Titre du poste : Contrat de Courte Durée – Assistant à la Gestion des Documents et des Archives, PSEG

Grade : GS8/7/6

Poste N° :

Référence : ADB/20/033

Date de clôture : 30-mar-2020

Lieu d’affectation : Abidjan, Côte d’Ivoire

Objectifs :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les Pays Membres Régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (Top 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

Le complexe :

Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction des Conseils d’administration, le Président pilote les activités de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement et gère les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs départements et unités, y compris le Cabinet du Président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de vérification de la conformité et de médiation, le Secrétariat du Conseil d’appel des sanctions, le Tribunal administratif, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du Conseil juridique général et des services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité et de l’éthique du personnel et le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général.

Le département qui recrute :

Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général a pour rôle de faciliter l’atteinte des objectifs de la Stratégie décennale, des Top 5 et du Modèle de développement et de prestation de services de la Banque (DBDM), en renforçant le processus de prise de décision des organes de gouvernance et en forgeant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général comprend : i) le Cabinet du Secrétaire général qui a la responsabilité supplémentaire de gérer la Section de la gestion des dossiers, des archives et de la DAI, la Section de la politique de gouvernance institutionnelle et des relations avec les actionnaires et la section des conférences et des réunions ; ii) la Division des travaux et documents du Conseil ; et iii) la Division du protocole, des privilèges et des immunités​.

Le poste :

Le titre du poste (STS) :  Assistant à la Gestion des documents et des archives

Fonctions et responsabilités :

Sous la supervision du Chargé en chef de la Gestion des documents, de la classification et des archives, le titulaire (STS) s’acquittera des tâches suivantes :

Tâches liées à la Politique de divulgation et d’accès à l’information (DAI) :

1. Aider la Section de la gestion des dossiers et des archives/Unité de divulgation dans la mise en œuvre de la politique de divulgation et d’accès à l’information (DAI), et en ce qui concerne la conformité à ladite politique ;
2. Assurer la liaison avec les différents départements de la Banque et surveiller l’enregistrement, le traitement et la divulgation en temps voulu des documents sur le site Web externe de la Banque ;
3. Aider à examiner les demandes d’information émanant des parties prenantes internes et externes et à y répondre ;
4. Aider à la mise à jour et à la gestion des sites Web externe et interne de la DAI ;
5. Aider à la conception de tous les modèles de documents nécessaires à la divulgation et à l’accès à l’information ;
6. Aider à la formation sur la DAI, collecter les données statistiques sur la divulgation, rédiger des rapports ;
7. Aider la Section de la gestion des dossiers et des archives/Unité de divulgation à préparer les correspondances, la documentation, les tableaux, les graphiques, les documents d’information et les présentations selon les besoins ;
8. Effectuer des tâches administratives, des recherches documentaires et toute autre tâche requise par la section ;
9. Soutenir d’autres initiatives ou activités de la section, y compris la préparation des rapports annuels à l’intention des Conseils d’administration.

Tâches liées à la gestion des documents :

1. Aider la Section de la gestion des documents et des archives/Unité de divulgation dans la mise en œuvre de la politique du Groupe de la Banque en matière de gestion des documents et des archives, et en ce qui concerne la conformité à cette politique ;
2. Aider à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des normes, méthodes, procédures, plans de classement des dossiers et directives pour la gestion des dossiers physiques et numériques ;
3. Participer à la mise en œuvre d’une nouvelle solution de gestion des documents et des archives électroniques (Sankofa) ;
4. Aider au stockage et à la récupération efficaces des informations et des dossiers physiques et électroniques ;
5. Contribuer à l’organisation des formations et des séances d’information relatives aux nouvelles technologies, aux nouveaux processus de gestion de l’information et des documents, etc ;6.
6. Aider au transfert des documents vers le stockage intermédiaire et à leur organisation une fois stockés.

Critères de sélection :

1. Être titulaire au moins d’un Bachelor (BAC+3), en bibliothéconomie et sciences de l’information, en systèmes de gestion de l’information ou dans tout autre domaine connexe.
2. Expérience et compétences requises :

• Justifier d’un minimum de quatre (4) années pour GS6, cinq (5) années pour GS7 et six (6) années pour GS8 d’expérience professionnelle pertinente ;
• Avoir des compétences organisationnelles solides et Faire preuve d’attention aux détails aux détails ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’anglais et/ou du français ;
• Justifier d’une connaissance approfondie des questions relatives à la protection des informations ;
• Avoir une bonne connaissance des théories, des principes et des meilleures pratiques en matière de systèmes et de technologies de gestion de l’information et de la communication et la capacité à évaluer les implications des technologies émergentes ;
• Démontrer d’excellentes compétences interpersonnelles et de communication ;
• Avoir une bonne maîtrise des produits Microsoft, notamment Windows, Word, Excel, PPT et SAP ;
• Être en mesure d’établir de manière organisée l’ordre de priorité des tâches dans un contexte de pression ;
• Être capable de soulever 25 kilogrammes ;
• Être en mesure de travailler debout pendant de longues heures.

Le présent poste n’ouvre pas droit aux conditions d’emploi international (le titulaire de ce poste sera recruté au plan local en tant que personnel de courte durée.

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou une capture d’écran indiquant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG.

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.