La Banque africaine de développement recrute un Assistant d’équipe – RDTS

• Titre du poste: Assistant d’équipe – RDTS
• Grade: GS7
• Poste N°: 50069267
• Référence: ADB/18/088
• Date de publication: 05/06/2018
• Date de clôture: 18/06/2018
• Pays: Côte d’Ivoire

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution de développement panafricaine qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et avoir un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des Africains. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.

Le complexe :

Dans le Complexe de développement régional, d’intégration et de prestation de services, la Banque compte cinq (5) Directions chargées du développement régional, de l’intégration et de la prestation de services (RDIBD), dont une dans chaque région, à savoir : l’Afrique du Nord, l’Afrique australe, l’Afrique de l’Est, l’Afrique de l’Ouest et l’Afrique centrale. Chaque Direction régionale est dirigée par un directeur général (DG) et est dotée de fonctions sectorielles et de capacités administratives pertinentes pour pouvoir assurer une prestation rapide de services aux pays clients. Les Directions régionales fournissent aux bureaux pays dans leurs régions l’orientation stratégique et sont chargées des opérations, du développement des activités, de la gestion des projets et de la réalisation effective globale des Cinq grandes priorités (High 5) de la Banque, à savoir : « Éclairer l’Afrique et l’Alimenter en énergie », « Nourrir l’Afrique », « Industrialiser l’Afrique », « Intégrer l’Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines ».

Le département/la division qui recrute :

Le Bureau de coordination des États en transition (RDTS) est chargé de piloter et de mettre en œuvre la Stratégie du Groupe de la Banque africaine de développement (la Banque) en vue de lutter contre la fragilité et de renforcer la résilience dans ses pays membres régionaux. Il coordonne les activités de la Banque visant à combattre la fragilité et à renforcer la résilience, y compris les activités menées par tous les professionnels en la matière dans les divers centres régionaux ou bureaux nationaux. Au cours de la dernière décennie, l’Afrique a connu une croissance et une transformation énormes qui ont élargi les possibilités et amélioré les conditions de vie de millions de personnes. Plus des deux tiers des pays africains ont amélioré la qualité de leur gouvernance, amélioré les services de base et élargi les possibilités économiques. Pourtant, il existe des risques importants que cet élan soit freiné par d’importantes pressions – schémas continus d’exclusion et de pauvreté, chômage, forte migration, urbanisation rapide, changement climatique et mauvaise gestion des ressources naturelles – qui menacent de submerger les capacités institutionnelles existantes pour gérer les défis politiques, économiques, sociaux et environnementaux. Ces pressions rendent chaque pays africain plus vulnérable. RDTS entend placer la Banque au centre des efforts déployés par l’Afrique pour remédier à la fragilité et ouvrir la voie à une trajectoire de développement plus résiliente et plus inclusive. Une grande partie des activités de RDTS consiste à identifier les principaux facteurs de fragilité, y compris les dimensions économique, sociale, politique et environnementale, et la façon dont les programmes et les projets de la Banque peuvent contribuer à l’équité et au développement inclusif. Au cœur de l’engagement de RDTS repose l’application systématique d’une lentille de fragilité pour détecter, combattre et prévenir la fragilité ainsi que pour renforcer la résilience et axer l’engagement de la Banque dans les domaines où elle peut avoir le plus grand impact.

Le poste :

L’assistant d’équipe doit faire preuve d’un grand tact et d’une grande sensibilité en ce qui concerne les questions confidentielles et stratégiques. L’assistant d’équipe peut être appelé à aider l’équipe de la fragilité et de la résilience relativement à des questions administratives. Les tâches spécifiques comprennent, sans toutefois s’y limiter :

1. Fournir un large éventail d’assistance à l’équipe de la fragilité et de la résilience dans la mise en œuvre de son programme de travail;
2. Soutenir l’échange entre l’institution, les entités et l’équipe pour s’assurer que toutes les demandes sont prises en compte en temps voulu;
3. Faire office de point focal pour l’équipe et assurer le suivi des questions liées aux activités de l’équipe, en particulier en l’absence des membres;
4. Tenir à jour les dossiers sur le programme du travail d’équipe;
5. Assurer le suivi des besoins en matière d’approvisionnement de l’équipe;
6. Tenir un registre des réunions d’équipe et assurer le suivi des questions soulevées;
7.  Aider, s’il y a lieu, à la planification du projet et des activités liées aux études économiques et sectorielles;
8.  Entreprendre les tâches ad hoc qui peuvent lui être assignées par le superviseur de l’équipe;
9. S’acquitter de toute autre tâche sur demande raisonnable de la Direction.

Gestion du flux de travail

• Créer et maintenir des systèmes d’organisation du travail efficaces;
• Veiller à la qualité des échanges (oraux et écrits) au sein du Département : qualité et sécurité des documents, communication avec les autres départements de la BAD, liaison avec les institutions partenaires.

Administration du bureau

• Organiser les réunions, rendez-vous, déjeuners et événements multiples, y assister et s’assurer que les cadres responsables et/ou l’équipe de la fragilité et de la résilience y soient bien préparés;
• Participer à la préparation de l’examen budgétaire annuel et semestriel en saisissant les données puis en assurant le suivi de celles-ci et en mettant à jour et maintenant occasionnellement diverses listes d’employés;
• Fournir un appui logistique lors des réunions d’employés, des formations et d’autres événements importants;
• Apporter un soutien général aux autres membres de l’équipe pendant leur absence ou selon les besoins;
• Soutenir l’organisation et la coordination de réunions avec d’autres départements et complexes ainsi qu’avec des clients et partenaires externes;
• Gérer le programme trimestriel de missions et organiser les voyages (gérer les formalités de voyage, les visas et l’hébergement), suivre les rapports de mission; voyager de temps à autre avec la haute Direction pour apporter un soutien d’ordre général.

Gestion des ressources

• Gérer les systèmes, produire et traiter les rapports de dépenses dans SAP;
• Aider la Direction sur les questions concernant les ressources telles que le budget administratif, suivre et examiner les dépenses et porter tout problème à la connaissance de la Direction;
• Aider à l’acquisition de services et de fournitures pour les événements;
• Servir de point d’information sur l’état des produits et ébaucher une variété de correspondances.

Travail analytique

• Contribuer à l’examen de la qualité de la documentation destinée à la Division/au Département et émettre des recommandations quant à l’amélioration et à l’adoption des formats et normes de la Banque;
• Se tenir informé de l’état et des progrès des engagements du Département envers les clients internes et externes;
• Proposer des indicateurs clés de processus et des moyens de suivre les progrès jusqu’à leur réalisation;
• Aider à préparer les documents de communication et de présentation en rédigeant des notes détaillées, des tableurs, des présentations PowerPoint;
• Procéder à des vérifications ponctuelles visant à améliorer les bases de données standard et non standard ainsi que les systèmes de stockage et de récupération des données.

Résolution de problèmes

• Répondre aux requêtes des représentants de la Banque; assurer la liaison avec les clients et les autres employés; assurer la coordination entre les autres membres de la Direction et les autres partenaires; collaborer avec les autres secrétaires ou groupes dans les autres bureaux;
• Mener des recherches préliminaires dans le domaine des compétences et les présenter de manière logique;
• Accomplir toute autre tâche exigée dans la mesure du raisonnable par la Direction.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1. Détenir au moins une Licence en administration des affaires, en gestion, en finances ou dans d’autres disciplines connexes;
2. Avoir un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un domaine pertinent, dont un minimum de deux ans dans un poste de Direction;
3. Avoir de solides compétences en planification et un bon esprit d’initiative, d’organisation et de leadership.
4. Avoir des compétences en communication et démontrer une sensibilité interculturelle;
5. Pouvoir travailler en équipe;
6. Avoir des compétences en matière d’orientation client;
7. Avoir des compétences interpersonnelles;
8. Faire preuve de tact.
9. Capacité de comprendre et de suivre des instructions venant de la Direction;
10. Capacité à apporter un soutien à la Direction et aux coordonnateurs d’activités;
11. Sens de l’organisation, polyvalence et souci du détail;
12. Compétences en matière d’encadrement;
13. Connaissance des processus administratifs, budgétaires et financiers;
14. Capacité de communiquer efficacement (écrit et oral) en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
15. Compétence dans l’utilisation des applications standard de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et Power Point); Connaissance de SAP;

Le présent poste n’ouvre pas droit aux conditions d’emploi international.

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG

Postuler ici

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.