La Banque Africaine de Développement recrute un(e) technicien(ne) des technologies et infrastructures de conférence et de réunion, Abidjan, Côte d’Ivoire

La Banque Africaine de Développement recrute un(e) technicien(ne) des technologies et infrastructures de conférence et de réunion, Abidjan, Côte d’Ivoire

 

 

Full vacancy title : Technicien(ne) des technologies et infrastructures de conférence et de réunion

Location : Abidjan, Côte d’Ivoire

Position Grade : GS8

Position Number : 50078460

Closing Date : 04-mai-2022

 

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement.  Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent.  La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir un appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (les High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

 

COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque.   Sous la direction des Conseils d’administration, il conduit les activités de la Banque et du Fonds africain de développement et gère les opérations et les activités, conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs départements et divisions, notamment le Bureau du Président ; le Département de l’évaluation indépendante du développement ; le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption ; le Département de la vérification de la conformité et médiation ; le Secrétariat du Conseil d’appel des sanctions  ; le Tribunal administratif  ; le Bureau de l’Auditeur général ; la Direction de la fonction de gestion des risques du Groupe ; le Bureau du Conseiller juridique général et des services juridiques ; le Département de la communication et des relations extérieures ; le Bureau de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général.

 

LE DÉPARTEMENT :

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général (PSEG) est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, des Hi 5 et du Modèle de développement et de prestation de services (DBDM) en améliorant le processus décisionnel des organes de gouvernance et en renforçant les relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. PSEG comprend : i) le Front Office du Secrétaire général (PSEG.0), qui a aussi la responsabilité de gérer la section de Diffusion et accès à l’information (DAI) et Archives, la section de la Coordination des politiques de Gouvernance institutionnelle et les relations statutaires et la Coordination des conférences et réunions ; ii) la Division des affaires et délibérations du Conseil (PSEG.1) ; et iii) la Division du protocole, des privilèges et des immunités (PSEG.2).

La section conférences et réunions est en charge de la planification et de l’organisation de réunions et évènements divers, notamment :

• Les sessions des Conseils des Gouverneurs et de leurs organes subsidiaires (Assemblées annuelles du Groupe de la Banque, y compris les réunions du Comité consultatif des Gouverneurs (CCG), du Comité directeur mixte (CDM), du Bureau des Conseils des Gouverneurs (BCG), du Comité sur les conditions de services du personnel élu et du Comité directeur pour l’élection du Président) ;
• Les réunions consultatives des plénipotentiaires sur la reconstitution du FAD et les revues à mi-parcours ; des Conseils d’administration et de leurs comités (CODE, AMBD, CAHR, ECAM, AUFI, ANRE, Comité plénier du budget et Comité d’éthique) ;
• Les réunions organisées en partenariat avec d’autres institutions, à la Banque ou en dehors de la Banque. Exemple : les réunions conjointes BAD/BM/FMI ou BAD/CEA/UA ;
• Les rencontres internationales portant sur des questions liées à la mission de la Banque.

Elle est d’autre part responsable de l’organisation, de l’installation et de la gestion de la technologie et du matériel requis pour les infrastructures de conférence et de réunion de toutes les salles de conférence et de réunion, y compris les salles des Conseils et les espaces spécifiques au Siège, dans les directions générales et dans les bureaux pays, et de l’évaluation et la mise en œuvre des infrastructures de conférence dans les pays abritant les Assemblées annuelles et les réunions de reconstitutions du Fonds.

 

LE POSTE :

Les objectifs principaux de ce poste sont les suivants :

• S’assurer de la planification technique adéquate, de la préparation, de l’organisation et de la couverture des évènements statutaires et non statutaires organisés par la Banque ;
• Participer à la définition et à la rédaction des spécifications techniques en vue du lancement des appels d’offres pour l’acquisition des infrastructures technologiques et de conférence/réunion requises pour la mise en place d’une salle de conférence pour le Groupe de la Banque ;
• Définir les spécifications techniques des équipements additionnels des infrastructures de conférence et de réunion à louer auprès des prestataires techniques et coordonner les installations conformément aux besoins de la Banque ;
• Assurer le suivi des contrats de maintenance des salles de réunion du Siège et des bureaux régionaux ;
• Veiller au contrôle continu du bon fonctionnement de la technologie et des infrastructures de conférence et de réunion installées dans les salles de réunion du Groupe de la Banque et des outils technologiques virtuels (ZOOM, TEAM, etc.) ;
• Travailler en étroite collaboration avec les services techniques de la Banque dans le cadre de la mise en place des projets technologiques communs et de la couverture des réunions et conférences en présentiel et virtuelles ;
• Tenir à jour l’inventaire et la gestion des infrastructures de conférence et audiovisuelles de la Banque ;
• Organiser et gérer des webinaires et des réunions Zoom et assister le Département lors d’événements virtuels et hybrides, statutaires et autres, le cas échéant.

 

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision directe du/de la Chargé(e) en chef des infrastructures de conférence et de réunion, le/la Technicien(ne) des technologies et infrastructures de conférence et de réunion travaille avec les membres de la Division et en étroite collaboration avec les départements techniques de la Banque, afin que les salles de conférence et de réunion du Groupe de la Banque soient conformes aux normes techniques et conditions optimales préalablement établies, en vue de l’amélioration constante du cadre des réunions.  Le/la titulaire du poste aura pour tâches d’assister le/la Chargé(e) en chef des infrastructures de conférence et de réunion pour tout ce qui concerne les aspects techniques, logistiques et administratifs des salles de conférence et de réunion, notamment :

1. Assurer la couverture technique des conférences et réunions en fonction des besoins des utilisateurs, du matériel relatif à un événement et des normes établies de la Banque en matière de gestion des conférences et des réunions ;
2. Identifier et préparer les salles pour les conférences et réunions de haut niveau organisées par la Banque au Siège comme en dehors du Siège et veiller à la disponibilité quotidienne des services techniques et multimédia (présentation PowerPoint et conférence audio et vidéo) ainsi que des services d’interprétation ;
3. Aider à la conception des projets techniques, aux études de faisabilité et à l’analyse des besoins pour justifier et appuyer l’acquisition et la mise en place d’équipements nouveaux participant à l’amélioration des moyens techniques disponibles dans les différentes salles de réunion du Groupe de la Banque ;
4. Veiller à la bonne tenue des dossiers et à l’archivage convenable de toutes les délibérations des Conseils et autres événements ; assurer le classement et le suivi de l’état des dossiers de chaque salle ; apporter un appui technique continu aux sessions formelles et informelles et autres réunions des institutions partenaires de la Banque, organisées au Siège et hors du Siège de la Banque ;
5. Gérer le stock de matériel de rechange et réaliser la maintenance de niveau 1 voire 2 des infrastructures de conférence et de réunion ;
6. Identifier, évaluer et élaborer des solutions axées sur la technologie, qui permettent au Bureau du Secrétaire général d’offrir un meilleur service aux clients ; se tenir informé(e) des faits nouveaux dans le domaine technologique ;
7. Préparer des rapports mensuels sur les activités de l’équipe technique en vue de fournir à la Coordination des conférences et des réunions les informations nécessaires à l’orientation de sa politique en matière d’amélioration des salles et espaces de réunion du Groupe de la Banque ;
8. Gérer les activités techniques quotidiennes ;
9. Assister aux réunions, produire des rapports et veiller à ce qu’ils soient approuvés et diffusés au bon moment ;
10. Exécuter toutes mission assignée par le Secrétaire général ou le Chef de section.

 

COMPETENCES (qualifications, expérience et connaissances) :

1. Être titulaire au moins d’une Licence en Ingénierie, Ingénierie Electronique ou d’un diplôme technique dans une discipline connexe ; une formation supplémentaire en technologie et infrastructures de conférence et de réunion serait un plus ;
2. Justifier d’au moins six (6) ans d’expérience pertinente dans le domaine de la technologie, de la planification de la gestion de projet, d’acquisition de biens et services et de maintenance d’équipements techniques, y compris la coordination des installations techniques dans une institution internationale et multiculturelle ;
3. Être capable de travailler sous pression et parfois au-delà des horaires normaux ;
4. Avoir des compétences en technologie et particulièrement dans le domaine des infrastructures de conférence et de réunion ;
5. Avoir des connaissances dans le domaine de l’acquisition de biens et services ainsi qu’une bonne maîtrise des procédures d’analyse informatique et d’assistance technique aux utilisateurs ;
6. Avoir de bonnes capacités d’analyse et de rédaction ; être capable de travailler en toute autonomie ; être plein(e) de ressources et savoir prendre des initiatives ;
7. Veiller à ce que les clients du service soient considérés comme étant d’une importance primordiale dans toutes les interactions ;
8. Être capable d’appliquer les connaissances techniques à la résolution des problèmes techniques et d’identifier des solutions techniques pérennes ;
9. Assurer la veille technologique et en matière d’infrastructures de conférence et de réunion ;
10. Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
11. la maîtrise des applications standards de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et Power Point) ; la connaissance de SAP (ou de tout autre système intégré de gestion de documents ou de progiciels d’analyse de données quantitatives et qualitatives) est un atout supplémentaire.

LE PRÉSENT POSTE NE DONNE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI AFFÉRENTES AU STATUT INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA DONC PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

Should you encounter technical difficulties in submitting your application, please send an email with a precise description of the issue and/or a screenshot showing the problem to: HR Direct HRDirect@AFDB.ORG

 

Apply for this position :

1- Regular Staff : If you are currently working at the African Development Bank as a regular staff, click on the button below to apply for this position.

 

Apply for this position(le lien est externe)

 

2- External Candidate : If you are not currently working at the African Development Bank, or if you are a Short Term Staff (STS), a Technical Assistant or a Consultant at the Bank, click on the button below to apply for the position.

 

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To apply for this position, you need to be national of one of AfDB member countries.

Applicants who fully meet the Bank’s requirements and are considered for further assessment will be contacted. Applicants should submit a concise Curriculum Vitae (CV) and any additional documents that may be stated as required. The President of the African Development Bank reserves the right to appoint a candidate at a lower level.  The African Development Bank is an equal opportunities employer. Female candidates are strongly encouraged to apply. http://www.afdb.org

The African Development Bank Group (AfDB) does not ask for payments of any kind from applicants throughout the recruitment process (job application, CV review, interview meeting, and final processing of applications). In addition, the Bank does not request information on applicants’ bank accounts. The African Development Bank Group declines all responsibility for the fraudulent publications of job offers in its name or, in general, for the fraudulent use of its name in any way whatsoever .

“Please note that the Bank does not accept dual nationality. Therefore, you are required to declare the nationality you would like to be considered by the Bank throughout your career, if hired. Please upload supporting Government issued IDs such as passport, National Identity Card or Certificate etc.”.