La Banque africaine de développement (BAD) recherche un(e) Assistant(e) d’équipe – SNAC, Abidjan, Côte d’Ivoire

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux (PMR)). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire nettement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera avec succès la mise en œuvre de cette vision.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence principale est chargée d’accompagner le Président dans la gestion au quotidien du Groupe de la Banque en vue d’atteindre l’objectif stratégique de la Banque et de promouvoir une culture de la performance visant à aligner tous les processus et systèmes en vue de produire des résultats de grand impact. Le Vice-président principal (SVP) assurera un leadership efficace et une coordination exceptionnelle pour veiller à la mise en œuvre et au suivi des décisions institutionnelles clés, ainsi qu’à l’identification des mesures et des actions correctives nécessaires. Il dirigera les discussions de la Haute direction, le processus de prise de décision et la mise en œuvre des décisions clés du Conseil et de la Direction.

LE DÉPARTEMENT :

Le Comité de réclamation du personnel (STAGRICO), ou ancien Comité d’appel du personnel (SNAC), est un mécanisme formel de règlement des différends chargé d’examiner tout recours contre toute décision administrative contestée concernant des questions relevant de sa compétence et de soumettre des recommandations non contraignantes au Président de la Banque. Il est destiné à faciliter un règlement équitable des griefs des membres du personnel résultant de leurs conditions d’emploi et des avantages sociaux qui en découlent. Le Comité est composé de 22 membres, dont un président et un président suppléant. Parmi les 20 membres restants, 10 sont nommés par le Président et 10 par le Conseil du personnel.

LE POSTE :

Le poste d’assistant d’équipe, qui relève des services d’appui général destinés à fournir un appui administratif au secrétariat et au Comité, a pour objectif d’aider le Secrétaire exécutif du Comité à gérer les dossiers d’appel et à organiser les sessions orales et les audiences.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision générale du secrétaire exécutif du Comité de réclamation du personnel, l’Assistant(e) d’équipe s’acquitte des tâches suivantes :

Fournir une assistance préliminaire aux membres du personnel souhaitant introduire une demande ou recherchant des informations et de la documentation relatives à la procédure d’examen par les pairs.

• Apporter l’assistance nécessaire aux membres du personnel en leur fournissant les documents pertinents, les formulaires, les instructions présidentielles, le règlement intérieur du Comité, le Règlement du personnel de la Banque et toutes les procédures prescrites ;
• Communiquer aux membres du personnel les différents formulaires et options pour le dépôt d’une demande ;
• Orienter les éventuels requérants vers le Secrétaire exécutif du Comité pour toute consultation juridique.

Gérer les dossiers des requérants et la procédure écrite

• Recevoir et contrôler les dossiers soumis par les requérants et le défendeur ; vérifier la conformité (date, délais, format) de tous les documents soumis au Comité ;
• Transmettre toutes les procédures écrites (échanges) entre les parties, les membres du Comité et s’assurer que les délais sont strictement respectés ;
• Transmettre systématiquement tous les documents au département de traduction et en assurer le suivi ;
• Rédiger dans les deux langues officielles de la Banque, les notifications, mémorandums, invitations, etc. et les soumettre au Secrétaire exécutif pour signature ;
• Mettre à jour le registre confidentiel physique et électronique des dossiers contenant toutes les procédures, les adresses des requérants et les informations sur leurs conseils ;
• Veiller à ce que toutes les informations soient classées et assorties (dossiers physiques et électroniques) ;
• Organiser la reproduction et la transmission des actes aux parties et aux membres du Comité ;
• Contrôler la base de données de gestion des cas en mettant à jour les informations sur les litiges et les statistiques.

Fournir un soutien logistique et administratif dans le cade des sessions

• Réserver une salle de réunion auprès du service compétent ;
• Réserver les services d’interprétation ;
• Réserver la pause-café, le déjeuner, etc. ;
• Organiser l’hébergement, les indemnités journalières et les billets pour les requérants susceptibles de se présenter à une audience ;
• Planifier la vidéoconférence, l’enregistrement des audiences, etc.

Participer à la préparation du budget de l’unité

• Fournir au Secrétaire exécutif les données comptables estimatives, les projections des dépenses nécessaires au déroulement des sessions et de tout autre programme permettant d’atteindre l’objectif de l’Unité tel que défini par le Secrétaire exécutif ;
• Préparer le programme de travail annuel avec le Secrétaire exécutif ;
• Contrôler et examiner les dépenses budgétaires tout au long de l’année ;
• Maintenir une vision d’ensemble sur le budget de la division afin d’attirer l’attention du Secrétaire exécutif sur tout écart dans la mise en œuvre du programme de travail.

COMPÉTENCES (Qualifications, expérience et connaissances) :

• Être titulaire d’au moins une Licence ou d’un diplôme équivalent en Gestion des Affaires, en Commerce, en Administration ou dans une discipline connexe.
• Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience pratique et pertinente dans des fonctions administratives et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires.
• Être capable de fournir un soutien analytique direct aux services de l’unité tel que le traitement des dossiers administratifs.
• Représenter l’unité aux réunions de la Banque si nécessaire à un niveau non administratif ;
• Être capable d’assimiler les objectifs de l’unité opérationnelle et d’assurer la prestation de services aux clients.
• Être capable d’assimiler les termes techniques de l’unité.
• Être capable de garder une vue d’ensemble du budget de la division et d’attirer l’attention du chef d’unité sur toute anomalie, afin d’éviter toute perturbation dans le déroulement des sessions.
• Être capable de planifier et d’initier le travail administratif à temps, en tenant compte des différentes parties impliquées dans le processus d’examen par les pairs, afin d’éviter les retards et d’être en mesure de mener à bien le programme de travail.
• Entretenir de bonnes relations avec les autres départements intervenant dans la mise en œuvre du programme de travail, en particulier PGCL, PGLS, RH, etc.
• Avoir une connaissance pratique des politiques, des procédures administratives et des pratiques relatives à l’examen par les pairs.
• Avoir d’excellentes compétences en matière d’organisation et avoir le souci du détail.
• Avoir la capacité de communiquer efficacement en anglais et/ou en français, et une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
• Maîtriser l’utilisation des logiciels et applications standards du Groupe de la Banque (Word, Excel, PowerPoint). La connaissance de SAP est particulièrement souhaitable.

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).