La GIZ recrute deux chargé(e)s des achats, contrats et logistique junior ou assistant(e)s achats, contrats et logistique, N’Djaména, Tchad
La GIZ est une institution de la Coopération Allemande au Développement dont la mission essentielle est la mise en œuvre des projets et programmes dans les secteurs du développement économique et social.
Elle recrute deux Chargé(e)s des Achats, Contrats et Logistique junior ou Assistant(e)s Achats, Contrats et Logistique pour son Antenne de N’Djaména (ABRY).
INFORMATIONS SUR LE POSTE :
| Intitulé du poste :
Statut : Bande de rémunération : Lieu de recrutement et de travail : Date de prise de service : Supérieur hiérarchique : | Deux Chargé(e)s des Achats, Contrats et Logistique junior ou Assistant(e)s Achats, Contrats et Logistique
Personnel National de droit Tchadien 3A ou 2A N’Djaména Dès que possible Chef de Département Administration Générale et Logistique |
DOMAINES DE RESPONSABILITE
La titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
- Des Contrats et achats pour les projets et programmes de la GIZ conformément aux règles et dispositions de la GIZ ;
- Coordination de la coopération avec les prestataires de services et consultants externes (par ex. consultant(e)s, agences, formateurs, modérateurs etc). ;
- Mise en place et assurance qualité des pools de consultants, prestataires de services ;
- Déroulement des tâches globalement satisfaisantes et maîtrisées dans le cadre du domaine de compétences attribuées ;
- Exécution quotidienne de toutes les activités relevant du domaine de compétences attribué ;
- Comportement donnant une bonne impression du Bureau national par une attitude prévenante vis-à-vis des clients ;
- Communication bien développée et efficace avec les Bureaux demandant le plus de contacts.
- De l’information rapide des programmes et projets concernant l’état des différents achats et contrats, en particulier en cas de retards ;
- Classement de documents dans des dossiers papier et ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ.
Dans ce cadre, le (la) titulaire du poste a les attributions suivantes :
ATTRIBUTIONS :
Achats/approvisionnements :
Le/la titulaire du poste :
- Procéder aux achats d’équipements sur place, et en particulier observer le marché, réaliser la mise en concurrence et l’exécution des commandes conformément aux règles de la GIZ, le cas échéant en concertation avec le siège ;
- Accompagner et/ou lancer la procédure d’appel d’offres en étroite collaboration avec les projets ;
- Saisie électronique et maintenance des données relatives aux approvisionnements et aux appels d’offres dans PROSOFT ;
- Réceptionner les marchandises et procéder aux contrôles nécessaires ;
- Organiser en étroite collaboration avec les projets le transport des marchandises vers le lieu de destination ;
- Informer les projets/programmes du lieu et des dates et heure de livraison de la marchandise.
- Traiter les avaries ;
- Consigner et tenir un classement actuel des commandes en bonne et due forme ;
- Préparation de toute la documentation nécessaire à l’importation des marchandises en franchise douanière ;
- Contrôle des livraisons par voie terrestre et aérienne ;
- Suivi des mainlevée/ réclamation des marchandises et s’occuper des autres opérations nécessaires ;
- Entrer les informations dans la base de données (suivi des dossiers) de déclarations de douane ; si nécessaire, établir les statistiques.
Contractualisation :
Le/la titulaire du poste :
- Procéder à la saisie des contrats dans COSOFT conformément aux règles de la GIZ et le cas échéant en concertation avec le siège ;
- Accompagner et/ou lancer la procédure d’appel d’offres en étroite collaboration avec les projets ;
- Assurer le suivi et la clôture du dossier.
Logistique :
- Suivre l’approvisionnement du groupe électrogène en carburant, contrôler et suivre la consommation du groupe électrogène et veiller sur leurs entretiens et vidange ;
- Gestion des installations des bâtiments, organisation et contrôle de l’entretien et la réparation des matériels et équipements de bureau ;
- Gérer les stocks des fournitures et matériels de bureau ;
- Contrôler et suivre les entretiens et réparations des véhicules ainsi que tous les équipements, installations et matériels du bureau (ex ; eau, électricité, jardin, ordures etc.) ;
- Contrôler les carnets des véhicules ;
- Documenter les contrôles et les suivis des utilisations, des entretiens et réparations des engins ainsi que les équipements et installations conformément aux procédures et règles de la GIZ ;
- Veiller à ce que tous les matériels fonctionnent normalement ;
- Assurer tous les véhicules des projets et bureaux de la GIZ au Tchad au siège et au Tchad, et veillez à mettre à jours tous les documents ;
- Suivre et documenter les ventes, transferts et mis au rebut des engins et équipements des projets et Bureau de la GIZ ;
- Appuyer l’Importation et l’exportation de toutes les marchandises et documents de l’Antenne et de tous les projets au Tchad ;
- Effectuer sur demande la recherche d’immeubles à usage de bureau pour les projets et programmes ainsi que d’habitation pour le personnel de la GIZ plus particulièrement les expatriés ;
- Appuyer sur demande l’installation de dispositifs de sécurité dans les domiciles du personnel expatrié ;
- S’occuper de la première immatriculation des véhicules des projets, des formalités fiscales et des démarches auprès des compagnies d’assurance ;
- Transmettre les documents d’immatriculation et d’assurance aux collaborateurs/collaboratrices de projet/programme compétents ;
- Documenter les immatriculations effectuées et surveiller leur situation (pour les véhicules de service et les véhicules privés) ;
- Informer les collaborateurs/collaboratrices de projet/programme compétents de la nécessité de procéder à de nouvelles immatriculations et de contracter de nouvelles assurances ; le cas échéant, aider à réunir les papiers nécessaires ;
- Traiter les demandes d’indemnisation au titre d’accidents avec les compagnies d’assurance locales et allemandes concernées, en collaboration avec le siège.
- Informer le personnel de la GIZ du pays des formalités douanières concernant les marchandises et biens privés et des formalités en matière d’immatriculation et d’assurance des véhicules privés ;
- Mandater des prestataires externes pour les procédures de déclaration de douane et les immatriculations de véhicules, et les superviser ;
- Organiser la distribution des fournitures de bureau et autres matériels de bureau ;
- Assurer d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur hiérarchique.
QUALIFICATION, COMPETENCES ET EXPERIENCES REQUISES :
Qualification : Bac+3 en sciences de gestion, gestion des entreprises, Logistique et Transport, Transit, ou autre formation similaire.
Expérience professionelle :
- Avoir au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire et avoir de qualifications requises dans le domaine d’attribution ;
- Une expérience dans une organisation internationale serait un atout.
Compétences et aptitudes exigées :
- Excellente connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, internet) ; La connaissance de SAP est un atout ;
- La connaissance des outils, règles et procédures de la GIZ constitue un atout ;
- Très bonne connaissance de la langue française ;
- Bonne connaissance de l’arabe local (parlé) ;
- La connaissance en allemand et ou Anglais est un atout ;
- Traitement confidentiel des informations se rapportant aux achats, contrats et aux finances
- Avoir une intégrité et des valeurs éthiques irréprochables et être méticuleux(se), rigoureux(se), vigilent(e), avoir le sens de l’organisation.
Compétences et aptitudes requises :
- Sens aigu de l’organisation et grande capacité à réaliser un travail autonome et de respecter les délais impartis ;
- Excellente aptitude relationnelle ;
- Capacité à travailler en équipe multiculturelle ;
- Capacité de diagnostic, d’analyse, de synthèse et de rédaction ;
- La connaissance de la zone de travail est un atout.
Candidature :
Dossier de candidature :
- Une lettre de motivation adressée au Coordonnateur de Portefeuille ;
- Un CV actualisé avec au moins 3 références professionnelles joignables avec mails et téléphone ;
- Une copie d’une pièce d’identité officielle valide.
LES DOSSIERS INCOMPLETS ET/OU SANS REFERENCES NE SERONT PAS CONSIDERES.
Les candidate(s) intéressé(e)s dont les profils répondent aux critères du poste sont prié(e)s de faire acte de candidature AU PLUS TARD LE LUNDI 21 FEVRIER 2022 à l’adresse : hr-tschad@giz.de
L’email doit avoir pour objet : Chargé(e) / Assistante(e) des A.C.L
NB : Les candidat(e)s sont recruté(e)s sur le lieu de travail.
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionnées seront contactées.
Aucun accusé de réception ne sera envoyé.
Le formulaire de déclaration de consentement pour le traitement des données en annexe (page 4) est à remplir et signer obligatoirement par chaque candidat(e) qui le joindra à son dossier.