Le cabinet COSEF recrute un(e) Secrétaire Administratif (ve) et Logistique – Niamey /Niger

Responsabilités et taches :

Sous la responsabilité du Chargé d’Affaires, le/ la Secrétaire Administratif (ve) et Logistique aura pour missions, d’assurer les responsabilités et taches suivantes :

Dans le domaine secrétariat :

  • Travailler dans le domaine des services de secrétariat auprès du Chargé d’Affaires et du personnel chargé des programmes de développement ;
  • Garder l’ordre du jour du Chargé d’Affaires, organiser les rendez-vous (par téléphone et par courriel électronique), est responsable du maintien de la boite postale électronique, organiser un agenda d’équipe coordonné, assurer la distribution de la correspondance entrante entre les collègues ;
  • Préparer les réunions / activités organisées par le bureau de l’ambassade, y inclus les fournitures nécessaires (comme des repas, le cas échéant) ;
  • Établir les déclarations de voyage et de représentation du Chargé d’Affaires et assiste ses collègues dans cette tâche ;
  • Assurer le Maintien de  la base de données de contacts, fournir des mailings si nécessaires;
  • Préparer des lettres et des notes verbales et, si nécessaire, aider les autres à utiliser le français dans leur correspondance.

Domaine administratif :

  • S’Occuper de la comptabilité de base, des questions relatives à l’administration et à d’autres questions relatives au personnel ;
  • Assurer la Présentation périodique des déclarations et des pièces justificatives à / via l’ambassade à Bamako ;
  • Informer les employés sur les questions de logement. Cela pourrait inclure fournir des informations sur les maisons, organiser des rendez-vous, demander des devis sur  les déménagements, coordonner les procédures d’exonérations des taxes et le dédouanement des marchandises, etc. ;
  • Maintenir des contacts avec le propriétaire de l’immeuble de la chancellerie et, si nécessaire, avec les propriétaires des résidences du staff ;
  • Gérer (inventaire / papeterie) de la chancellerie / services (équipement technique, machines de bureau) en vérifiant et en mettant à jour les relevés d’inventaire ;
  • Préparer les commandes, les contrats de maintenance, de service et -sur appel- passer les commandes dans les limites prescrites ;
  • Être le premier point de contact pour les problèmes informatiques (TIC) ;
  • Coordonner et conseiller sur l’utilisation des médias sociaux.

Domaine logistique :

  • Organiser des billets d’avion ou d’autres moyens de transport pour le personnel ;
  • Organiser et surveiller la livraison des documents importants aux institutions gouvernementales (notes verbales, lettres, documents d’importation / exportation /exonération /assurances) ;
  • Être responsable de la mise à jour des installations de premiers secours ;
  • Organiser un soutien logistique (transport, logement, restauration, etc.) pour les missions en visite à Niamey, ainsi que pour les événements et activités organisés par le bureau de l’ambassade ;

Profil :

  • Avoir un diplôme  du  niveau avancé » (BAC + 2 ou BAC+3) en secrétariat, administration ou gestion ;
  •  Avoir une expérience professionnelle de 3 à 5 ans de  préférence dans des postes comparables ;
  • Avoir une excellente connaissance orale et écrite de la langue française ;
  •  Avoir une connaissance avancée de la langue anglaise ;
  • Avoir ; une connaissance des règles de mise en œuvre administrative et procédurale dans le domaine de la gestion interne ;
  • Avoir une connaissance des réglementations et pratiques nationales pertinents au Niger ;
  • Avoir une certaine affinité et habileté technique est souhaitable pour résoudre certains petits problèmes techniques ;
  • Avoir une  habileté à établir des agendas, ordres du jour, des horaires, etc. ;
  • Avoir  une connaissance de la bureautique et des TIC ;
  • Avoir des compétences avec les médias sociaux ;
  • Posséder un permis de conduire valide ;
  • Avoir une bonne  maitrise d’utilisation de Microsoft Office ;
  • Etre disponible immédiatement;

Composition de dossiers :

Les dossiers de candidature comprenant une lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur du Cabinet COSEF, un curriculum vitae détaillé et signé, des copies certifiées des diplômes, attestations de travail ainsi que l’acte de naissance ; un casier judiciaire (datant de moins  trois mois ) ou toute pièce pouvant justifier l’aptitude et l’expérience du candidat, doivent être déposés au Cabinet COSEF sis à l’Immeuble  SUNU ASSURANCES (Ex UGAN) Niamey, Rue du Kalley – Tel : 20 73 64 80 – Email : cosef@intnet.ne  au plus tard,  Mardi, le 9 Juillet 2019 à 17 Heures 30 minutes. 

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