Avis de recrutement d’un(e) assistant(e) de département, Abidjan, Côte d’Ivoire
Full vacancy title : Assistant(e) de département
Location : Abidjan, Côte d’Ivoire
Position Grade : GS6
Position Number : 50104678 / 50104679
Closing Date : 18-sep-2021
Facilité africaine de soutien juridique (ALSF) :
La Facilité africaine de soutien juridique (« ALSF » ou « la Facilité ») est une organisation internationale publique qui fournit des conseils juridiques et une assistance technique aux pays africains dans le cadre des transactions commerciales complexes et des litiges avec les créanciers. L’objectif de la Facilité est d’établir une certaine symétrie dans les capacités techniques et d’uniformiser les règles du jeu de l’expertise juridique entre les parties lors des litiges et des négociations. La Facilité vise à contribuer au développement de l’Afrique en supprimant les obstacles à l’allégement de la dette par son action dans le cadre des procédures judiciaires engagées par les fonds vautours. La Facilité fournit aussi des services consultatifs pour améliorer les capacités de négociation de ses pays membres. Toutes les activités de la Facilité visent à renforcer les capacités juridiques sur le continent. L’ALSF est hébergée par la Banque africaine de développement (BAD).
La Facilité africaine de soutien juridique a été établie par traité le 22 décembre 2008. L’adhésion à cette facilité est ouverte à/aux a) tous les États membres de la BAD ; b) autres États ; c) la BAD ; et d) d’autres organisations ou institutions internationales. L’ALSF compte actuellement 60 membres, à savoir 53 pays et 7 organisations internationales. Les principaux objectifs de l’ALSF sont : i) aider les pays membres régionaux (PMR) de la BAD à régler les litiges impliquant des fonds vautours (et d’autres entités de ce type) ; ii) créer un moyen pour que les PMR accède à des conseils techniques lors de la négociation de transactions commerciales complexes (en particulier dans le domaine des infrastructures et des ressources naturelles) ; et iii) financer et organiser la formation des conseillers juridiques des PMR pour les doter de l’expertise juridique nécessaire qui leur permettra de mieux représenter leurs pays. L’ALSF développe et propose également des outils innovants pour le renforcement des capacités et la gestion des connaissances.
Le poste :
L’Assistant(e) du Département des opérations, renforcement des capacités/gestion des connaissances (ALSFOP1) ou énergie/électricité (ALSFOP3), travaille en s’appuyant sur des instructions générales et sa propre expérience, en suivant des procédures et des pratiques spécifiques pour assurer un flux de travail fluide dans le département et les différentes divisions. Le/la titulaire du poste doit contrôler l’exactitude et la pertinence de son travail. Le poste exige également le respect absolu de la confidentialité. L’Assistant(e) de département est tenu(e) de revoir le travail réalisé et de s’assurer qu’il répond aux attentes du département en termes de qualité globale. Il/elle est chargé(e) de présenter les procédures et pratiques administratives spécifiques aux membres du département et des divisions et de les aider à les appliquer, notamment en ce qui concerne l’organisation des voyages, le respect des formats administratifs standard de la Facilité, etc.
L’objectif du titulaire du poste est d’assurer le bon déroulement du travail des Départements opérationnels : Unité de renforcement des capacités/gestion des connaissances (ALSFOP1) et Unité Électricité/Énergie (ALSFO3) Concrètement, le titulaire du poste devra :
- Apporter un soutien administratif aux Départements opérationnels : Renforcement des capacités/gestion des connaissances (ALSFOP1) et Électricité/Énergie (ALSFO3), par le biais d’une relation de travail directe ;
- Coordonner des processus de travail et des activités multiples et diversifiés au sein du département, garantissant ainsi que les décisions de gestion sont prises de manière efficace ;
- Servir d’intermédiaire entre les Chefs de département et d’unités et le personnel, ainsi qu’avec les parties externes.
Principales fonctions :
Sous la supervision générale du Chef de département, l’Assistant(e) effectue les tâches suivantes :
Gestion du flux de travail :
- Réceptionner et enregistrer tous les documents entrants et sortants du département ;
- Veiller à ce que les documents présentés au Chef de département pour signature soient complets, et soient accompagnés des pièces jointes et des documents de référence nécessaires ;
- Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou en fonction des instructions reçues et la finaliser avant de la soumettre à la signature du Chef de département ;
- Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux formats convenus par la Facilité et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis aux différents chefs pour autorisation, approbation ou signature ;
- Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence ;
- Assurer le suivi et veiller à ce que les dates et les échéances fixées soient respectées à l’aide d’outils de suivi appropriés, et que la correspondance et les requêtes soient traitées en temps opportun ;
- Acheminer les correspondances pour que le Chef des départements concernés agisse, si nécessaire.
Communication et liaison :
- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les interlocuteurs concernés, le cas échéant ;
- Filtrer les appels/visiteurs, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent les Chefs concernés ;
- Fournir des informations de base au Chef de département pour ses rendez-vous avec les visiteurs officiels ou les membres du personnel ;
- Relayer l’information entre les Chefs et les autres membres du personnel des différents départements ;
- Assurer le suivi des délais d’exécution des travaux avec les autres départements ;
- Organiser les réunions hebdomadaires et ad hoc pour les Chefs de département, selon les horaires et le programme des parties prenantes ;
- Fixer l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d’information nécessaires pour les réunions dont les Départements concernés ont besoin. Rappeler les réunions programmées aux Chefs de département et aux autres membres du personnel ;
- Rédiger les comptes rendus des réunions.
Tenue de registres et documentation :
- Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins des départements ;
- Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le Chef de département et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes ;
- Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participera le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés ;
- Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec les départements.
Administration du bureau :
- Organiser les voyages des Chefs de département, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc. ;
- Aider à préparer des exposés à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels, de sa propre initiative ou selon les instructions reçues ;
- Effectuer d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) lorsque le besoin s’en fait sentir ;
- Entreprendre toute autre tâche que le Chef de département pourrait lui confier.
Compétences (qualifications, expérience, connaissances) :
- Être titulaire d’au moins une licence en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe ; et avoir de préférence une formation supplémentaire en secrétariat/administration ;
- Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience progressive, pertinente et pratique dans un service administratif, de préférence dans une organisation internationale, une banque de développement ou une institution similaire ;
- Avoir de bonnes compétences en organisation, budgétisation et planification est hautement souhaitable ;
- Posséder de bonnes compétences organisationnelles, analytiques et rédactionnelles, et être capable de prendre des décisions et des jugements éclairés ;
- Être en mesure de travailler sous pression dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel ;
- Savoir traiter rapidement et efficacement des demandes internes et externes ;
- Être apte à travailler et coopérer avec des personnes d’origines diverses ;
- Afficher d’excellentes connaissances professionnelles et des compétences dans la réalisation des tâches administratives et sectorielles ;
- Avoir de solides compétences dans le service à la clientèle et de bonnes capacités organisationnelles, être apte à exécuter des tâches variées, avoir le souci du détail ;
- Être capable de travailler sous pression avec une équipe pluridisciplinaire ;
- Être capable de communiquer efficacement à l’écrit et à l’oral en anglais et/ou en français, de préférence ;
- Avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
- Savoir utiliser les applications de bureautique standards de la Banque (Word, Excel, Access, et PowerPoint) ; la connaissance de SAP ou d’un autre système de gestion intégré est un atout ;
- Démontrer de hauts niveaux d’initiative, d’enthousiasme et d’esprit d’équipe ;
- Être capable d’interpréter les politiques, directives et procédures de l’ALSF.
Le présent avis est publié par la banque africaine de développement (BAD) pour le compte de la facilite africaine de soutien juridique (« ALSF » ou « la facilite ») qui est l’employeur du titulaire du poste. Le fait d’être recruté au sein de l’ALSF n’ouvre aucune perspective d’un emploi futur à la BAD.
Ce poste ne donne pas droit aux conditions d’emploi afférentes au statut international. Le titulaire du poste sera recruté au plan local et ne bénéficiera donc pas du statut de fonctionnaire international.
Should you encounter technical difficulties in submitting your application, please send an email with a precise description of the issue and/or a screenshot showing the problem to: HR Direct HRDirect@AFDB.ORG
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1- Regular Staff : If you are currently working at the African Development Bank as a regular staff, click on the button below to apply for this position.
Apply for this position(le lien est externe)
2- External Candidate : If you are not currently working at the African Development Bank, or if you are a Short Term Staff (STS), a Technical Assistant or a Consultant at the Bank, click on the button below to apply for the position.
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To apply for this position, you need to be national of one of AfDB member countries.
Applicants who fully meet the Bank’s requirements and are considered for further assessment will be contacted. Applicants should submit a concise Curriculum Vitae (CV) and any additional documents that may be stated as required. The President of the African Development Bank reserves the right to appoint a candidate at a lower level. The African Development Bank is an equal opportunities employer. Female candidates are strongly encouraged to apply. http://www.afdb.org
The African Development Bank Group (AfDB) does not ask for payments of any kind from applicants throughout the recruitment process (job application, CV review, interview meeting, and final processing of applications). In addition, the Bank does not request information on applicants’ bank accounts. The African Development Bank Group declines all responsibility for the fraudulent publications of job offers in its name or, in general, for the fraudulent use of its name in any way whatsoever .
“Please note that the Bank does not accept dual nationality. Therefore, you are required to declare the nationality you would like to be considered by the Bank throughout your career, if hired. Please upload supporting Government issued IDs such as passport, National Identity Card or Certificate etc.”.
