La GIZ recrute un(e) Assistant(e) aux Achats, Contrats et Logistique pour son Antenne de N’Djaména (ABRY), Tchad

AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE & EXTERNE

La GIZ est une institution de la Coopération Allemande au Développement dont la mission essentielle est la mise en œuvre des projets et programmes dans les secteurs du développement économique et social.

Elle recrute un(e) Assistant(e) aux Achats, Contrats et Logistique pour son Antenne de N’Djaména (ABRY).

INFORMATIONS SUR LE POSTE

1. DOMAINES DE RESPONSABILITE

En collaboration et concertation avec le supérieur hiérarchique, il.elle effectuera correctement et en temps voulu les tâches commerciales, organisationnelles, administratives et de gestion entrant dans le cadre de sa fonction et des objectifs fixés et il.elle respectera les directives et procédures légales, contractuelles et internes à l’entreprise. La.le titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

• Appui à l’élaboration des contrats et achats pour les projets et programmes de la GIZ conformément aux règles et dispositions de la GIZ ;
• Appui à la gestion des materiels, équipements, moyens roulants et bâtiments de la GIZ conformément aux règles et procédures de la GIZ ;
• Classement de documents dans des dossiers papier et ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;
• Contribuer au développement des processus dans le domaine de responsabilité, gérer les connaissances, élaborer et diffuser la documentation.

Dans ce cadre, le (la) titulaire du poste a les attributions suivantes :

ATTRIBUTIONS

1. Achats/approvisionnements

Le/la titulaire du poste

• Procéder aux achats d’équipements sur place, et en particulier observer le marché, réaliser la mise en concurrence et l’exécution des commandes conformément aux règles de la GIZ, le cas échéant en concertation avec le siège ;
• Appuyer la mise à jour des données relatives aux approvisionnements et aux appels d’offres dans PROSOFT ;
• Réceptionner les marchandises, procéder aux contrôles nécessaires et traiter les cas d’avaries ;
• Informer les projets/programmes du lieu et des dates et heure de livraison de la marchandise ;
• Préparer les documentations nécessaires à l’importation des marchandises en franchise douanière, suivre les mainlevée/ réclamation des marchandises et s’occuper des autres opérations nécessaires ;
• Assurer le classement des dossiers, le suivi et la clôture du dossier physique et au système.

2. Contractualisation

Le/la titulaire du poste

• Procéder à la saisie des contrats dans COSOFT conformément aux règles de la GIZ et le cas échéant en concertation avec le siège ;
• Accompagner et/ou lancer la procédure d’appel d’offres en étroite collaboration avec les projets selon les procédures et règles de la GIZ ;
• Assurer le suivi et la clôture du dossier physique et au système.

3. Logistique 

• Appuyer la gestion, le contrôle et la maintenance des groupes électrogènes, moyens roulants (véhicules, camions, motos…) et des bâtiments selon les procédures et règles de la GIZ ;
• Gérer les stocks des fournitures et matériels de bureau ;
• Assurer tous les véhicules des projets et bureaux de la GIZ au Tchad au siège et au Tchad, et veillez à mettre à jours tous les documents tout en transmettant les documents d’assurance aux collaborateurs/collaboratrices de projet/programme compétents ;
• Assurer la gestion, le contrôle et la maintenance des materiels et équipements selon les procédures et règles de la GIZ ;
• Appuyer et faciliter l’importation et l’exportation des marchandises/documents de l’Antenne et des projets au Tchad ainsi que le service des douanes et transit ;
• Appuyer l’équipe de la sécurité à installer de dispositifs de sécurité dans les bureaux et les domiciles du personnel expatrié ainsi que pour tout service sollicité conformément aux procédure et règles.
• Assurer d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur hiérarchique.

QUALIFICATION, COMPETENCES ET EXPERIENCES REQUISES

1. Qualification

• • Bac+3 en sciences de gestion, gestion des entreprises, Logistique et Transport, Transit ou autre formation similaire ;

2. Expérience professionelle

• • Avoir au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire et avoir de qualifications requises dans le domaine d’attribution ;
  • Une expérience dans une organisation internationale serait un atout.
  • Une connaissance des systèmes, procédures administratives et règles de la GIZ est un atout considérable ;

3. Compétences et aptitudes exigées

• • Excellente connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, internet) ; La connaissance de SAP est un atout ;
  • Très bonne connaissance de la langue française ;
  • Bonne connaissance de l’arabe local (parlé) ;
  • La connaissance en allemand et ou Anglais est un atout ;
  • Traitement confidentiel des informations se rapportant aux achats, contrats et aux finances
  • Avoir une intégrité et des valeurs éthiques irréprochables et être méticuleux(se), rigoureux(se), vigilent(e), avoir le sens de l’organisation ;

4. Compétences et aptitudes requises

• • Sens aigu de l’organisation et grande capacité à réaliser des tâches dans le respect des délais impartis ;
  • Excellente aptitude relationnelle ;
  • Capacité à travailler en équipe multiculturelle ;
  • La connaissance de la zone de travail est un atout.

CANDIDATURE

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