant la ligne hiérarchique pays aux responsabilités opérationnelles.
Exigences
Formation
- Licence en logistique et/ou gestion de la chaîne d’approvisionnement ou certification en logistique humanitaire (en l’absence de diplôme universitaire).
- Un master constitue un avantage supplémentaire.
Expérience
- Minimum 5 ans d’expérience dans la gestion logistique humanitaire dans les domaines de la chaîne d’approvisionnement, gestion de flotte, gestion des actifs et soutien à la distribution.
- Au moins 3 ans d’expérience en gestion d’équipe.
- Connaissance et expérience dans la gestion des prestataires de services et des contractants.
- Excellentes compétences informatiques sous MS Word et Excel ainsi qu’une expérience de travail avec un système ERP.
- Expérience obligatoire des procédures et de la documentation standard en matière d’approvisionnement.
- Une expérience en gestion de projets de construction et de sites est souhaitée.
- Une expérience en mécanique automobile ou en installations électriques est souhaitée.
- Expérience de travail dans une ONG/ONGI.
- Maîtrise professionnelle complète de l’anglais.
Compétences clés
- Solides compétences interpersonnelles et en gestion des relations.
- Grande attention aux détails et engagement envers l’assurance qualité.
- Solides capacités analytiques et de résolution de problèmes.
- Capacité à travailler de manière autonome et proactive dans un environnement dynamique.
- Intégrité, professionnalisme et engagement démontrés envers les principes humanitaires et les valeurs du DRC.
Langues
- La maîtrise de l’anglais (écrit et oral) est requise.
- La connaissance de l’arabe ou d’autres langues locales constitue un atout supplémentaire.
