La Banque africaine de développement (BAD) recrute un Assistant au protocole (H/F), Abidjan, Côte d’Ivoire
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE RECRUTEUR :
Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction du Conseil d’administration, le Président dirige les affaires de la Banque et du Fonds africain de développement et gère les opérations et activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs départements et divisions, dont le Bureau du Président ; le Département indépendant d’évaluation du développement ; le Département d’Intégrité et de lutte contre la corruption ; le Département de Vérification de la conformité et de médiation ; le Secrétariat du Comité d’appel des Sanctions ; le Tribunal administratif ; le Bureau de l’Auditeur général ; la Direction de la Gestion des Risques; le Département du Conseiller Juridique Général et des services juridiques ; la Direction de la Communication et des Relations Extérieures ; le Bureau d’éthique et le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général.
LE DÉPARTEMENT / LA DIVISION RECRUTEUR(SE):
Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général (PSEG) de la Banque est de faciliter la réalisation des objectifs énoncés dans la stratégie décennale de la Banque, les High 5 et le modèle de développement et de prestation des activités, en rationalisant le processus de décision des organes de gouvernance et de forger de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général : (i) le Bureau du Secrétaire général, qui est également chargé de gérer la Section de gestion des dossiers et des archives, la Section de la politique de gouvernance d’entreprise et des relations avec les actionnaires et la Section des conférences et réunions ; (ii) la Division des Affaires du Conseil d’administration ; et (iii) la Division du Protocole, Privilèges et Immunités.
Les principales fonctions de la Division du Protocole, Privilèges et Immunités (PSEG.2) consistent à fournir des services protocolaires et à gérer les relations avec le siège du Groupe de la Banque ou les bureaux de pays hôtes du Groupe de la Banque et les missions diplomatiques.
LE POSTE :
La mission du Short-Term Staff – Assistant du Protocole est la suivante :
- Recevoir, traiter et vérifier soigneusement les documents soumis par le personnel pour les demandes de visa auprès des Missions Diplomatiques accréditées en Côte d’Ivoire.
- Recevoir, traiter et vérifier soigneusement les documents soumis par le personnel pour les demandes de cartes d’identité diplomatiques et spéciales et de visas de séjour du Ministère des Affaires étrangères.
- Assurer la préparation minutieuse des projets de notes verbales adressées au pays hôte et aux Missions Diplomatiques avec une attention particulière à la préservation de la bonne image de la Banque.
- Préparer la correspondance administrative adressée aux autorités du pays hôte en tenant compte des spécificités locales.
- Gérer les affaires quotidiennes avec les pays hôtes et les Missions Diplomatiques, conformément aux normes protocolaires et aux instruments pertinents.
- Assurer la mise en œuvre fidèle des accords de partenariat/pays hôte.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision du Chef du protocole et Chef de Division, le STS – Assistant de Protocole assumera les responsabilités suivantes :
- Recevoir, traiter, soumettre et suivre les demandes de visa des membres du personnel de la Banque africaine de développement et des membres de leur famille.
- Préparer des notes verbales pour les demandes de visa.
- Soumettre et suivre les demandes de visa auprès des missions diplomatiques pour le travail/missions, les vacances, les voyages d’études des enfants, les évacuations médicales et les séjours en transit.
- Recevoir, traiter, soumettre et suivre les demandes de cartes de séjour et de visas de séjour pour le personnel et les membres éligibles de leur famille ainsi que les demandes d’exonération de TVA auprès du Ministère des Affaires Etrangères et toutes autres entités administratives du pays.
- Assurer la liaison avec divers Ministères, les autres autorités du pays hôte et diverses missions diplomatiques accréditées dans le pays hôte concernant les services destinés au personnel de la Banque et aux membres éligibles de leurs familles
- Accueillir et assister le Personnel Elu, les délégations officielles et les invités de la Banque africaine de développement à l’aéroport.
- Tenir des statistiques mensuelles et des rapports sur les activités.
- Traiter et suivre les demandes de visa d’entrée auprès des services concernés.
- Veiller au respect des normes protocolaires universelles lors des cérémonies et événements organisés par la Banque et tels que décrits dans le Guide du protocole de la Banque.
- Garantir le respect des normes universelles du protocole lors des assemblées annuelles du Groupe de la Banque africaine de développement et autres réunions statutaires et telles que décrites dans le Guide du protocole de la Banque.
- Traiter et suivre les documents d’immatriculation des véhicules pour la délivrance des plaques d’immatriculation diplomatiques (MD, CD et IT) pour les véhicules de la Banque et du personnel.
CRITÈRES DE SÉLECTION (Compétences, savoir et expérience) :
- Être titulaire d’au moins une Licence ou son équivalent en relations internationales, droit, administration publique, finance ou tout autre domaine connexe.
- Avoir un minimum de 4/5 années d’expérience pertinente dans une organisation internationale, un environnement multiculturel ou une entreprise.
- Posséder une connaissance générale des normes et pratiques diplomatiques et une connaissance du protocole.
- Capacité à communiquer efficacement en anglais ou en français écrit et parlé avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
- Maîtrise de l’utilisation des applications Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint) ; la connaissance de SAP (ou d’un autre système intégré de gestion de documents ou d’outils d’analyse de données quantitatives et qualitatives) serait un avantage supplémentaire.
- Une expérience du secteur privé serait un avantage supplémentaire.
- Expérience professionnelle dans le domaine du protocole, des relations publiques, de l’administration publique ou de l’engagement avec des responsables du pays hôte.
- Bonnes compétences écrites et orales en français ou en anglais avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue
- Compétence dans l’utilisation des logiciels standards de la Banque (Word, Excel, Powerpoint et Access). La connaissance de SAP est un avantage supplémentaire.
- Preuve de citoyenneté ou preuve de résidence permanente ou d’autorisation de travail en Côte d’Ivoire.
LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. LE/LA TITULAIRE DU POSTE SERA RECRUTÉ(E) SUR LE PLAN LOCAL, EN TANT QUE PERSONNEL SOUS CONTRAT DE COURTE DURÉE.