La Banque Africaine de Développement recrute un(e) assistant(e) du complexe, CHVP, Abidjan, Côte d’Ivoire
Titre du poste : Assistant(e) du Complexe, CHVP
Grade : GS7
Poste N° : 50053228
Référence : ADB/20/037
Date de clôture : 29-avr-2020
Lieu d’affectation : Abidjan, Côte d’Ivoire
Objectifs :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et avoir un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
Le complexe qui recrute :
La Vice-présidence chargée des ressources humaines et des services institutionnels assure la fourniture de services institutionnels efficaces centrées sur les personnes et répondant aux besoins des clients afin de garantir une efficacité globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe pilote les efforts visant à faire entrer la Banque dans l’ère numérique et à la transformer en un vivier de professionnels qualifiés, à promouvoir des politiques de ressources humaines qui renforcent les talents, à développer une culture axée sur la performance et à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix. Le Complexe veille à ce que les ressources humaines et les services institutionnels soient en harmonie pour améliorer leur performance afin d’exécuter la vision stratégique et les priorités de la Banque. Il est chargé de mener la formulation et la mise en œuvre des stratégies de la Banque en matière de gestion des personnes, de services informatiques, de services généraux et d’achats institutionnels, de services linguistiques, de continuité des activités, de santé et de sécurité.
Le front office du Vice-président CHVP comprend 5 membres, dont l’assistant du Vice-président CHVP. Les membres du personnel du front office sont chargés de conseiller et d’assister le Vice-président dans la coordination du programme de travail et des ressources du Complexe.
Le poste :
Entrant dans la catégorie des services généraux d’appui qui assurent l’appui administratif en vue du fonctionnement harmonieux du Complexe, l’Assistant(e) du Complexe a pour objectif de libérer le Vice-président de toutes les tâches qui pourraient autrement l’entraver dans l’accomplissement efficace de ses hautes fonctions.
Conformément au programme de travail du Complexe et aux tâches administratives courantes, l’Assistant(e) du Complexe travaille pour assurer le bon déroulement des opérations au sein du bureau du Vice-président. Le travail de l’Assistant(e) du Complexe est donc de faciliter et de contribuer à la réussite du Vice-président dans l’exercice de son rôle en tant que fonctionnaire clé dans la stratégie de la Banque pour la concrétisation des High 5.
Membre du Front office du Vice-président chargé des ressources humaines et des services institutionnels (CHVP), l’Assistant(e) du Complexe assure un rôle administratif pour aider le Vice-président à gérer son travail de manière efficace et efficiente. L’Assistant(e) du Complexe travaille en collaboration avec le front office et les assistants d’autres Départements/Divisions pour aider le Vice-président à gérer le plan de travail du Complexe CHVP.
Il/Elle est spécifiquement chargé(e) de :
- Fournir au quotidien un appui administratif centralisé de haut niveau au bureau du Vice-président (gestion du bureau et du personnel, réunions, rédaction de la correspondance, comptes rendus analytiques et mémorandums internes, missions, etc.) ;
- Maintenir la liaison avec les Départements du Complexe et les autres unités organisationnelles dans le cadre des activités nécessitant un appui administratif, linguistique, informatique, logistique et au niveau des ressources humaines ;
- Effectuer le suivi des demandes d’information formulées par d’autres Départements et assurer la diffusion des informations pertinentes au sein du Département/Complexe.
Fonctions et responsabilités :
Sous l’orientation et la supervision générales du Vice-président, l’Assistant(e) du Complexe effectuera les tâches suivantes :
a. Gestion du flux de travail :
- Concevoir des systèmes et méthodes de travail au bureau et en assurer le fonctionnement pour gérer efficacement le flux de documents papier ; organiser et stocker les documents et informations ;
- Assurer le suivi des documents : traiter les courriels entrants, les télécopies, les publications et la correspondance ;
- Distribuer les documents pertinents/notes émises par le bureau du Vice-Président et assurer le fonctionnement d’un système de suivi ;
- Élaborer des systèmes et des pratiques efficaces et efficientes pour l’administration du bureau du Vice-président, y compris des procédures routinières pour la réception et le suivi appropriés des mémorandums et de la correspondance pour permettre l’envoi de réponses rapides, un standard téléphonique efficace et un système de gestion des dossiers de mission et d’information du Vice-président.
b. Administration du bureau :
- Organiser les multiples engagements du VP et y assister le cas échéant, notamment les conférences, les rendez-vous, les déjeuners professionnels et autres événements officiels ;
- Veiller à ce que le Vice-président soit bien préparé pour ces réunions et engagements en mettant à sa disposition les ordres du jour, les procès-verbaux et les autres documents de référence de ces réunions ; et organiser le soutien informatique/demander les équipements de vidéoconférence, le cas échéant ;
- Organiser les voyages, les visas et l’hébergement et, de temps en temps, voyager avec le Vice-président pour fournir une assistance générale ;
- Coordonner, selon les nécessités, les visites et les rendez-vous des membres de la Haute direction et d’autres visiteurs de haut niveau (par exemple, ministres, gouverneurs, ambassadeurs, hauts représentants d’institutions sœurs et d’agences entrant en contact direct avec le VP), notamment la mise en place de rendez-vous, l’organisation de la logistique et le transport ; veiller à impliquer les services de sécurité et du protocole, ainsi que les Divisions compétentes ;
- Traiter les demandes d’information internes et générales : filtrer les appels téléphoniques et les demandes, le cas échéant ; accueillir et s’occuper des visiteurs ; organiser et tenir les agendas ; et fixer les rendez-vous ;
- Fournir l’appui administratif au Vice-président, au conseiller du Vice-président et à l’Assistant(e) du Vice-président, au besoin. Il s’agit notamment de la gestion du système de classement et de recherche de documents ;
- Filtrer les appels entrants pour optimiser le temps du Vice-président ;
- Coordonner le BRAG (calendrier glissant du Conseil) et les réunions du Conseil ; et servir de contact principal pour les dates/lieux de réunion ;
- Entretenir une collaboration et des liens étroits avec les bureaux du Président et du Vice-président principal ; avec les différents Vice-présidents et Directeurs de la Banque ; et avec les dirigeants d’autres institutions internationales.
c. Gestion des ressources :
- Créer et traiter les notes de frais dans SAP ;
- Aider la Direction dans les questions liées aux ressources telles que le budget administratif, suivre et examiner de manière indépendante les dépenses et porter les problèmes émergents à l’attention du Vice-Président.
d. Appui aux études et analyses :
- Produire des documents, des notes d’information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations ;
- Prendre des notes lors des réunions, rédiger les correspondances et élaborer les procès-verbaux tels que requis ;
- Assurer l’adhésion aux lignes directrices du Groupe de la BAD concernant tous les engagements d’ordre administratif ;
- Répondre aux demandes des cadres supérieurs de la Banque, assurer la liaison avec les clients et les autres membres du personnel, faciliter la coordination avec d’autres Vice-présidences ; travailler en partenariat avec d’autres assistants et groupes divers ;
- Effectuer des recherches de fonds et présenter les résultats en rapport avec les sujets traités par le Vice-président.
e. Soutien à l’équipe du Front Office et aux assistants du Complexe :
- Contribuer au développement du programme de travail du front office de CHVP ;
- Tenir à jour le système d’archivage électronique du Front Office et contribuer à son amélioration constante pour faciliter la récupération des documents importants ;
- Mettre à jour la base de données administratives des cas dans le système de gestion des cas ;
- Travailler en collaboration avec l’Assistant(e) administratif/ve supérieur(e) pour organiser les missions (logistique) et gérer le budget du Vice-président ;
- Assister aux réunions à la demande du Vice-président ou de la Haute direction, rédiger les procès-verbaux et les rapports au besoin ;
- Rédiger les correspondances, notes de service, lettres, et créer les feuilles de calcul et formulaires pour le VP ; et garantir une qualité de livraison standard élevée et une harmonisation de tous les documents institutionnels ;
- Vérifier tous les documents entrants dans le cadre de l’assurance qualité et veiller à ce que les remarques du VP soient prises en compte ;
- Effectuer toute autre tâche pertinente, assignée par le Vice-président ou ses collaborateurs.
Critères de sélection :
- Être titulaire d’au moins une licence ou d’un diplôme équivalent en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe ;
- Avoir de préférence une formation en secrétariat/administration/gestion administrative ;
- Justifier d’au moins cinq (05) années d’expérience pertinente et pratique dans un service administratif à un poste similaire ;
- Avoir une expérience dans l’appui aux opérations des organisations internationales est préférable ;
- Avoir une expérience dans le secteur privé est un atout supplémentaire ;
- Faire preuve d’innovation et de créativité ;
- Avoir de solides compétences en matière de communication ;
- Posséder des aptitudes en matière de résolution de problèmes ;
- Avoir une bonne approche client ;
- Être capable de travailler en équipe et de nouer des relations ;
- Avoir des compétences en matière d’efficacité opérationnelle ;
- Avoir développé une certaine sensibilité interculturelle ;
- Être capable de travailler sous pression et de prioriser les activités dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel ;
- Savoir traiter efficacement les demandes internes et externes ;
- Démontrer une grande aptitude à la prise d’initiative, avoir un sens élevé de la confidentialité, afficher de l’enthousiasme et avoir un bon esprit d’équipe ;
- Avoir d’excellentes capacités organisationnelles (temps, espace et tâches) ;
- Savoir tirer parti de connaissances approfondies des concepts institutionnels ;
- Afficher une parfaite connaissance de l’administration et des services d’appui administratif, y compris les systèmes et les procédures y afférents ;
- Maîtriser l’utilisation du matériel de bureau standard (ordinateurs de bureau, télécopieurs, photocopieurs, scanners, etc.) ;
- Montrer de grandes aptitudes d’adaptation rapide aux nouvelles technologies en acquérant les compétences requises ;
- Être capable de déployer un jugement sain et à prendre des décisions raisonnables en l’absence d’encadrement ;
- Savoir utiliser ses connaissances, ses aptitudes et ses compétences pour travailler efficacement sans supervision ni orientations directes et constantes ;
- Être en mesure de s’adapter à de multiples délais et de prêter attention aux détails tout en travaillant avec un effectif diversifié ;
- Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre ;
- Le bilinguisme, la connaissance de l’arabe, du portugais, etc. constitue un atout ;
- Savoir utiliser les applications standards de Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP ou un autre système de gestion de documents intégré).
This position does not attract international terms and conditions (the post holder will be considered as a local staff and will not have
Le présent poste ne donne pas droit aux conditions d’emploi afférentes au statut international. Le titulaire du poste sera recruté au plan local et ne bénéficiera donc pas du statut de fonctionnaire international.
Si vous rencontrez des difficultés techniques pour soumettre votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou une capture d’écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG
Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.
Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.
