La Croix-Rouge Française recrute un Administrateur logisticien pour le plateau des Guyanes (H/F), France

A la tête d’un important réseau de 600 établissements dans les secteurs sanitaire, médico-social, social, et de l’enseignement, la Croix Rouge Française emploie plus de 18 000 salariés et 70 métiers la composent dans des « instituts médico-éducatif, crèches, maisons de retraite, centres de réadaptation fonctionnelle, instituts de formation, centres d’hébergement d’urgence, missions Internationales… ».
Créée en 2005, la Plateforme d’Intervention Régionale Amériques Caraïbes (PIRAC), est la délégation représentative de la Croix-Rouge française pour la région caribéenne ainsi que son dispositif opérationnel d’action humanitaire et de coopération régionale. La PIRAC vient en aide aux populations des Caraïbes sur toutes les catastrophes majeures et s’emploie à développer des actions de renforcement des capacités de résilience des populations sur les territoires français ainsi que les pays de l’arc caribéen et du plateau des Guyanes.

La Croix-Rouge française a développé des projets de réduction des risques de catastrophes et de prévention et préparation aux épidémies sur de nombreux territoires caribéens : pays de la région, insulaires et continentaux (Saint-Vincent et les Grenadines, Sainte-Lucie, Dominique, Suriname, Guyana, Haïti, etc.) ainsi que sur les territoires français des Antilles-Guyane.

En juin 2021 démarrera le Projet REMPART épidémique : Réseau d’Expertise et Mobilisation PARTicipative pour le renforcement de la lutte contre les épidémies sur le Plateau des Guyanes dont les activités continueront jusqu’à fin 2022.

L’objectif global du projet REMPART épidémique est de réduire l’impact des épidémies successives de maladies vectorielles sur les populations. Afin d’y parvenir, la Croix-Rouge française, acteur de Santé Publique sur le plan national et international, propose de renforcer les capacités de lutte épidémique sur les territoires de la Guyane française, du Suriname et du Guyana, par une approche combinant la mobilisation de l’expertise technique régionale et la mise en œuvre d’actions menées à l’échelle communautaire sur les trois territoires d’intervention

Le projet REMPART épidémique sera complété d’actions et projets de prévention épidémique et de préparation aux crises sanitaires, en particulier un projet qui démarrera en juin 2021 et sera mis en œuvre eu Guyana. L’ensemble de ces actions complémentaires et articulées constitue le programme Santé de la PIRAC sur le Plateau des Guyanes.s.

Sous l’autorité du représentant PIRAC pour le plateau des Guyane l’administrateur.trice/Logisticien.ne est chargé.e d’assurer la bonne gestion financière, comptable, budgétaire, RH et logistique du projet Guyane.

MISSIONS ET ACTIVITÉS

MISSION 1 : GERE LES OPERATIONS COMPTABLES, DE TRESORERIE ET DE DECAISSEMENTS CONFORMEMENT AUX EXIGENCES DE LA CRF

•  Assurer la saisie et la clôture comptable mensuelle (rapprochements bancaires, inventaires de caisses, s’assurer de la bonne imputation analytique des écritures et de la cohérence des pièces avec la saisie, de la correct tenue des comptes de classe 2, 4 et 5, etc.)
•  Assurer l’archivage sur le projet et la transmission à la PIRAC de tous les documents comptables
•  S’assurer que toutes les opérations de décaissement et d’encaissement se déroulent conformément aux procédures CRF
•  S’assurer de l’approvisionnement et effectuer les opérations de contrôle de la caisse
•  Elaborer la demande d’avance du projet en lien avec les équipes opérationnels
•  Assurer la relation auprès des institutions bancaires
•  Réaliser les paiements aux fournisseurs, prestataires et partenaires
•  Participer à l’élaboration budgétaire des projets en lien avec les activités en Guyane
•  Participer au processus trimestrielle de révision budgétaire des budgets de la PIRAC impliquant la Guyane

MISSION 2 : CONTROLE DES OPERATIONS LIEES A LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

•  Elaborer les éléments variables de paie, mettre à jour le tableau des présences, comptabiliser les congés, gérer les tickets restaurants
•  Publier les appels à candidature, participer aux recrutements et maintenir à jour les dossiers du personnel
•  S’assurer du respect des textes légaux et règlementaires en vigueur, conformément au droit du travail et à la convention collective de la Croix-Rouge française
•  Gérer les aspects administratifs des déplacements du personnel en mission
•  S’assurer de la bonne diffusion des outils et procédures auprès du personnel de la PIRAC

MISSION 3 : ASSURE LE SUIVI ADMINISTRATIF DE LA MISSION

•  Suivre les modalités des baux immobiliers (début/fin de contrats, clauses à respecter etc.)
•  Gérer les relations avec les autorités administratives (médecine du travail, CGSS etc…)
•  Assurer la sécurisation des documents classés confidentiels
•  Participer à la rédaction et à la qualité des rapports mensuels, intermédiaires et de fin de projet destinés aux partenaires financiers et autres acteurs
•  Partager aux partenaires, les informations techniques utiles dans le cadre de la réalisation des activités
•  Participer à la conception et diffusion de documents d’information /capitalisation/retour d’expérience sur la campagne
•  Mettre à jour la liste de contact du personnel PIRAC
•  S’assurer que les documents d’orientation pour les visiteurs sont régulièrement mis à jour
•  Réaliser le reporting technique sur la mise en œuvre et la gestion des activités qu’il/elle gère directement auprès du. de la Chargé.e de programme RT

MISSION 4 : ASSURE LE SUIVI DES ACTIFS DE LA MISSION

•  Assurer la saisie dans le tableau de suivi des équipements conformément aux procédures CFR et aux directives des donateurs
•  Identifier les équipements selon la procédure de codification CRF
•  Assurer la remise des équipements au personnel PIRAC et les fiches de prise de responsabilité d’équipements associées
•  Effectuer un inventaire physique annuel de tous les équipements
•  Assurer la maintenance des équipements
•  Assurer un support au personnel pour l’utilisation des équipements
•  S’assurer de la maintenance des véhicules et de la documentation (assurances, contrôle technique, etc…)
•  S’assurer du suivi des log sheet
•  S’assurer de la bonne utilisation des véhicules par le personnel PIRAC par l’intermédiaire de briefing et de suivi.
•  Mettre à jour le rapport mensuel de parc véhicule, contrôler les consommations et l’état des véhicules.
•  Assurer la gestion des pleins de carburant et du lavage des véhicules.
•  Assurer la maintenance dans tous les locaux PIRAC du projet, s’assurer du bon état général des structures.
•  Effectuer des visites régulières de chaque structure, reporter à son responsable les anomalies et autres problèmes rencontrés
•  Evaluer ou signaler les besoins en réhabilitation ou réparation
•  Assurer le suivi des petits travaux de réhabilitation et de maintenance des bâtiments
•  Veiller à la mise en sécurité des installations et des bâtiments (bon état des clôtures et des portails, éclairage des espaces ouverts, identifications des bâtiments, présence d’extincteurs, mise à la terre des installations électrique, etc…)
•  Assurer l’approvisionnement en petit matériel et consommables (Hygiène, papeterie, électricité, eau potable)
•  Assurer le suivi des lignes téléphoniques, valider les factures après vérification des consommations
•  Assurer le bon fonctionnement du réseau internet et du parc informatique (antivirus, sauvegarde, intranet)

MISSION 5 : GERE LES APPROVISIONNEMENTS ET ACHATS CONFORMEMENT AUX EGICENCES DE LA CRF

•  Assurer le lien avec les transitaires pour le transport international et effectuer le suivi des frets
•  Faire le suivi des expéditions / réceptions de commandes internationales
•  Assimiler les procédures d’achats de la Croix Rouge Française et garantir leur bonne exécution
•  Assurer le suivi des achats à travers le tableau de suivi PIRAC en lien avec le tableau de passation des marchés.
•  Réceptionner les bons de réquisitions et garantir leur conformité.
•  Démarcher les fournisseurs pour assurer les demandes de cotations et compléter la base de donnée fournisseurs
•  Assurer la rédaction des dossiers d’achat (demande de cotation, GAC, Bon de commandes, Bon de réception, Contrats)
•  Mettre en place des contrats cadres pour les achats récurrents et en faire le suivi
•  Contrôler la conformité des articles livrés par les fournisseurs (quantitatif, qualitatif, contrefaçons)
•  Participer à la préparation des appels d’offres
•  Participer à l’élaboration des TPM
•  Analyser via des indicateurs les performances de la chaine d’approvisionnement de la sous délégation

MISSION 6 :  EFFECTUE LE REPORTING LOGISTIQUE

•  Mettre à jour le plan d’action logistique concernant ses activités
•  Rédiger un rapport d’activité mensuel à l’intention du Coordinateur logistique
•  Transmettre les documents de suivi logistiques au coordinateur de la mission mensuellement
  •  Suivi des achats
  •  Base de donnée fournisseurs
  •  Suivi du parc véhicule
  •  Suivi des équipements
  •  Suivi des stocks

MISSION 7 : ASSURE LA LOGISTIQUE PROJET

•  Réserver les billets de transport, les hébergements et les services annexes liés aux activités du personnel de la base de Cayenne
•  Assister en générale les visiteurs et invités de la PIRAC en Guyane et dans les bases décentralisées
•  Garantir le suivi des procédures d’achat avec l’agence de voyage (Bons de commandes, Bons de livraison, facturation)
•  Gérer l’organisation logistique des évènements organisés par la PIRAC et partenaires (Hôtellerie, restauration, navettes aéroport, avions, transport local, etc) en collaboration avec les chefs de projet

 

•  Expérience en gestion financière et des outils associés
•  Expérience en matière de logistique et d’approvisionnement
•  Expérience professionnelle dans une association ou organisation de solidarité internationale serait appréciée
•  Intérêt dans le domaine de la médiation culturelle, artistique et pour les initiatives de mobilisation citoyenne
•  Maîtrise des procédures des principaux Bailleurs (ex. EU, ECHO, coopération bilatérale Française…)
•  Expérience de liaison avec les autorités gouvernementales/locales, les OI et les ONG serait un plus
•  Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (Word / Excel / Internet)
•  Maîtrise de l’anglais et du français requise
•  Maîtrise de l’espagnol est un plus
•  Autonomie, polyvalence, patience, capacités à fédérer, flexibilité
•  Rigueur et organisation, esprit d’initiative, bonne capacité d’analyse et rédactionnelles
•  Capacité démontrée de travailler dans des environnements stressants et sous pression
•  Excellent niveau de communication oral et écrit, d’aptitudes à la négociation
•  Connaissance du contexte Caribéen

 

Vous souhaitez rejoindre une grande association qui œuvre quotidiennement auprès des personnes vulnérables !

Vous recherchez du sens et souhaitez-vous épanouir au sein d’une entreprise engagée et porteuse de valeurs.

Vous donnez de l’importance aux principes et valeurs défendus et portés par la Croix-Rouge française (Humanité, Impartialité, Neutralité, Indépendance, Volontariat, Unité, Universalité)

Résumé de l’annonce :

Guyane