Présentation
Depuis plus de 40 ans, Action Education (anciennement Aide et Action), association internationale de développement par l’éducation, assure l’accès à une éducation de qualité pour les populations les plus vulnérables et marginalisées, en particulier les enfants, les filles et les femmes, afin que toutes et tous puissent maîtriser leur propre développement et contribuer à un monde plus pacifique et durable.
Parce que l’accès à une éducation de qualité permet, en effet, de lutter contre la pauvreté et les maladies, de limiter le changement climatique et de bâtir la paix dans un monde durable, nous favorisons l’apprentissage tout au long de la vie. Ainsi, nous portons une attention toute particulière à l’éducation et à la protection de la petite enfance, à l’accès et à la qualité de l’éducation aux niveaux primaire et secondaire, ainsi qu’à la formation professionnelle et à l’insertion sociale.
En fondant notre intervention sur les valeurs que sont la dignité, l’inclusion et l’intégrité, ainsi que sur les principes d’action que sont la transparence, la redevabilité et la solidarité, et grâce au soutien de nos 51 500 donateurs, nous menons actuellement 91 projets dans 20 pays (en Afrique, en Asie, en Haïti, en Europe – et notamment en France) pour près de
1,5 millions d’enfants, de jeunes et d’adultes.
Missions
Au sein du Département Internationale des Programmes, l’Assistant.e Programme a pour objectif d’accompagner et supporter le déploiement des activités des départements des programmes et de la recherche, développement et innovation. Il.elle est placé.e sous l’autorité hiérarchique du Directeur International des Programmes qui assurent son suivi et son évaluation.
Les activités principales de l’Assistant.e Programme sont :
Assurer les tâches administratives et la logistique
Administratif
- Organiser et préparer les réunions : salles, matériels, ordre du jour, comptes rendus, …. ;
- Gérer l’administration du personnel : congés, absence, ordre de mission, évaluations, recrutement, … en coordination avec les RH ;
- Gérer les communications du département relecture, traduction, charte ;
- Gérer l’agenda et les échéanciers du département ;
- Gérer les appels téléphoniques et les emails entrants ;
- Assurer le classement sur le drive.
Logistique
- Organiser et préparer les missions : billets, visa, TDR, coordination ;
- Gérer les achats ;
- Organiser et préparer les ateliers, rencontres, formations en France ou en coordination avec le terrain (réservation salles, matériel, planning, traduction, …).
Assurer la coordination de l’information et des dossiers transversaux
- Elaborer, coordonner et suivre les plannings de préparation et révision des plans et budgets ;
- Gérer les relations avec les pays et départements :
- Assurer la réception des demandes des pays et départements et leur pré traitement (analyse, compléments d’informations, appel à d’autre départements / Pays, possible réponse, …) ;
- Préparer et envoyer les réponses aux demandes des pays et départements ;
- Assurer le suivi.
- Assurer le suivi et la gestion des reporting interne au département et des pays (rappel échéance, suivi des délais, vérification des rendus, classement, …) ;
- Assurer une veille sur la mise à jour du drive des programmes.
Assurer la coordination avec les différents départements
Assurer la coordination avec les pays et le département communication pour la préparation du rapport d’activités :
- Assurer le suivi des productions des programmes en coordination avec le département de la communication et des ressources (Web, News Letter, Magazine, support de levée de fonds…) ;
- Assurer le suivi des conventions financières (FI, Entreprises, Fondations, …) et des échéanciers de reporting en coordination avec les département des ressources et des finances ;
- Assurer le suivi des relations partenariales ;
- Assurer le suivi des Accords pays et de leur renouvellement en coordination avec le service juridique.
(*) Cette liste présente les missions principales et n’est pas exhaustive
Expériences / Formation
- Bac + 2, Assistance de Direction ;
- Expérience de 1 à 2 ans souhaitée dans un poste d’assistant de direction ;
- Aisance relationnelle, sens de l’écoute, disponibilité, humilité, capacité à travailler en équipe et capacité rédactionnelle et en communication ;
- Maîtrise de l’outil informatique (Internet, Google suite, Word, Excel, Powerpoint) ;
- Anglais courant ;
- Formation de base en assistanat de direction ;
- Excellente maîtriser de la communication écrite et oral en Français et en Anglais ;
- Appétence et capacité de travail en équipe multi culturelle ;
- Capacité à s’organiser, planifier et hiérarchiser les priorités ;
- Capacité à gérer son stress ;
- Être en capacité d’adopter une posture neutre ;
- Faire preuve d’exemplarité ;
- Faire preuve d’humilité et être capable de se remettre en question.
Salaire
CDD
Prise de poste souhaité : Immédiate
Le poste est basé au bureau parisien d’Action Education situé au 53 boulevard de Charonne – 75011 Paris
L’activité liée à ce poste peut requérir une mobilité dans les zones d’intervention de l’association et hors zones d’intervention en France et à l’étranger.
Selon la grille salariale de l’association,
Tickets restaurant de 9€ (pris en charge à 60%) + mutuelle de santé (prise en charge à 75%) et remboursement à 50% du titre de transport.
Comment postuler
Merci d’adresser votre candidature à l’attention de Madame LINEL Marie-Catherine – Responsable Ressources Humaines à l’adresse mail suivante : welcome@action-education.org.