La Banque Africaine de Développement recrute un(e) assistant(e) d’unité et d’équipe, Abidjan, Côte d’Ivoire

La Banque Africaine de Développement recrute un(e) assistant(e) d’unité et d’équipe, Abidjan, Côte d’Ivoire

Full vacancy title : Personnel temporaire (STS) — Assistant(e)d’unité et d’équipe

Location : Abidjan, Côte d’Ivoire

Position Grade : GS 5/6

Position Number : 50094727 / 50094185

Closing Date : 30-avr-2022

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social sur l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique nécessaire aux projets porteurs de transformation, qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera avec succès la mise en œuvre de cette vision.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence des services institutionnels et des ressources humaines (CHVP) assure la fourniture de services institutionnels efficaces, centrés sur les personnes et répondant aux besoins des clients, afin de garantir une efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le complexe mène les efforts visant à numériser et à transformer la Banque en un vivier de talents, à promouvoir des politiques de ressources humaines qui renforcent le talent, à conduire une culture axée sur la performance, et à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix. Le complexe veille à ce que les ressources humaines et les services institutionnels soient en harmonie pour améliorer leur performance, et exécuter la vision stratégique et les priorités de la Banque. Le complexe est chargé d’assurer le leadership dans la formulation et la mise en œuvre des stratégies de la Banque concernant la gestion des personnes, les technologies de l’information, les services généraux et les achats institutionnels, les services linguistiques, la continuité des affaires, ainsi que la santé et la sécurité.

LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :

Nouvellement créée au sein de la Banque, l’Unité chargée des risques cybernétiques a pour mission principale de fournir des avis d’experts et des services d’assistance qui permettront d’assurer une protection effective des actifs relatifs aux infrastructures et aux informations de la Banque. L’Unité chargée des risques cybernétiques est également responsable de la sauvegarde de tous les actifs de la Banque relatifs aux technologies de l’information et de la communication (TIC), sur l’ensemble des plateformes, en tous lieux, et pour l’ensemble des parties prenantes. L’Unité chargée des risques cybernétiques fait partie du système de gestion du cycle de vie des TIC de la Banque et offre à cette dernière des solutions TIC sécurisées. L’Unité apporte des solutions technologiques en matière de cybersécurité à la Banque et en assure la supervision. Ces solutions incluent, sans s’y limiter, le Centre d’opérations de la sécurité (SOC), la réponse aux incidents cybernétiques, la veille en matière de menaces, l’attaque et la défense de type « jour zéro », la sécurité des données en nuage, la sécurité mobile, la sécurité des données ainsi que la sécurité des applications. L’Unité chargée des risques cybernétiques met l’accent sur l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies, de politiques et de normes en matière de risques liés à l’information, et veille à la mise en place de solutions efficaces, de politiques et de procédures appropriées, notamment en ce qui concerne les règles de connexion et d’authentification des utilisateurs, la violation des règles de sécurité, les procédures de recours à la hiérarchie, et les procédures d’évaluation de la sécurité. L’Unité chargée des risques cybernétiques applique les politiques et les procédures en matière de sécurité de l’information, surveille les profils de sécurité des données sur toutes les plateformes et mène des enquêtes sur les scénarios de risque.

LE POSTE :

Le poste d’Assistant(e) d’unité/d’équipe STS relève de la catégorie des services généraux. Le/La titulaire de ce poste sera appelé(e) à fournir un soutien administratif pour le bon fonctionnement de l’équipe, en veillant à ce que le chef d’unité/d’équipe soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exécution efficace de ses fonctions de niveau supérieur.

Chaque équipe a des fonctions uniques, mais le travail d’Assistant(e) d’équipe est plus ou moins uniforme, quelle que soit l’équipe, et vise à assurer un fonctionnement harmonieux de l’unité/équipe que dirige le Chef d’équipe concerné.

En conséquence, le travail de l’Assistant(e) d’unité/d’équipe facilite et contribue à la réussite de l’Unité/du Chef d’équipe dans l’exercice efficace de leurs rôles, dans le cadre de la stratégie de la Banque pour la réalisation des High 5.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous l’orientation et la supervision générales du Chef d’unité/d’équipe, l’Assistant(e) d’unité/d’équipe devra s’acquitter des fonctions suivantes :

GESTION DU FLUX DE TRAVAIL :

1. Entreprendre des tâches et processus transactionnels qui assurent le bon déroulement du travail de l’Unité et de l’équipe ;
2. Apporter son soutien à la gestion des correspondances et des processus administratifs de routine et en assurer le suivi ;
3. Assurer la correspondance et les tâches conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Chef d’unité/d’équipe pour autorisation, approbation ou signature ;
4. Examiner et établir l’ordre de priorité des correspondances importantes et des tâches à exécuter ;
5. Assurer le suivi et veiller à ce que les tâches soient exécutées avec diligence et dans les délais impartis.

COMMUNICATION ET LIAISON :

1. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les membres de l’Unité/l’équipe concernés ou les parties devant agir, le cas échéant ;
2. Faciliter l’organisation des réunions, notamment en ce qui concerne les horaires et la réservation des lieux ;
3. Apporter son appui au Chef d’unité/CISO en ce qui concerne les rendez-vous avec les visiteurs officiels ou les membres du personnel ;
4. Assurer le suivi des délais d’exécution des tâches courantes et assignées ;
5. Organiser les réunions pour le Chef d’unité/l’équipe, selon les horaires et le programme de la semaine ;
6. Fixer l’heure et le lieu des réunions et fournir l’appui requis pour leur succès ;
7. Rédiger les rapports/procès-verbaux des réunions.

TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION :

1. Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins du Chef d’unité/de l’équipe ;
2. Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le Chef d’unité/d’équipe et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes à l’Unité/l’équipe ;
3. Obtenir -les notes d’information et les documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participera le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés ;
4. Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec l’Unité/l’équipe.

ADMINISTRATION DE BUREAU :

1. Organiser les voyages du Chef d’unité/des membres de l’équipe, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc. ;
2. Apporter son appui à la préparation des exposés, s’il y a lieu ;
3. Photocopier et envoyer des communications électroniques au besoin ;
4. Entreprendre toute autre tâche connexe assignée par le Chef d’unité/d’équipe.

FONCTIONS D’ACHAT :

1. Aider à exécuter les fonctions d’achat ;
2. Traiter les demandes d’achat attribuées au groupe fonctionnel liées à l’acquisition de biens, services et travaux ;
3. Recevoir et examiner les demandes pour vérifier leur clarté, l’adéquation des spécifications, leur exhaustivité, obtenir des informations supplémentaires et assurer la liaison avec les services utilisateurs et confirmer que le budget existe pour la réquisition.

BUDGET :

1. Gérer le budget alloué à l’Unité/l’équipe ;
2. Aider la Direction sur les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif ; suivre et examiner les dépenses et porter les problèmes à l’attention de la Direction ;
3. Participer à la préparation de la revue annuelle et semestrielle du budget en saisissant les données dans le système SAP et participer à son suivi.

COMPÉTENCES (qualifications, expérience et connaissances) :

1. Être titulaire d’au moins une licence en gestion des affaires, commerce, administration des affaires, communication, cybersécurité ou dans une discipline connexe ;
2. Avoir complété une formation en secrétariat ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage ;
3. Justifier d’une expérience pertinente et pratique d’au moins quatre (4) années à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires ;
4. Avoir de l’expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire, de préférence avec une solide feuille de route en matière de gestion des risques liés aux technologies de l’information, de gestion des risques liés à la chaîne d’approvisionnement et d’environnement de contrôle général des technologies de l’information ;
5. Avoir une bonne maîtrise des services administratifs et de soutien de bureau, y compris des systèmes et les procédures y afférents ;
6. Pouvoir travailler sous pression et établir des priorités dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel ;
7. Être capable de gérer efficacement les demandes internes et externes ;
8. Avoir la capacité de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses ;
9. Pouvoir gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés ;
10. Maîtriser l’utilisation des équipements courants (ordinateur, fax, numériseur, photocopieur, etc.) ;
11. Démontrer un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur les services de réception et d’administration ;
12. Solides capacités de rédaction ;
13. Communication ;
14. Résolution des problèmes ;
15. Orientation client ;
16. Travail en équipe ;
17. Efficacité opérationnelle ;
18. Innovation et créativité ;
19. Intégrité et confidentialité ;
20. Avoir d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale en anglais ou en français avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
21. Savoir utiliser les logiciels courants de la Banque (Word, Excel, PowerPoint et Access). La connaissance de SAP constitue un atout supplémentaire.

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL (LE TITULAIRE DE CE POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL EN TANT QUE PERSONNEL TEMPORAIRE.

Should you encounter technical difficulties in submitting your application, please send an email with a precise description of the issue and/or a screenshot showing the problem to: HR Direct HRDirect@AFDB.ORG

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1- Regular Staff : If you are currently working at the African Development Bank as a regular staff, click on the button below to apply for this position.

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2- External Candidate :  If you are not currently working at the African Development Bank, or if you are a Short Term Staff (STS), a Technical Assistant or a Consultant at the Bank, click on the button below to apply for the position.

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To apply for this position, you need to be national of one of AfDB member countries.

Applicants who fully meet the Bank’s requirements and are considered for further assessment will be contacted. Applicants should submit a concise Curriculum Vitae (CV) and any additional documents that may be stated as required. The President of the African Development Bank reserves the right to appoint a candidate at a lower level.  The African Development Bank is an equal opportunities employer. Female candidates are strongly encouraged to apply. http://www.afdb.org

The African Development Bank Group (AfDB) does not ask for payments of any kind from applicants throughout the recruitment process (job application, CV review, interview meeting, and final processing of applications). In addition, the Bank does not request information on applicants’ bank accounts. The African Development Bank Group declines all responsibility for the fraudulent publications of job offers in its name or, in general, for the fraudulent use of its name in any way whatsoever .

“Please note that the Bank does not accept dual nationality. Therefore, you are required to declare the nationality you would like to be considered by the Bank throughout your career, if hired. Please upload supporting Government issued IDs such as passport, National Identity Card or Certificate etc.”.