La Chaîne de l’Espoir recrute un Coordinateur Support (H/F), Cotonou, Bénin
DESCRIPTION DE L’ASSOCIATION
La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement. Nous intervenons dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :
- Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
- Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
- Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
- Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.
CONTEXTE
La Chaîne de l’Espoir développe au Bénin un programme « Soins Chirurgicaux » depuis 2010, ayant pour objectif de renforcer l’autonomie et les compétences des équipes des services de chirurgie pédiatrique du CHNU et du CHUMEL et de venir en aide aux enfants vulnérables nécessitant une prise en charge chirurgicale. Ce programme était mis en œuvre par les équipes de La Chaîne de l’Espoir basées au Togo.
En 2023, La Chaîne de l’Espoir a lancé un nouveau projet au Bénin, la Phase 2 du « Programme intégré de prévention, de sensibilisation, de renforcement de capacités et de prise en charge des brûlures œsophagiennes dues aux ingestions accidentelles de soude caustique au Bénin et en Côte d’Ivoire », appelé également « Projet ISC/SCOE – phase II », projet cofinancé par l’Agence Française de Développement.
Au regard de la nouvelle ampleur du portefeuille de projets et des enjeux spécifiques à la mise en place d’un projet cofinancé par un bailleur institutionnel au Bénin (nouveau projet et donc relations de proximité à avoir avec les partenaires institutionnels et opérationnels, nouveaux partenaires associatifs de mise en œuvre entre autres), La Chaîne de l’Espoir a décidé en 2023 d’ouvrir un bureau avec une équipe dédiée au Bénin.
Ce poste aura une dimension sous-régionale au regard des besoins d’appui et de suivi des actions du projet Sténoses phase 2 sur la Côte d’Ivoire et pays concernés indirectement par le projet.
POSTE ET MISSION
Sous la supervision du Chef de Mission, le Coordinateur Support assurera la gestion de l’antenne Bénin aux niveaux administratif, financier et RH. Il supervisera également la gestion des achats et de la logistique et il sera en appui pour garantir le bon fonctionnement du projet Sténoses 2 au Bénin et en Côte d’Ivoire.
ACTIVITES PRINCIPALES
Gestion et suivi comptable
- Réaliser la saisie comptable et les clôtures mensuelles conformément aux procédures de la Chaîne de l’Espoir
- Garantir la bonne traçabilité et éligibilité des dépenses La Chaîne de l’Espoir et partenaires
- Garantir la gestion de la trésorerie de la mission (approvisionnement, gestion du cash, paiements fournisseurs et autres décaissements)
Suivi budgétaire et financier
- Garantir la bonne mise en œuvre des processus de pilotage budgétaire de La Chaîne de l’Espoir et des partenaires (préparation des budgets, mise à jour et suivi régulier, analyse)
- Alerter les personnes concernées des risques financiers et dérives budgétaires
- Accompagner les partenaires des projets dans la mise en œuvre des bonnes pratiques de gestion financière (trésorerie, comptabilité, conformité/audit, suivi budgétaire)
- Garantir le respect des règles et des procédures de La Chaîne de l’Espoir et des financeurs
Gestion administrative
- Contribuer, en collaboration avec le chargé logistique, à la négociation des contrats (achats, locations, etc.) en lien avec le responsable hiérarchique
- Proposer à la hiérarchie les contrats et s’assurer que le chargé logistique effectue un suivi administratif
- Etablir et tenir à jour les dossiers individuels du personnel, international et national, selon la législation béninoise et les procédures de La Chaîne de l’Espoir y compris les formalités liées au recrutement
- Alerter sur les évolutions de la réglementation externe qui pourraient avoir des incidences sur les activités ou le statut de La Chaîne de l’Espoir au Bénin
- Rédiger la partie administrative, financière du rapport mensuel interne (avec compilation du rapport logistique) et soumission à son responsable
- Superviser l’archivage, physique et/ou informatique, selon les standards de La Chaîne de l’Espoir, de l’ensemble des documents administratifs, financiers et logistiques du bureau
- Fournir à son responsable des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés
- Contribuer aux travaux relatifs aux audits et autres contrôles, internes ou externes, ainsi qu’à la mise en œuvre des recommandations acceptées
- Produire et consolider des rapports de qualité et participer dans l’élaboration des rapports externes (bailleurs, autorités, etc.) à partir des données de l’antenne et des partenaires
Gestion RH et management équipe
- Recruter, former et manager les personnes du service administratif, financier
- Faciliter les démarches nécessaires aux processus de recrutement des équipes du bureau Bénin
- Faciliter l’organisation de l’intégration des nouveaux employés
- Etablir et soumettre à la validation de son responsable les fiches de paie mensuelles, les déclarations de cotisations, d’impôts et toute autre formalité relative à la rémunération, droits et taxes du personnel
- Réaliser toutes les formalités administratives relatives au recrutement, embauche et gestion des employés
- Assurer un coaching de son équipe en particulier du chargé logistique
- Organiser des réunions régulières d’équipe
Appuis aux partenaires
- Apporter un appui-conseil aux partenaires locaux sur les aspects administratifs, RH et financier
- Veiller au respect des engagements contractuels des partenaires notamment en termes de demande de trésorerie, de rapport comptable.
- Effectuer des audits auprès des partenaires chaque trois mois
- Assurer des rencontres régulières des équipes administratives des partenaires locaux
FORMATION ET EXPERIENCE
- BAC + 4 minimum en Sciences de gestion, en Gestion financière ou comptable, ou toute autre formation équivalente
- Expérience ONG terrain d’au moins 4 ans à des postes de Coordinateur financier/administratif/RH
COMPETENCES ET APTITUDES
- Très bonne maitrise du Français (oral + écrit)
- Patience, flexibilité et capacité d’adaptation
- Excellente capacité d’organisation
- Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, etc.)
- Maitrise de SAGA serait un plus
- Disponible pour de déplacements réguliers
- Sens du relationnel et du contact
- Sens du travail en équipe
- Connaissance des financements des bailleurs institutionnels
- Adhésion aux principes humanitaires et au code d’éthique de La Chaîne de l’Espoir
CONDITIONS
- CDDU de 9 mois renouvelable en tant qu’expatrié
- Poste à temps plein, basé à Cotonou
- Date de démarrage souhaitée : avril 2024
- Salaire proposé : à partir de 2 300 euros (selon profil et expérience) + 720 euros de per diem
- Prise en charge d’un logement individuel à 50% par l’organisation
- Prise en charge d’une couverture santé à 50% par l’organisation
- Politique de R&R
Candidature à envoyer par courrier électronique, au plus tard le 22/02/2024 : CV et lettre de motivation sous la réf. ‘Coordo Support Bénin’
Contact : recrutement@chainedelespoir.org